Was hebt hervorragende Projektmanager vom Durchschnitt ab? Softskills, interne Vernetzung und Machtinstinkt sind wichtig – aber das reicht noch nicht aus. Foto: A Lot Of People – shutterstock.com Die Skills, die erfolgreiche Projektmanager (PMs) mitbringen müssen, sind vielfältig und wirken teils widersprüchlich – weshalb echte Projektprofis eher selten sind. Die besten PMs bringen gleichermaßen geschäftliche, organisatorische und technische Fähigkeiten mit und darüber hinaus überragende Softskills. Das Project Management Institute (PMI) hat mit seinem Talentdreieck versucht zu verdeutlichen, worauf es ankommt. Wichtig sind demnach technisches Projektmanagement, also Wissen um Methoden und Vorgehensweisen; Leadership (Führungsqualitäten) und Business-Orientierung (strategisches und geschäftliches Management). Jeder dieser drei Bereiche ist mit hohen Anforderungen verbunden. Projektmanager müssen wissen, wie sie den Umfang eines Projekts abstecken, die benötigten Ressourcen festlegen und deren Einsatz planen. In Sachen Leadership ist neben der Führungsarbeit das Stakeholder-Management wichtig. Und auf der geschäftlichen Ebene ist beispielsweise sicherzustellen, das Projekt- und Unternehmensziele stets im Einklang bleiben. Die Liste der laut PMI wünschenswerten Qualifikationen ist lang. Dennoch sagen erfahrene Projektleiter, dass die dort aufgeführten Fähigkeiten noch nicht ausreichen, wenn ein Projektmanager seine Rolle nach den höchsten Anforderungen ausfüllen will. Welche Eigenschaften zeichnen also besonders effektive Projektmanager aus? Lesen Sie über die Persönlichkeitsmerkmale und Fähigkeiten, die für Erfolg unerlässlich sind. 1. Strategische Führungsqualitäten Die besten Projektmanager beherrschen ihr Handwerk aus dem Effeff und bringen darüber hinaus strategische Führungsqualitäten mit. Diese sind wichtig, weil es immer wieder zu Situationen kommen kann, in denen Entscheidungen spontan und zum Besten des Unternehmens gefällt werden müssen. Projektleiter, die beispielsweise rechtliche Hürden zeitnah aus dem Weg räumen können oder bei Ressourcenengpässen in der Lage sind, entfernte Arbeitsteams flexibel einzubinden, sind im Vorteil. Sie haben das große Ganze im Blick und bringen ihre Detailziele mit der strategischen Marschroute des Unternehmens in Einklang. 2. Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten Erstklassige Projektmanager sind bestens organisiert – das ist klar. “Hier geht es aber nicht nur darum, einen Plan zu erstellen und sich dann daran zu halten”, sagt Hema Tatineni von CopperPoint Insurance. Sie müssten vielmehr verstehen, wie ihr Projektplan und ihre Ressourcen mit anderen Vorgängen im Unternehmen verflochten sind und welche gegenseitigen Abhängigkeiten daraus entstehen. Gut zu organisieren, heißt auch, Pläne und Ressourcen anpassen zu können. “Es ist einfach zu sagen: ‘So sieht mein Plan aus, wir arbeiten ihn jetzt ab’”, sagt Tatineni. “Die Probleme entstehen dann, wenn Aufgaben verschoben werden. Das wirkt sich auf andere vor- und nachgelagerte Arbeiten aus, weil es zwischen den Projekten Verbindungen gibt.” Für die Managerin bedeutet gut organisiert zu sein, gegenseitige Abhängigkeiten zu erkennen und den eigenen Plan schnell erneuern zu können, wenn etwas vorfällt. 3. Flexibilität Hocheffektive PMs sind besonders flexibel. Sie lassen sich nicht aus dem Konzept bringen, wenn Projektpläne angepasst werden müssen – das kommt bekanntlich in der modernen digitalen Welt häufig vor. “Gute Projektverantwortliche sind so anpassungsfähig, dass sie sagen können: ‘Es gibt da etwas, das jetzt eine höhere Priorität hat. Also ändern wir unseren Kurs’”, sagt Tatineni. 4. Ressourcen im Blick Die besten PMs wissen, ob das verfügbare Personal ausreicht und die Menschen optimal eingesetzt werden. “Die meisten Mitarbeitenden stehen immer unter Zeitdruck”, beobachtet Barry Cousins, Analyst der Info-Tech Research Group. “Praktisch alle sagen, dass sie für geplante Vorhaben zu wenig Zeit zur Verfügung haben.” Projektmanager sollten die Angaben der Mitarbeitenden richtig einschätzen und deren einzubringenden Stunden vorhersagen können. Gelingt das, fällt die Planung und das Festlegen von Terminen leichter. “Clevere Projektmanager haben ein unmittelbares, implizites Bewusstsein für die verfügbaren Kapazitäten um sie herum. Sie erkennen sofort, wenn ihre Projekte mangels Ressourcen in Schieflage geraten könnten”, fügt Cousin hinzu. Außerdem würden sie von der Unternehmensleitung eher gehört als andere, weil sie Defizite exakt quantifizieren könnten. 5. Stakeholder-Management PMs sind darauf angewiesen, mit verschiedenen Repräsentanten unterschiedlicher Unternehmensbereiche zusammenzuarbeiten. Es ist erfolgskritisch, diese Beziehungen gut zu managen. Manche Stakeholder sind beispielsweise eher risikoscheu und stehen Veränderungen tendenziell ablehnend gegenüber. Oder sie neigen zu Panik, wenn Widerstände oder Probleme auftreten. Deshalb müssen Projektchefs Einfühlungsvermögen mitbringen. Ihre Kommunikation, aber auch ihre Planungen und Schulungen sollten sie so gestalten, dass die Standpunkte aller Beteiligten adäquat berücksichtigt werden. 6. Machtinstinkt Projektmanager müssen die Machtverhältnisse in einer Organisation kennen. Egal, ob sie es mit zehn IT-Architekten zu tun haben, die jeweils einen Teil der IT-Umgebung kontrollieren, oder mit zehn Führungskräften, die für verschiedene Unternehmensbereiche zuständig sind: PMs müssen wissen, wer in welchen Bereichen die Ansagen macht. “Ein kluger Projektmanager gibt diesen Leuten den Freiraum, den sie brauchen”, sagt Cousins. Dabei ist es hilfreich, den Einfluss dieser Personen genau einschätzen zu können und zu wissen, wer genügend Autorität besitzt, um die anderen dazu zu bringen, sich hinter das Projekt zu stellen. Mit anderen Worten: Gute Projektmanager sind bis in die Führungsebene vernetzt und haben dort Fürsprecher. 7. Tool-Auswahl PMs verwenden unterschiedliche Methoden, um ein Vorhaben voranzutreiben, Risiken zu kontrollieren und den Fortschritt zu messen. Dazu brauchen sie Softwaretools. Jedes Werkzeug hat seine Vor- und Nachteile, und je nach Situationen kann mal das eine, mal das andere Produkt die bessere Wahl sein. Entscheidend ist, dass Projektverantwortliche auf dem Laufenden sind und das Angebot kennen. Auch an der Toolauswahl kann sich entscheiden, wie schnell Fortschritte erzielt und Ziele erreicht werden. 8. Übersinnliche Begabung … … brauchen Projektmanager zwar nicht, aber sie sollten schon ein wenig um die Ecke sehen und mögliche Szenarien und Verläufe abschätzen können. So können sie etwa einen Notfallplan entwickeln oder zusätzliche Ressourcen bereitstellen, um in schwierigen Phasen auf Kurs zu bleiben. Wissen die Verantwortlichen frühzeitig, wenn ein Meilenstein verpasst zu werden droht, haben sie Zeit gegenzusteuern und nötigenfalls das Management vorzubereiten. 9. Anerkennung zollen Gute Projektmanager nutzen das Wissen und die Fähigkeiten ihrer Teams und scheuen sich nicht, das auch zum Ausdruck zu bringen. Ganz sicher erliegen sie dabei aber nicht der Versuchung, sich mit fremden Federn zu schmücken. Im Gegenteil: Sie zollen bereitwillig Anerkennung für gute Arbeit – im Team und auch gegenüber anderen Stakeholdern und dem Management. 10. Motivation statt Druck In Projekten arbeiten Menschen aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen, für die Projektleiter oft keine direkte Führungsverantwortung haben. Doch letztlich entscheidet der inhaltliche Beitrag aller Beteiligten über Erfolg und Misserfolg. Deshalb brauchen PMs besondere Motivationsfähigkeiten, sie müssen begeistern können. Es gilt, Stakeholder, Sponsoren und Mitarbeitende immer wieder davon zu überzeugen, ein Vorhaben voranzubringen, auch wenn sich Umfang und Zielsetzung ändern oder Hindernisse auftreten sollten. Die Fähigkeit zu motivieren, setzt voraus, dass der Projektmanager allen Beteiligten Respekt entgegenbringt. Dabei muss er sicher sein, dass das Projekt sinnvoll ist und trotz zu erwartender Schwierigkeiten und Rückschläge einen Mehrwert bieten wird. 11. Überzeugung Erstklassige PMs glauben an ihre Aufgabe und begleiten ein Projekt von der Initiierung bis zum Abschluss – oft sogar darüber hinaus. Dieses Verantwortungsgefühl trägt entscheidend dazu bei, gute Ergebnisse zu erzielen. Dazu müssen die Verantwortlichen tief in alle professionellen Aspekte des Projekts eingebunden und nahe an den Mitarbeitenden sein. 12. Lernen aus Fehlern Nobody is perfect, nicht alles in einem Projekt wird ablaufen wie geplant. Deshalb müssen Projektmanager mit Fehlern rechnen und mit Rückschlägen umgehen können. Alphatiere, die immer Recht haben wollen und ihre Fehler nicht erkennen, können auch nicht daraus lernen. “Integrität, Entschlussfreudigkeit, ein gutes Urteilsvermögen, Visionskraft und Vertrauen in die eigene Kompetenz” – das sind wichtige Merkmale guter Projektmanager, sagt Paul Dillon, Gründer von Dillon Consulting Services. 13. Effektiv kommunizieren Gute Projektmanager sind Kommunikatoren. Das bedeutet nicht nur, dass sie hervorragende Moderatoren, Redner oder Autoren sind, sondern auch, dass sie zuhören können. Die besten Manager sind aktive Zuhörer. Sie verstehen nicht nur, was gesagt wird, sondern können es auch direkt in jeweiligen Kontext einordnen. Sie hören sich die Ansichten anderer genau an und berücksichtigen deren Erfahrungen und Kenntnisse. So verschaffen sie sich immer wieder ein vollständiges Bild des Geschehens und können Konflikten vorbeugen, Risiken verringern und die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs erhöhen. 14. Ein Gemeinschaftsgefühl schaffen Hervorragende PMs können Menschen für sich einnehmen. Das ist auch deshalb wichtig, weil sie meist ein Team führen, dass ihnen hierarchisch nicht unterstellt ist. Die Mitglieder haben konkurrierende Aufgaben und Prioritäten, manchmal auch ein abweichendes Verständnis von den Projektzielen. Es liegt also in der Verantwortung des Projektleiters dafür zu sorgen, dass alle an einem Strang ziehen und wissen, wohin es gehen soll. Dazu ist es wichtig, ein Gemeinschaftsgefühl zu erzeugen, damit alle bereit sind, auf das erklärte Ziel hinzuarbeiten. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass der Projektleiter für sein Team Beziehungen mit anderen Unternehmensbereichen knüpft, um Prozesse zu beschleunigen oder mögliche Hindernisse zu umschiffen. Engagiert er sich offensiv für sein Projekt, wird das im Team und auch außerhalb positiv wahrgenommen. 15. Beziehungen pflegen Die besten PMs schaffen es, ein gutes Verhältnis zu allen Mitarbeitenden im Team aufzubauen – auch in kurzlebigen Projekten. Sie wissen, dass dies ein Schlüssel zum Erfolg ist. “Ist das Verhältnis untereinander gut, entsteht ein gemeinsames Verständnis”, erklärt IT-Projektmanagerin Krista Phillips. Das setzt voraus, dass man alle an den wichtigsten Informationen teilhaben lässt, die sich auf das Vorhaben auswirken können. Gelingt es, gute Beziehungen aufzubauen, wird es einfacher Unterstützung in schwierigen Situationen zu bekommen, außerdem werden die Mitarbeiter dann auch die Extrameile gehen und gegebenenfalls auch mal eine Zusatzschicht einlegen, um erfolgreich zu sein. 16. Das Team vorbereiten und mitreißen Wer eine Reise unternimmt, will vorher wissen, wohin es geht und was ihn auf dem Weg möglicherweise erwartet. Das ist bei Projektteams nicht anders. Erfahrene Projektmanager werden ihr Team auf diese Reise vorbereiten. Sie legen nicht nur Meilensteine und Zeitpläne fest, sondern beschreiben auch, wo Herausforderungen warten, wo das Team voraussichtlich auf zusätzliche Unterstützung angewiesen sein wird, wann gefeiert werden kann und vieles mehr. Die Projektverantwortlichen sollten also alle Vorbereitungen treffen, um genau beschreiben zu können, was vor dem Team liegt. 17. Erfahrung Das Ansehen von Projektmanagern steigt oft mit ihrer Erfahrung. Die meisten Situationen, die in einem Projektverlauf auftreten können, sind den alten Hasen schon bekannt, ebenso Schwierigkeiten und Widerstände. Haben sich die PMs den Ruf eines gestandenen Projektprofis erst einmal erarbeitet, können sie das als Vorteil nutzen. Mit dem Verweis auf frühere Erfolge finden sie schneller Mitstreiter für ihre Vorhaben und können Menschen mit dem Verweis auf ihre Erfahrung Sicherheit geben. 18. Change-Management Veränderungen sind für viele Menschen ein Störfaktor im betrieblichen Alltag, auch das Projektmanagement leidet darunter. Umso wichtiger ist es, dass Verantwortliche auf den Change vorbereiten und ihre Pläne so gestalten, dass genügend Spielraum für den Wandel vorhanden ist. PMs sollten auch erkennen, wann es sinnvoll ist, mit Experten für Change-Management zusammenzuarbeiten. Die Mitarbeitenden müssen die Chance bekommen, sich an Veränderungen anzupassen und auf einen neuen Status quo vorzubereiten. 19. Ausgeglichenheit Die besten Projektmanager zeigen auch unter Druck keine Anzeichen von Panik, Wut oder Verzweiflung. Sie bewahren einen kühlen Kopf. Probleme können immer auftreten, auch bei gut geplanten Vorhaben. Vor Rückschlägen sind auch hochqualifizierte Projektleiter niemals sicher. Deshalb ist es wichtig, jemanden an der Spitze zu haben, der rational agiert und selbst in stressigen Projektphasen locker bleibt. 20. Die Grauzone aushalten Gute Projektmanager unterscheiden sich auch darin von schlechten, dass sie es ertragen, in einer Grauzone zu arbeiten. In den meisten Vorhaben, unabhängig von Art, Branche, Größe oder Komplexität, gibt es externe Zwänge, Komplexität, Einschränkungen, Konflikte und Unklarheiten. Verantwortliche müssen erkennen, wann ein Projekt in Schwierigkeiten gerät und was diese verursacht. Sie dürfen sich durch Verzögerungen, Budgetkürzungen oder Krisen nicht aus der Ruhe bringen lassen. Dazu brauchen PMs fachliche und menschliche Kompetenz gleichermaßen. Schaffen sie es, mit unklaren Rahmenbedingungen fertig zu werden und in der Grauzone zu arbeiten, sind sie besonders effektiv. (hv) 15 Probleme beim Projektmanagement1. Unklare ArbeitslastBryan Fagman vom Anbieter Micro Focus sagt, dass viele Projekte an einem nicht klar umrissenen Arbeitsaufwand scheitern. Schleichen sich hier Unschärfen ein, leidet das ganze Projekt. Im schlimmsten Fall bleibt undefiniert, wann es überhaupt abgeschlossen ist. Fagman mahnt deshalb an, Ziele im Dialog mit den Kunden klar zu benennen.1. Unklare Arbeitslast Foto: Palto – shutterstock.comBryan Fagman vom Anbieter Micro Focus sagt, dass viele Projekte an einem nicht klar umrissenen Arbeitsaufwand scheitern. Schleichen sich hier Unschärfen ein, leidet das ganze Projekt. Im schlimmsten Fall bleibt undefiniert, wann es überhaupt abgeschlossen ist. Fagman mahnt deshalb an, Ziele im Dialog mit den Kunden klar zu benennen.2. Undefinierte ErwartungenAlle Beteiligten müssen von Beginn an wissen, welche Anforderungen ein Projekt stellt und welche Erwartungen zu erfüllen sind – sonst droht ein Fiasko. Tim Garcia, CEO des Providers Apptricity, nennt zwei entscheidende Dinge, die alle Team-Mitglieder vorab wissen sollten: was getan wird und wie man weiß, wann das Projekt abgeschlossen ist. „Ohne eine dokumentierte Vereinbarung, die Antworten auf diese beiden Fragen liefert, ist ein Projekt von Anfang an in Gefahr“, sagt Garcia.2. Undefinierte Erwartungen Foto: Tigger11th – shutterstock.comAlle Beteiligten müssen von Beginn an wissen, welche Anforderungen ein Projekt stellt und welche Erwartungen zu erfüllen sind – sonst droht ein Fiasko. Tim Garcia, CEO des Providers Apptricity, nennt zwei entscheidende Dinge, die alle Team-Mitglieder vorab wissen sollten: was getan wird und wie man weiß, wann das Projekt abgeschlossen ist. „Ohne eine dokumentierte Vereinbarung, die Antworten auf diese beiden Fragen liefert, ist ein Projekt von Anfang an in Gefahr“, sagt Garcia.3. Fehlende Management-UnterstützungDie Unterstützung aus der Firmenspitze sollte unbedingt gesichert sein. Befindet man sich dahingehend mit der Chef-Etage nicht in Einklang, mindert das die Erfolgsaussichten beträchtlich, meint Brad Clark vom Provider Daptiv.3. Fehlende Management-Unterstützung Foto: marvent – shutterstock.comDie Unterstützung aus der Firmenspitze sollte unbedingt gesichert sein. Befindet man sich dahingehend mit der Chef-Etage nicht in Einklang, mindert das die Erfolgsaussichten beträchtlich, meint Brad Clark vom Provider Daptiv.4. Methodik nach Schema FIm Projekt-Management wird gemeinhin mit standardisierten Schlüsselaufgaben und Leistungen gearbeitet. Darin lauert nach Einschätzung von Robert Longley, Consultant beim Beratungshaus Intuaction, aber auch eine Gefahr. Die Standard-Ansätze seien meist auf Projekte einer bestimmten Größe ausgerichtet. Sie passen möglicherweise nicht mehr, wenn man sich an größere Projekte als in der Vergangenheit wagt.4. Methodik nach Schema F Foto: ra2studio – shutterstock.comIm Projekt-Management wird gemeinhin mit standardisierten Schlüsselaufgaben und Leistungen gearbeitet. Darin lauert nach Einschätzung von Robert Longley, Consultant beim Beratungshaus Intuaction, aber auch eine Gefahr. Die Standard-Ansätze seien meist auf Projekte einer bestimmten Größe ausgerichtet. Sie passen möglicherweise nicht mehr, wenn man sich an größere Projekte als in der Vergangenheit wagt.5. Überlastete Mitarbeiter„Team-Mitglieder sind keine Maschinen“, sagt Dan Schoenbaum, CEO der Projekt-Management-Firma Teambox. Projekte können auch daran scheitern, dass Mitarbeiter mit Arbeit überfrachtet werden. Vermeiden lässt sich das, indem man sich vorab ein klares Bild über die Stärken der Team-Mitglieder macht und auf eine sinnvolle Verteilung der Aufgaben achtet.5. Überlastete Mitarbeiter Foto: Ollyy – shutterstock.com„Team-Mitglieder sind keine Maschinen“, sagt Dan Schoenbaum, CEO der Projekt-Management-Firma Teambox. Projekte können auch daran scheitern, dass Mitarbeiter mit Arbeit überfrachtet werden. Vermeiden lässt sich das, indem man sich vorab ein klares Bild über die Stärken der Team-Mitglieder macht und auf eine sinnvolle Verteilung der Aufgaben achtet.6. Ungeteiltes HerrschaftswissenProjekte leben davon, dass Informationen nicht monopolisiert, sondern miteinander geteilt werden. Das geschieht oft dann nicht, wenn Ergebnisse erst nach langer Anlaufzeit geliefert werden müssen. Tim Garcia von Apptricity rät deshalb dazu, Projekt in kurze Phasen einzuteilen. An deren Ende sollte es jeweils Resultate geben, mit denen das ganze Team weiterarbeiten kann.6. Ungeteiltes Herrschaftswissen Foto: Herrndorff – shutterstock.comProjekte leben davon, dass Informationen nicht monopolisiert, sondern miteinander geteilt werden. Das geschieht oft dann nicht, wenn Ergebnisse erst nach langer Anlaufzeit geliefert werden müssen. Tim Garcia von Apptricity rät deshalb dazu, Projekt in kurze Phasen einzuteilen. An deren Ende sollte es jeweils Resultate geben, mit denen das ganze Team weiterarbeiten kann.7. Unklare EntscheidungsfindungIm Verlauf eines Projektes sind Änderungen der ursprünglichen Roadmap oft unvermeidbar. Es sollte beim Change Management aber klar dokumentiert werden, wer wann was geändert hat und wie die neue Marschrichtung aussieht.7. Unklare Entscheidungsfindung Foto: wavebreakmedia – shutterstock.comIm Verlauf eines Projektes sind Änderungen der ursprünglichen Roadmap oft unvermeidbar. Es sollte beim Change Management aber klar dokumentiert werden, wer wann was geändert hat und wie die neue Marschrichtung aussieht.8. Fehlende SoftwareExel-Spreadsheets nötigen Projekt-Manager zu manuellen Korrekturen und führen oft zu Problemen bei der Status-Aktualisierung. Insofern ist es befreiend, mit Project Management Software zu arbeiten, die für automatische Updates sorgt und von lästigen manuellen Berichten entlastet. Dazu rät Brian Ahearne, CEO des Anbieters Evolphin Software.8. Fehlende Software Foto: Suthisa – shutterstock.comExel-Spreadsheets nötigen Projekt-Manager zu manuellen Korrekturen und führen oft zu Problemen bei der Status-Aktualisierung. Insofern ist es befreiend, mit Project Management Software zu arbeiten, die für automatische Updates sorgt und von lästigen manuellen Berichten entlastet. Dazu rät Brian Ahearne, CEO des Anbieters Evolphin Software.9. Gefahr des AusufernsChange Requests sind alltäglich im Projekt-Leben, aber sie haben leider oft einen unerfreulichen Nebeneffekt: den Hang, Fristen und Budget-Rahmen immer weiter auszudehnen und auf Dauer zu Demotivation und Frust auf allen Seiten zu führen. Um dieser Entwicklung Einhalt zu gebieten, sind neben klaren Zielvorgaben auch tägliches Monitoring und ein definierter Prozess für gewünschte Veränderungen sinnvoll. Das empfiehlt in jedem Fall Sandeep Anand, der beim Software-Entwicklungshaus Nagarro für Project Governance verantwortlich ist.9. Gefahr des Ausuferns Foto: Lightspring – shutterstock.comChange Requests sind alltäglich im Projekt-Leben, aber sie haben leider oft einen unerfreulichen Nebeneffekt: den Hang, Fristen und Budget-Rahmen immer weiter auszudehnen und auf Dauer zu Demotivation und Frust auf allen Seiten zu führen. Um dieser Entwicklung Einhalt zu gebieten, sind neben klaren Zielvorgaben auch tägliches Monitoring und ein definierter Prozess für gewünschte Veränderungen sinnvoll. Das empfiehlt in jedem Fall Sandeep Anand, der beim Software-Entwicklungshaus Nagarro für Project Governance verantwortlich ist.10. Nicht “Nein” sagen könnenIm Sinne des Unternehmens sei es manchmal nötig, Anfragen abzulehnen, sagt Markus Remark vom Provider TOA Technologies. Gut sei es deshalb zu wissen, wie man “nein” sagt. Am besten habe man für solche Fälle auch gleich eine konstruktive alternative Lösung parat.10. Nicht “Nein” sagen können Foto: wavebreakmedia – shutterstock.comIm Sinne des Unternehmens sei es manchmal nötig, Anfragen abzulehnen, sagt Markus Remark vom Provider TOA Technologies. Gut sei es deshalb zu wissen, wie man “nein” sagt. Am besten habe man für solche Fälle auch gleich eine konstruktive alternative Lösung parat.11. Mangelnder ZusammenhaltProjektarbeit ist Team-Arbeit. In der Praxis gerieren sich manche Projekt-Teams aber wie in Eifersüchteleien gefangene Sportmannschaften ohne Erfolg, beobachtet Berater Gordon Veniard. Der Fokus auf das eigentliche Ziel gehe verloren. Stattdessen beschuldigen sich Grüppchen gegenseitig, für Probleme und schlechte Leistungen verantwortlich zu sein. Um das zu verhindern, ist Führung durch den Projekt-Manager gefragt. Und der sollte es verstehen, sein Team mitzunehmen und in Entscheidungen einzubinden. Ohne Kommunikation sei das Desaster programmiert, so Hilary Atkinson vom Provider Force 3.11. Mangelnder Zusammenhalt Foto: Annette Shaff – shutterstock.comProjektarbeit ist Team-Arbeit. In der Praxis gerieren sich manche Projekt-Teams aber wie in Eifersüchteleien gefangene Sportmannschaften ohne Erfolg, beobachtet Berater Gordon Veniard. Der Fokus auf das eigentliche Ziel gehe verloren. Stattdessen beschuldigen sich Grüppchen gegenseitig, für Probleme und schlechte Leistungen verantwortlich zu sein. Um das zu verhindern, ist Führung durch den Projekt-Manager gefragt. Und der sollte es verstehen, sein Team mitzunehmen und in Entscheidungen einzubinden. Ohne Kommunikation sei das Desaster programmiert, so Hilary Atkinson vom Provider Force 3.12. Vergessener ArbeitsalltagHilary Atkinson hat nach noch einen weiteren Kommunikationstipp parat: Projekt-Manager sollten nicht vergessen, ihre alltäglichen Aufgaben zu erledigen. Wer als Verantwortlicher keine Meeting-Termine verkündet, Status-Berichte vergisst und E-Mails unbeantwortet lässt, riskiert unnötige Verzögerungen.12. Vergessener Arbeitsalltag Foto: g-stockstudio – shutterstock.comHilary Atkinson hat nach noch einen weiteren Kommunikationstipp parat: Projekt-Manager sollten nicht vergessen, ihre alltäglichen Aufgaben zu erledigen. Wer als Verantwortlicher keine Meeting-Termine verkündet, Status-Berichte vergisst und E-Mails unbeantwortet lässt, riskiert unnötige Verzögerungen.13. Zu häufige MeetingsMeetings, in denen der Status Quo besprochen wird, können nerven – vor allem dann, wenn sie zu oft stattfinden oder zu lange dauern. Wichtige Informationen lassen sich durch Collaboration Tools häufig besser an die Team-Mitglieder bringen, meint Liz Pearce, CEO des Providers LiquidPlanner. Ihr Tipps: Meeting auf die Entscheidungsfindung beschränken. In ihrem Unternehmen gebe es lediglich zweimal in der Woche ein Treffen, um neue Aufgaben zu verteilen und Prioritäten zu definieren.13. Zu häufige Meetings Foto: Monkey Business Images – shutterstock.comMeetings, in denen der Status Quo besprochen wird, können nerven – vor allem dann, wenn sie zu oft stattfinden oder zu lange dauern. Wichtige Informationen lassen sich durch Collaboration Tools häufig besser an die Team-Mitglieder bringen, meint Liz Pearce, CEO des Providers LiquidPlanner. Ihr Tipps: Meeting auf die Entscheidungsfindung beschränken. In ihrem Unternehmen gebe es lediglich zweimal in der Woche ein Treffen, um neue Aufgaben zu verteilen und Prioritäten zu definieren.14. Gut genug ist nicht immer gutSergio Loewenberg vom IT-Beratungshaus Neoris macht Nachlässigkeiten in der Qualitätssicherung als Problem aus. Es sei günstiger, Fehler zu vermeiden anstatt Geld und Zeit ins Ausmerzen ihrer negativen Folgen stecken zu müssen. Wer auf hohe Qualitäts-Standards achte, vermeide späteres Nacharbeiten und die Gefahr eines schlechten Rufes.14. Gut genug ist nicht immer gut Foto: ramcreations – shutterstock.comSergio Loewenberg vom IT-Beratungshaus Neoris macht Nachlässigkeiten in der Qualitätssicherung als Problem aus. Es sei günstiger, Fehler zu vermeiden anstatt Geld und Zeit ins Ausmerzen ihrer negativen Folgen stecken zu müssen. Wer auf hohe Qualitäts-Standards achte, vermeide späteres Nacharbeiten und die Gefahr eines schlechten Rufes.15. Nicht aus Fehlern lernenLiz Pearce mahnt außerdem an, mit Hilfe entsprechender Tools eine mehrstündige Analyse nach Ende des Projektes durchzuführen. Nur Teams, die sich des ständigen Lernens verschreiben, seien dazu in der Lage, die Fehler der Vergangenheit in der Zukunft zu vermeiden.15. Nicht aus Fehlern lernen Foto: bikeriderlondon – shutterstock.comLiz Pearce mahnt außerdem an, mit Hilfe entsprechender Tools eine mehrstündige Analyse nach Ende des Projektes durchzuführen. Nur Teams, die sich des ständigen Lernens verschreiben, seien dazu in der Lage, die Fehler der Vergangenheit in der Zukunft zu vermeiden.15 Fehler beim ProjektmanagementEs gibt unzählige Wege, ein IT-Projekt an die Wand zu fahren. Unsere amerikanische Schwesterpublikation CIO.com hat 15 davon gesammelt – und verrät dankenswerterweise auch, wie man die Probleme beheben kann. Diese Tipps sind in der Bilderstrecke zu finden.15 Fehler beim Projektmanagement Foto: Jaco van Rensburg – shutterstock.comEs gibt unzählige Wege, ein IT-Projekt an die Wand zu fahren. Unsere amerikanische Schwesterpublikation CIO.com hat 15 davon gesammelt – und verrät dankenswerterweise auch, wie man die Probleme beheben kann. Diese Tipps sind in der Bilderstrecke zu finden.
Ratgeber Projekt-Management: 20 Eigenschaften, die gute Projektmanager auszeichnen Was hebt hervorragende Projektmanager vom Durchschnitt ab? Softskills, interne Vernetzung und Machtinstinkt sind wichtig – aber das reicht noch nicht aus.
Foto: A Lot Of People – shutterstock.com
Die Skills, die erfolgreiche Projektmanager (PMs) mitbringen müssen, sind vielfältig und wirken teils widersprüchlich – weshalb echte Projektprofis eher selten sind. Die besten PMs bringen gleichermaßen geschäftliche, organisatorische und technische Fähigkeiten mit und darüber hinaus überragende Softskills.
Das Project Management Institute (PMI) hat mit seinem Talentdreieck versucht zu verdeutlichen, worauf es ankommt. Wichtig sind demnach
technisches Projektmanagement, also Wissen um Methoden und Vorgehensweisen;
Leadership (Führungsqualitäten) und
Business-Orientierung (strategisches und geschäftliches Management).
Jeder dieser drei Bereiche ist mit hohen Anforderungen verbunden. Projektmanager müssen wissen, wie sie den Umfang eines Projekts abstecken, die benötigten Ressourcen festlegen und deren Einsatz planen. In Sachen Leadership ist neben der Führungsarbeit das Stakeholder-Management wichtig. Und auf der geschäftlichen Ebene ist beispielsweise sicherzustellen, das Projekt- und Unternehmensziele stets im Einklang bleiben.
Die Liste der laut PMI wünschenswerten Qualifikationen ist lang. Dennoch sagen erfahrene Projektleiter, dass die dort aufgeführten Fähigkeiten noch nicht ausreichen, wenn ein Projektmanager seine Rolle nach den höchsten Anforderungen ausfüllen will.
Welche Eigenschaften zeichnen also besonders effektive Projektmanager aus? Lesen Sie über die Persönlichkeitsmerkmale und Fähigkeiten, die für Erfolg unerlässlich sind.
1. Strategische Führungsqualitäten
Die besten Projektmanager beherrschen ihr Handwerk aus dem Effeff und bringen darüber hinaus strategische Führungsqualitäten mit. Diese sind wichtig, weil es immer wieder zu Situationen kommen kann, in denen Entscheidungen spontan und zum Besten des Unternehmens gefällt werden müssen. Projektleiter, die beispielsweise rechtliche Hürden zeitnah aus dem Weg räumen können oder bei Ressourcenengpässen in der Lage sind, entfernte Arbeitsteams flexibel einzubinden, sind im Vorteil. Sie haben das große Ganze im Blick und bringen ihre Detailziele mit der strategischen Marschroute des Unternehmens in Einklang.
2. Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten
Erstklassige Projektmanager sind bestens organisiert – das ist klar. “Hier geht es aber nicht nur darum, einen Plan zu erstellen und sich dann daran zu halten”, sagt Hema Tatineni von CopperPoint Insurance. Sie müssten vielmehr verstehen, wie ihr Projektplan und ihre Ressourcen mit anderen Vorgängen im Unternehmen verflochten sind und welche gegenseitigen Abhängigkeiten daraus entstehen. Gut zu organisieren, heißt auch, Pläne und Ressourcen anpassen zu können.
“Es ist einfach zu sagen: ‘So sieht mein Plan aus, wir arbeiten ihn jetzt ab’”, sagt Tatineni. “Die Probleme entstehen dann, wenn Aufgaben verschoben werden. Das wirkt sich auf andere vor- und nachgelagerte Arbeiten aus, weil es zwischen den Projekten Verbindungen gibt.” Für die Managerin bedeutet gut organisiert zu sein, gegenseitige Abhängigkeiten zu erkennen und den eigenen Plan schnell erneuern zu können, wenn etwas vorfällt.
3. Flexibilität
Hocheffektive PMs sind besonders flexibel. Sie lassen sich nicht aus dem Konzept bringen, wenn Projektpläne angepasst werden müssen – das kommt bekanntlich in der modernen digitalen Welt häufig vor. “Gute Projektverantwortliche sind so anpassungsfähig, dass sie sagen können: ‘Es gibt da etwas, das jetzt eine höhere Priorität hat. Also ändern wir unseren Kurs’”, sagt Tatineni.
4. Ressourcen im Blick
Die besten PMs wissen, ob das verfügbare Personal ausreicht und die Menschen optimal eingesetzt werden. “Die meisten Mitarbeitenden stehen immer unter Zeitdruck”, beobachtet Barry Cousins, Analyst der Info-Tech Research Group. “Praktisch alle sagen, dass sie für geplante Vorhaben zu wenig Zeit zur Verfügung haben.” Projektmanager sollten die Angaben der Mitarbeitenden richtig einschätzen und deren einzubringenden Stunden vorhersagen können. Gelingt das, fällt die Planung und das Festlegen von Terminen leichter.
“Clevere Projektmanager haben ein unmittelbares, implizites Bewusstsein für die verfügbaren Kapazitäten um sie herum. Sie erkennen sofort, wenn ihre Projekte mangels Ressourcen in Schieflage geraten könnten”, fügt Cousin hinzu. Außerdem würden sie von der Unternehmensleitung eher gehört als andere, weil sie Defizite exakt quantifizieren könnten.
5. Stakeholder-Management
PMs sind darauf angewiesen, mit verschiedenen Repräsentanten unterschiedlicher Unternehmensbereiche zusammenzuarbeiten. Es ist erfolgskritisch, diese Beziehungen gut zu managen. Manche Stakeholder sind beispielsweise eher risikoscheu und stehen Veränderungen tendenziell ablehnend gegenüber. Oder sie neigen zu Panik, wenn Widerstände oder Probleme auftreten. Deshalb müssen Projektchefs Einfühlungsvermögen mitbringen. Ihre Kommunikation, aber auch ihre Planungen und Schulungen sollten sie so gestalten, dass die Standpunkte aller Beteiligten adäquat berücksichtigt werden.
6. Machtinstinkt
Projektmanager müssen die Machtverhältnisse in einer Organisation kennen. Egal, ob sie es mit zehn IT-Architekten zu tun haben, die jeweils einen Teil der IT-Umgebung kontrollieren, oder mit zehn Führungskräften, die für verschiedene Unternehmensbereiche zuständig sind: PMs müssen wissen, wer in welchen Bereichen die Ansagen macht.
“Ein kluger Projektmanager gibt diesen Leuten den Freiraum, den sie brauchen”, sagt Cousins. Dabei ist es hilfreich, den Einfluss dieser Personen genau einschätzen zu können und zu wissen, wer genügend Autorität besitzt, um die anderen dazu zu bringen, sich hinter das Projekt zu stellen. Mit anderen Worten: Gute Projektmanager sind bis in die Führungsebene vernetzt und haben dort Fürsprecher.
7. Tool-Auswahl
PMs verwenden unterschiedliche Methoden, um ein Vorhaben voranzutreiben, Risiken zu kontrollieren und den Fortschritt zu messen. Dazu brauchen sie Softwaretools. Jedes Werkzeug hat seine Vor- und Nachteile, und je nach Situationen kann mal das eine, mal das andere Produkt die bessere Wahl sein. Entscheidend ist, dass Projektverantwortliche auf dem Laufenden sind und das Angebot kennen. Auch an der Toolauswahl kann sich entscheiden, wie schnell Fortschritte erzielt und Ziele erreicht werden.
8. Übersinnliche Begabung …
… brauchen Projektmanager zwar nicht, aber sie sollten schon ein wenig um die Ecke sehen und mögliche Szenarien und Verläufe abschätzen können. So können sie etwa einen Notfallplan entwickeln oder zusätzliche Ressourcen bereitstellen, um in schwierigen Phasen auf Kurs zu bleiben. Wissen die Verantwortlichen frühzeitig, wenn ein Meilenstein verpasst zu werden droht, haben sie Zeit gegenzusteuern und nötigenfalls das Management vorzubereiten.
9. Anerkennung zollen
Gute Projektmanager nutzen das Wissen und die Fähigkeiten ihrer Teams und scheuen sich nicht, das auch zum Ausdruck zu bringen. Ganz sicher erliegen sie dabei aber nicht der Versuchung, sich mit fremden Federn zu schmücken. Im Gegenteil: Sie zollen bereitwillig Anerkennung für gute Arbeit – im Team und auch gegenüber anderen Stakeholdern und dem Management.
10. Motivation statt Druck
In Projekten arbeiten Menschen aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen, für die Projektleiter oft keine direkte Führungsverantwortung haben. Doch letztlich entscheidet der inhaltliche Beitrag aller Beteiligten über Erfolg und Misserfolg. Deshalb brauchen PMs besondere Motivationsfähigkeiten, sie müssen begeistern können.
Es gilt, Stakeholder, Sponsoren und Mitarbeitende immer wieder davon zu überzeugen, ein Vorhaben voranzubringen, auch wenn sich Umfang und Zielsetzung ändern oder Hindernisse auftreten sollten. Die Fähigkeit zu motivieren, setzt voraus, dass der Projektmanager allen Beteiligten Respekt entgegenbringt. Dabei muss er sicher sein, dass das Projekt sinnvoll ist und trotz zu erwartender Schwierigkeiten und Rückschläge einen Mehrwert bieten wird.
11. Überzeugung
Erstklassige PMs glauben an ihre Aufgabe und begleiten ein Projekt von der Initiierung bis zum Abschluss – oft sogar darüber hinaus. Dieses Verantwortungsgefühl trägt entscheidend dazu bei, gute Ergebnisse zu erzielen. Dazu müssen die Verantwortlichen tief in alle professionellen Aspekte des Projekts eingebunden und nahe an den Mitarbeitenden sein.
12. Lernen aus Fehlern
Nobody is perfect, nicht alles in einem Projekt wird ablaufen wie geplant. Deshalb müssen Projektmanager mit Fehlern rechnen und mit Rückschlägen umgehen können. Alphatiere, die immer Recht haben wollen und ihre Fehler nicht erkennen, können auch nicht daraus lernen. “Integrität, Entschlussfreudigkeit, ein gutes Urteilsvermögen, Visionskraft und Vertrauen in die eigene Kompetenz” – das sind wichtige Merkmale guter Projektmanager, sagt Paul Dillon, Gründer von Dillon Consulting Services.
13. Effektiv kommunizieren
Gute Projektmanager sind Kommunikatoren. Das bedeutet nicht nur, dass sie hervorragende Moderatoren, Redner oder Autoren sind, sondern auch, dass sie zuhören können. Die besten Manager sind aktive Zuhörer. Sie verstehen nicht nur, was gesagt wird, sondern können es auch direkt in jeweiligen Kontext einordnen.
Sie hören sich die Ansichten anderer genau an und berücksichtigen deren Erfahrungen und Kenntnisse. So verschaffen sie sich immer wieder ein vollständiges Bild des Geschehens und können Konflikten vorbeugen, Risiken verringern und die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs erhöhen.
14. Ein Gemeinschaftsgefühl schaffen
Hervorragende PMs können Menschen für sich einnehmen. Das ist auch deshalb wichtig, weil sie meist ein Team führen, dass ihnen hierarchisch nicht unterstellt ist. Die Mitglieder haben konkurrierende Aufgaben und Prioritäten, manchmal auch ein abweichendes Verständnis von den Projektzielen. Es liegt also in der Verantwortung des Projektleiters dafür zu sorgen, dass alle an einem Strang ziehen und wissen, wohin es gehen soll.
Dazu ist es wichtig, ein Gemeinschaftsgefühl zu erzeugen, damit alle bereit sind, auf das erklärte Ziel hinzuarbeiten. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass der Projektleiter für sein Team Beziehungen mit anderen Unternehmensbereichen knüpft, um Prozesse zu beschleunigen oder mögliche Hindernisse zu umschiffen. Engagiert er sich offensiv für sein Projekt, wird das im Team und auch außerhalb positiv wahrgenommen.
15. Beziehungen pflegen
Die besten PMs schaffen es, ein gutes Verhältnis zu allen Mitarbeitenden im Team aufzubauen – auch in kurzlebigen Projekten. Sie wissen, dass dies ein Schlüssel zum Erfolg ist. “Ist das Verhältnis untereinander gut, entsteht ein gemeinsames Verständnis”, erklärt IT-Projektmanagerin Krista Phillips. Das setzt voraus, dass man alle an den wichtigsten Informationen teilhaben lässt, die sich auf das Vorhaben auswirken können. Gelingt es, gute Beziehungen aufzubauen, wird es einfacher Unterstützung in schwierigen Situationen zu bekommen, außerdem werden die Mitarbeiter dann auch die Extrameile gehen und gegebenenfalls auch mal eine Zusatzschicht einlegen, um erfolgreich zu sein.
16. Das Team vorbereiten und mitreißen
Wer eine Reise unternimmt, will vorher wissen, wohin es geht und was ihn auf dem Weg möglicherweise erwartet. Das ist bei Projektteams nicht anders. Erfahrene Projektmanager werden ihr Team auf diese Reise vorbereiten. Sie legen nicht nur Meilensteine und Zeitpläne fest, sondern beschreiben auch, wo Herausforderungen warten, wo das Team voraussichtlich auf zusätzliche Unterstützung angewiesen sein wird, wann gefeiert werden kann und vieles mehr. Die Projektverantwortlichen sollten also alle Vorbereitungen treffen, um genau beschreiben zu können, was vor dem Team liegt.
17. Erfahrung
Das Ansehen von Projektmanagern steigt oft mit ihrer Erfahrung. Die meisten Situationen, die in einem Projektverlauf auftreten können, sind den alten Hasen schon bekannt, ebenso Schwierigkeiten und Widerstände. Haben sich die PMs den Ruf eines gestandenen Projektprofis erst einmal erarbeitet, können sie das als Vorteil nutzen. Mit dem Verweis auf frühere Erfolge finden sie schneller Mitstreiter für ihre Vorhaben und können Menschen mit dem Verweis auf ihre Erfahrung Sicherheit geben.
18. Change-Management
Veränderungen sind für viele Menschen ein Störfaktor im betrieblichen Alltag, auch das Projektmanagement leidet darunter. Umso wichtiger ist es, dass Verantwortliche auf den Change vorbereiten und ihre Pläne so gestalten, dass genügend Spielraum für den Wandel vorhanden ist. PMs sollten auch erkennen, wann es sinnvoll ist, mit Experten für Change-Management zusammenzuarbeiten. Die Mitarbeitenden müssen die Chance bekommen, sich an Veränderungen anzupassen und auf einen neuen Status quo vorzubereiten.
19. Ausgeglichenheit
Die besten Projektmanager zeigen auch unter Druck keine Anzeichen von Panik, Wut oder Verzweiflung. Sie bewahren einen kühlen Kopf. Probleme können immer auftreten, auch bei gut geplanten Vorhaben. Vor Rückschlägen sind auch hochqualifizierte Projektleiter niemals sicher. Deshalb ist es wichtig, jemanden an der Spitze zu haben, der rational agiert und selbst in stressigen Projektphasen locker bleibt.
20. Die Grauzone aushalten
Gute Projektmanager unterscheiden sich auch darin von schlechten, dass sie es ertragen, in einer Grauzone zu arbeiten. In den meisten Vorhaben, unabhängig von Art, Branche, Größe oder Komplexität, gibt es externe Zwänge, Komplexität, Einschränkungen, Konflikte und Unklarheiten. Verantwortliche müssen erkennen, wann ein Projekt in Schwierigkeiten gerät und was diese verursacht. Sie dürfen sich durch Verzögerungen, Budgetkürzungen oder Krisen nicht aus der Ruhe bringen lassen. Dazu brauchen PMs fachliche und menschliche Kompetenz gleichermaßen. Schaffen sie es, mit unklaren Rahmenbedingungen fertig zu werden und in der Grauzone zu arbeiten, sind sie besonders effektiv. (hv)
15 Probleme beim Projektmanagement1. Unklare ArbeitslastBryan Fagman vom Anbieter Micro Focus sagt, dass viele Projekte an einem nicht klar umrissenen Arbeitsaufwand scheitern. Schleichen sich hier Unschärfen ein, leidet das ganze Projekt. Im schlimmsten Fall bleibt undefiniert, wann es überhaupt abgeschlossen ist. Fagman mahnt deshalb an, Ziele im Dialog mit den Kunden klar zu benennen.1. Unklare Arbeitslast
Foto: Palto – shutterstock.comBryan Fagman vom Anbieter Micro Focus sagt, dass viele Projekte an einem nicht klar umrissenen Arbeitsaufwand scheitern. Schleichen sich hier Unschärfen ein, leidet das ganze Projekt. Im schlimmsten Fall bleibt undefiniert, wann es überhaupt abgeschlossen ist. Fagman mahnt deshalb an, Ziele im Dialog mit den Kunden klar zu benennen.2. Undefinierte ErwartungenAlle Beteiligten müssen von Beginn an wissen, welche Anforderungen ein Projekt stellt und welche Erwartungen zu erfüllen sind – sonst droht ein Fiasko. Tim Garcia, CEO des Providers Apptricity, nennt zwei entscheidende Dinge, die alle Team-Mitglieder vorab wissen sollten: was getan wird und wie man weiß, wann das Projekt abgeschlossen ist. „Ohne eine dokumentierte Vereinbarung, die Antworten auf diese beiden Fragen liefert, ist ein Projekt von Anfang an in Gefahr“, sagt Garcia.2. Undefinierte Erwartungen
Foto: Tigger11th – shutterstock.comAlle Beteiligten müssen von Beginn an wissen, welche Anforderungen ein Projekt stellt und welche Erwartungen zu erfüllen sind – sonst droht ein Fiasko. Tim Garcia, CEO des Providers Apptricity, nennt zwei entscheidende Dinge, die alle Team-Mitglieder vorab wissen sollten: was getan wird und wie man weiß, wann das Projekt abgeschlossen ist. „Ohne eine dokumentierte Vereinbarung, die Antworten auf diese beiden Fragen liefert, ist ein Projekt von Anfang an in Gefahr“, sagt Garcia.3. Fehlende Management-UnterstützungDie Unterstützung aus der Firmenspitze sollte unbedingt gesichert sein. Befindet man sich dahingehend mit der Chef-Etage nicht in Einklang, mindert das die Erfolgsaussichten beträchtlich, meint Brad Clark vom Provider Daptiv.3. Fehlende Management-Unterstützung
Foto: marvent – shutterstock.comDie Unterstützung aus der Firmenspitze sollte unbedingt gesichert sein. Befindet man sich dahingehend mit der Chef-Etage nicht in Einklang, mindert das die Erfolgsaussichten beträchtlich, meint Brad Clark vom Provider Daptiv.4. Methodik nach Schema FIm Projekt-Management wird gemeinhin mit standardisierten Schlüsselaufgaben und Leistungen gearbeitet. Darin lauert nach Einschätzung von Robert Longley, Consultant beim Beratungshaus Intuaction, aber auch eine Gefahr. Die Standard-Ansätze seien meist auf Projekte einer bestimmten Größe ausgerichtet. Sie passen möglicherweise nicht mehr, wenn man sich an größere Projekte als in der Vergangenheit wagt.4. Methodik nach Schema F
Foto: ra2studio – shutterstock.comIm Projekt-Management wird gemeinhin mit standardisierten Schlüsselaufgaben und Leistungen gearbeitet. Darin lauert nach Einschätzung von Robert Longley, Consultant beim Beratungshaus Intuaction, aber auch eine Gefahr. Die Standard-Ansätze seien meist auf Projekte einer bestimmten Größe ausgerichtet. Sie passen möglicherweise nicht mehr, wenn man sich an größere Projekte als in der Vergangenheit wagt.5. Überlastete Mitarbeiter„Team-Mitglieder sind keine Maschinen“, sagt Dan Schoenbaum, CEO der Projekt-Management-Firma Teambox. Projekte können auch daran scheitern, dass Mitarbeiter mit Arbeit überfrachtet werden. Vermeiden lässt sich das, indem man sich vorab ein klares Bild über die Stärken der Team-Mitglieder macht und auf eine sinnvolle Verteilung der Aufgaben achtet.5. Überlastete Mitarbeiter
Foto: Ollyy – shutterstock.com„Team-Mitglieder sind keine Maschinen“, sagt Dan Schoenbaum, CEO der Projekt-Management-Firma Teambox. Projekte können auch daran scheitern, dass Mitarbeiter mit Arbeit überfrachtet werden. Vermeiden lässt sich das, indem man sich vorab ein klares Bild über die Stärken der Team-Mitglieder macht und auf eine sinnvolle Verteilung der Aufgaben achtet.6. Ungeteiltes HerrschaftswissenProjekte leben davon, dass Informationen nicht monopolisiert, sondern miteinander geteilt werden. Das geschieht oft dann nicht, wenn Ergebnisse erst nach langer Anlaufzeit geliefert werden müssen. Tim Garcia von Apptricity rät deshalb dazu, Projekt in kurze Phasen einzuteilen. An deren Ende sollte es jeweils Resultate geben, mit denen das ganze Team weiterarbeiten kann.6. Ungeteiltes Herrschaftswissen
Foto: Herrndorff – shutterstock.comProjekte leben davon, dass Informationen nicht monopolisiert, sondern miteinander geteilt werden. Das geschieht oft dann nicht, wenn Ergebnisse erst nach langer Anlaufzeit geliefert werden müssen. Tim Garcia von Apptricity rät deshalb dazu, Projekt in kurze Phasen einzuteilen. An deren Ende sollte es jeweils Resultate geben, mit denen das ganze Team weiterarbeiten kann.7. Unklare EntscheidungsfindungIm Verlauf eines Projektes sind Änderungen der ursprünglichen Roadmap oft unvermeidbar. Es sollte beim Change Management aber klar dokumentiert werden, wer wann was geändert hat und wie die neue Marschrichtung aussieht.7. Unklare Entscheidungsfindung
Foto: wavebreakmedia – shutterstock.comIm Verlauf eines Projektes sind Änderungen der ursprünglichen Roadmap oft unvermeidbar. Es sollte beim Change Management aber klar dokumentiert werden, wer wann was geändert hat und wie die neue Marschrichtung aussieht.8. Fehlende SoftwareExel-Spreadsheets nötigen Projekt-Manager zu manuellen Korrekturen und führen oft zu Problemen bei der Status-Aktualisierung. Insofern ist es befreiend, mit Project Management Software zu arbeiten, die für automatische Updates sorgt und von lästigen manuellen Berichten entlastet. Dazu rät Brian Ahearne, CEO des Anbieters Evolphin Software.8. Fehlende Software
Foto: Suthisa – shutterstock.comExel-Spreadsheets nötigen Projekt-Manager zu manuellen Korrekturen und führen oft zu Problemen bei der Status-Aktualisierung. Insofern ist es befreiend, mit Project Management Software zu arbeiten, die für automatische Updates sorgt und von lästigen manuellen Berichten entlastet. Dazu rät Brian Ahearne, CEO des Anbieters Evolphin Software.9. Gefahr des AusufernsChange Requests sind alltäglich im Projekt-Leben, aber sie haben leider oft einen unerfreulichen Nebeneffekt: den Hang, Fristen und Budget-Rahmen immer weiter auszudehnen und auf Dauer zu Demotivation und Frust auf allen Seiten zu führen. Um dieser Entwicklung Einhalt zu gebieten, sind neben klaren Zielvorgaben auch tägliches Monitoring und ein definierter Prozess für gewünschte Veränderungen sinnvoll. Das empfiehlt in jedem Fall Sandeep Anand, der beim Software-Entwicklungshaus Nagarro für Project Governance verantwortlich ist.9. Gefahr des Ausuferns
Foto: Lightspring – shutterstock.comChange Requests sind alltäglich im Projekt-Leben, aber sie haben leider oft einen unerfreulichen Nebeneffekt: den Hang, Fristen und Budget-Rahmen immer weiter auszudehnen und auf Dauer zu Demotivation und Frust auf allen Seiten zu führen. Um dieser Entwicklung Einhalt zu gebieten, sind neben klaren Zielvorgaben auch tägliches Monitoring und ein definierter Prozess für gewünschte Veränderungen sinnvoll. Das empfiehlt in jedem Fall Sandeep Anand, der beim Software-Entwicklungshaus Nagarro für Project Governance verantwortlich ist.10. Nicht “Nein” sagen könnenIm Sinne des Unternehmens sei es manchmal nötig, Anfragen abzulehnen, sagt Markus Remark vom Provider TOA Technologies. Gut sei es deshalb zu wissen, wie man “nein” sagt. Am besten habe man für solche Fälle auch gleich eine konstruktive alternative Lösung parat.10. Nicht “Nein” sagen können
Foto: wavebreakmedia – shutterstock.comIm Sinne des Unternehmens sei es manchmal nötig, Anfragen abzulehnen, sagt Markus Remark vom Provider TOA Technologies. Gut sei es deshalb zu wissen, wie man “nein” sagt. Am besten habe man für solche Fälle auch gleich eine konstruktive alternative Lösung parat.11. Mangelnder ZusammenhaltProjektarbeit ist Team-Arbeit. In der Praxis gerieren sich manche Projekt-Teams aber wie in Eifersüchteleien gefangene Sportmannschaften ohne Erfolg, beobachtet Berater Gordon Veniard. Der Fokus auf das eigentliche Ziel gehe verloren. Stattdessen beschuldigen sich Grüppchen gegenseitig, für Probleme und schlechte Leistungen verantwortlich zu sein. Um das zu verhindern, ist Führung durch den Projekt-Manager gefragt. Und der sollte es verstehen, sein Team mitzunehmen und in Entscheidungen einzubinden. Ohne Kommunikation sei das Desaster programmiert, so Hilary Atkinson vom Provider Force 3.11. Mangelnder Zusammenhalt
Foto: Annette Shaff – shutterstock.comProjektarbeit ist Team-Arbeit. In der Praxis gerieren sich manche Projekt-Teams aber wie in Eifersüchteleien gefangene Sportmannschaften ohne Erfolg, beobachtet Berater Gordon Veniard. Der Fokus auf das eigentliche Ziel gehe verloren. Stattdessen beschuldigen sich Grüppchen gegenseitig, für Probleme und schlechte Leistungen verantwortlich zu sein. Um das zu verhindern, ist Führung durch den Projekt-Manager gefragt. Und der sollte es verstehen, sein Team mitzunehmen und in Entscheidungen einzubinden. Ohne Kommunikation sei das Desaster programmiert, so Hilary Atkinson vom Provider Force 3.12. Vergessener ArbeitsalltagHilary Atkinson hat nach noch einen weiteren Kommunikationstipp parat: Projekt-Manager sollten nicht vergessen, ihre alltäglichen Aufgaben zu erledigen. Wer als Verantwortlicher keine Meeting-Termine verkündet, Status-Berichte vergisst und E-Mails unbeantwortet lässt, riskiert unnötige Verzögerungen.12. Vergessener Arbeitsalltag
Foto: g-stockstudio – shutterstock.comHilary Atkinson hat nach noch einen weiteren Kommunikationstipp parat: Projekt-Manager sollten nicht vergessen, ihre alltäglichen Aufgaben zu erledigen. Wer als Verantwortlicher keine Meeting-Termine verkündet, Status-Berichte vergisst und E-Mails unbeantwortet lässt, riskiert unnötige Verzögerungen.13. Zu häufige MeetingsMeetings, in denen der Status Quo besprochen wird, können nerven – vor allem dann, wenn sie zu oft stattfinden oder zu lange dauern. Wichtige Informationen lassen sich durch Collaboration Tools häufig besser an die Team-Mitglieder bringen, meint Liz Pearce, CEO des Providers LiquidPlanner. Ihr Tipps: Meeting auf die Entscheidungsfindung beschränken. In ihrem Unternehmen gebe es lediglich zweimal in der Woche ein Treffen, um neue Aufgaben zu verteilen und Prioritäten zu definieren.13. Zu häufige Meetings
Foto: Monkey Business Images – shutterstock.comMeetings, in denen der Status Quo besprochen wird, können nerven – vor allem dann, wenn sie zu oft stattfinden oder zu lange dauern. Wichtige Informationen lassen sich durch Collaboration Tools häufig besser an die Team-Mitglieder bringen, meint Liz Pearce, CEO des Providers LiquidPlanner. Ihr Tipps: Meeting auf die Entscheidungsfindung beschränken. In ihrem Unternehmen gebe es lediglich zweimal in der Woche ein Treffen, um neue Aufgaben zu verteilen und Prioritäten zu definieren.14. Gut genug ist nicht immer gutSergio Loewenberg vom IT-Beratungshaus Neoris macht Nachlässigkeiten in der Qualitätssicherung als Problem aus. Es sei günstiger, Fehler zu vermeiden anstatt Geld und Zeit ins Ausmerzen ihrer negativen Folgen stecken zu müssen. Wer auf hohe Qualitäts-Standards achte, vermeide späteres Nacharbeiten und die Gefahr eines schlechten Rufes.14. Gut genug ist nicht immer gut
Foto: ramcreations – shutterstock.comSergio Loewenberg vom IT-Beratungshaus Neoris macht Nachlässigkeiten in der Qualitätssicherung als Problem aus. Es sei günstiger, Fehler zu vermeiden anstatt Geld und Zeit ins Ausmerzen ihrer negativen Folgen stecken zu müssen. Wer auf hohe Qualitäts-Standards achte, vermeide späteres Nacharbeiten und die Gefahr eines schlechten Rufes.15. Nicht aus Fehlern lernenLiz Pearce mahnt außerdem an, mit Hilfe entsprechender Tools eine mehrstündige Analyse nach Ende des Projektes durchzuführen. Nur Teams, die sich des ständigen Lernens verschreiben, seien dazu in der Lage, die Fehler der Vergangenheit in der Zukunft zu vermeiden.15. Nicht aus Fehlern lernen
Foto: bikeriderlondon – shutterstock.comLiz Pearce mahnt außerdem an, mit Hilfe entsprechender Tools eine mehrstündige Analyse nach Ende des Projektes durchzuführen. Nur Teams, die sich des ständigen Lernens verschreiben, seien dazu in der Lage, die Fehler der Vergangenheit in der Zukunft zu vermeiden.15 Fehler beim ProjektmanagementEs gibt unzählige Wege, ein IT-Projekt an die Wand zu fahren. Unsere amerikanische Schwesterpublikation CIO.com hat 15 davon gesammelt – und verrät dankenswerterweise auch, wie man die Probleme beheben kann. Diese Tipps sind in der Bilderstrecke zu finden.15 Fehler beim Projektmanagement
Foto: Jaco van Rensburg – shutterstock.comEs gibt unzählige Wege, ein IT-Projekt an die Wand zu fahren. Unsere amerikanische Schwesterpublikation CIO.com hat 15 davon gesammelt – und verrät dankenswerterweise auch, wie man die Probleme beheben kann. Diese Tipps sind in der Bilderstrecke zu finden.
