Desk Sharing Software hilft im Hybrid-Work-Zeitalter gegen Taubenschlag-Feeling. Foto: goodbishop | shutterstock.com Nach der Pandemie hat sich das Hybrid-Work-Modell in den meisten Unternehmen etabliert: Wie Gartners “2024 Global Labor Market Data”-Umfrage unter 18.000 Arbeitnehmern weltweit zeigt, arbeiten inzwischen nur noch knapp 15 Prozent der Befragten in Vollzeit remote. Knapp 44 Prozent wechseln im Rahmen eines hybriden Konzepts zwischen Homeoffice und Büro. Der Umschwung in Sachen Arbeitskultur hat nicht wenige Unternehmen in den letzten Jahren dazu bewegt, sich mit Blick auf ihre Räumlichkeiten neu, respektive effizienter zu organisieren – auch, um Mietkosten einzusparen. Weniger Arbeitsplätze für die gleiche (oder eine steigende) Zahl von Angestellten können das Büro allerdings schnell in einen “Reise nach Jerusalem”-Playground verwandeln. In der Konsequenz hat sich ein Pulk verschiedener Softwareanbieter in den vergangenen Jahren dem Thema Desk Sharing beziehungsweise Desk Booking verschrieben, um Unternehmen bei der Koordination und Organisation ihres Hybrid-Work-Ansatzes zu unterstützen. Die Lösungen in diesem Bereich laufen auch unter diversen anderen Bezeichnungen, beispielsweise: Workspace Booking, Desktop Booking, Room Booking, Hot Desking oder Hoteling. Das mittlerweile überwältigenden Angebots an Tools, um Arbeitsplätze, Devices, Konferenzräume oder auch Parkplätze zu buchen, macht es Anwenderunternehmen nicht leicht, zur besten Lösung für ihre Zwecke zu finden. Unser Kaufratgeber schafft Abhilfe: Lesen Sie, wie der Markt für Desk Sharing Tools aussieht, was diese können sollten und welche Anbieter und Lösungen in diesem Bereich tonangebend sind. Abschließend geben wir Ihnen noch fünf Fragen mit auf den Weg, die Sie sich vor dem Investment in ein Arbeitsplatzbuchungssystem stellen sollten. Der Desk-Sharing-Markt Die Auguren von Gartner kategorisieren Software dieser Art als “Workplace Experience Apps“. Diese Anwendungen zeichnen sich nach der Definition der Marktforscher in erster Linie dadurch aus, dass sie die Belegschaft dabei unterstützen, mit ihrer (hybriden) Arbeitsumgebung zu interagieren. Das schlägt sich zum Beispiel in folgenden Funktionen nieder: Räume, Schreibtische, Parkplätze oder auch Services schnell und einfach buchen. Übersichtliche Maps des Bürogebäudes bereitstellen, um die virtuelle Navigation zu erleichtern. Informationen darüber liefern, welche Tage sich für die Anwesenheit im Office am besten eignen. Desk-Booking- oder Desk-Sharing-Software ist dabei eng mit den seit Jahrzehnten bekannten Raumbuchungs-Apps verwandt. Entsprechend tummeln sich auf diesem Markt sowohl Anbieter etablierter Lösungen – beispielsweise aus dem Bereich Collaboration- oder Facility Management – als auch neuere Player. Laut Tori Paulman, VP Analystin bei Gartner, lassen sich die aktuell zur Verfügung stehenden Softwareangebote im Bereich Arebitsplatzbuchung in drei Kategorien einordnen: Best-of-Breed-Punktlösungen, Software-Suiten aus dem Bereich Facility- oder Immobilienmanagement, die abseits ihrer Kernfunktionen auch Desk- und Room-Booking-Funktionen bieten, sowie Lösungen von Anbietern aus “angrenzenden” Märkten wie Catering und Digital Signage, die auf den Zug aufgesprungen sind. Das sollten Arbeitsplatzbuchungssysteme leisten Angesichts des überwältigenden Angebots an Arbeitsplatzbuchungssystemen sollten sich Unternehmen vor allem auf die Funktionen konzentrieren, die ihren Bedürfnissen entsprechen. Es gibt jedoch auch einige grundlegende Features, die Desk-Sharing-Apps mitbringen sollten. Dazu gehören: Hoteling- und Hot-Desking-Optionen: Desk Booking Software weist Mitarbeitern einen spezifischen Arbeitsplatz für einen Tag (oder länger) zu. Besteht die Möglichkeit, Schreibtische vorab zu reservieren, ist von einem Hoteling-Feature die Rede. Beim Hot Desking gilt hingegen der alte Grundsatz “Wer zuerst kommt, mahlt zuerst”. Unternehmen die mit knapp bemessenen Räumlichkeiten umgehen müssen, sollten dabei auf erstere Funktion setzen, um das eingangs nahegelegte “Stuhltanz”-Szenario zu verhindern. Die meisten Softwarelösungen unterstützen inzwischen sowohl Hoteling als auch Hot Desking. Workspace Mapping: Die allermeisten Plattformen für die Arbeitsplatzbuchung ermöglichen es den Arbeitgebern, Grundrisse ihres Bürogebäudes zu hinterlegen, die die einzelnen Arbeitsbereiche und Meeting-Räumlichkeiten visualisieren. Dabei können zum Beispiel auch bestimmte Schreibtische mit spezifischen Attributen – etwa als Hot Desk – gekennzeichnet oder ganze Büroräume in unterschiedliche “Zonen” aufgeteilt werden. Diverse Softwarelösungen bieten auch Navigationshilfen für Angestellte an – eine nützliche Onboarding-Funktion. Reservierungs- und Check-in-Tools: Um nach verfügbaren Arbeitsplätzen für bestimmte Tage zu suchen oder sie zu reservieren, kommen bei Arbeitsplatzbuchungssystemen in der Regel mobile (oder auch webbasierte) Apps zum Einsatz. Eine weitere Möglichkeit sind Check-in-Tools wie QR-Codes oder RFID-Tags – etwa in Hot-Desking-Szenarien. Reservierungsanfragen werden entweder automatisiert oder manuell genehmigt. Dabei ermöglichen viele Tools es auch, Reservierungsregeln einzuziehen, um beispielsweise Teams in bestimmten Bereichen zusammenzubringen. Auch in diesem Bereich halten zunehmend KI-gestützte Funktionen Einzug, die die Mitarbeiter mit entsprechenden Vorschlägen unterstützen sollen. Hardware-Optionen: Einige Software-Tools im Bereich Desk Sharing und Booking lassen sich zudem mit Hardware integrieren – etwa Displays vor den Türen von Meeting-Räumen, die über die Belegung informieren oder Mitarbeiter-Badges. Diese Funktionen sind bei den meisten Tools jedoch optional – schließlich hängt ihr Nutzwert auch maßgeblich von der Unternehmensgröße ab. Integrationen und Analytics: Viele Desk-Booking-Plattformen können mit Enterprise Software wie Google Workspace, Microsoft Teams, Jira oder Slack integriert werden. Zudem bieten sie Reporting-Funktionen, um Führungskräften beispielsweise Einblicke darüber zu vermitteln, welche Arbeitsplätze am meisten genutzt werden – und ermöglicht es ihnen so (unter Umständen), Büroflächen effektiver zu managen. Die wichtigsten Anbieter für Desk Sharing Software Einen “Magic Quadrant” für Desk Sharing Tools gibt es leider nicht. Gartner-Analystin Paulman erklärt auch kurz und bündig, warum: “Die vielen Anbieter in diesem Bereich sind nicht ausreichend differenziert.” Wir haben deswegen unabhängige Research-Erkenntnisse gewälzt und mit Experten zum Thema gesprochen, um Ihnen einen Überblick über die Angebote im Bereich Desk Sharing Software zu verschaffen. Das Ergebnis ist eine umfassende (alphabetisch geordnete) Liste mit mehr als 20 Anbietern von Arbeitsplatzbuchungssystemen – die keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Wichtig ist dabei, dass nahezu alle Produkte in dieser Auflistung als kostenlose Test- oder Demo-Versionen zur Verfügung stehen. AskCody Microsoft-zentrische Unternehmen bekommen mit der Plattform von AskCody die Möglichkeit: Office-Ressourcen zu reservieren, Besucher zu managen und Meeting Services wie Catering zu buchen. Die Features stehen über Add-Ins für Microsoft Outlook zur Verfügung und ermöglichen beispielsweise auch, nach Meeting-Räumlichkeiten mit spezifischer technischer Ausstattung zu suchen. Dank der nativen Integration in Microsoft Outlook funktioniert das innerhalb der gewohnten Umgebung quasi auf Knopfdruck. Auch eine Integration mit Skype for Business und Teams ist möglich. Darüber hinaus ist AskCody nach eigenen Angaben zu 100 Prozent DSGVO-konform. CXApp Diverse Connected-Workplace-Funktionen laufen in der mobilen Anwendung von CXApp zusammen. Dazu gehören zum Beispiel: Desk-Booking-Funktionen inklusive Hot Desking und Hoteling, interaktive Verfügbarkeits-Maps, Navigationshilfen für Mitarbeiter sowie Accessibility-Funktionen. In Sachen Arbeitsplatzbuchung ermöglicht diese Lösung auch, nach Kriterien wie Beleuchtung, Ausstattung oder Zugänglichkeit zu filtern. Darüber hinaus stehen über CXApp erweiterte Booking-Regeln zur Verfügung, um die Bürokapazitäten besser managen zu können. Envoy Desks Im Rahmen seiner umfassenden Workplace-Plattform bietet Envoy mit Desks auch eine Möglichkeit, Arbeitsplätze und -räume zu buchen – sowohl über den Hot-Desking- als auch den Hoteling-Ansatz. Dabei können Mitarbeiter über sogenannte “Team Neigbourhoods” räumlich näher zusammengebracht werden. Zu den weiteren Funktionen des Desk-Booking-Tools gehören zum Beispiel: interaktive Workspace-Karten und Analysedaten zur Nutzung respektive Auslastung der Arbeitsplätze. Die Software ist mit Envoys Applikationen für Visitor- und Multitenant-Management integrierbar. Eptura Workplace Eptura ist im Jahr 2022 aus dem Zusammenschluss von Condeco (Desk Booking Software) und iOffice + SpaceIQ (Asset- und Facility Management Software) entstanden. Die Desk-Booking-Applikation von Eptura ist Teil einer Tool-Suite, die aus sechs verschiedenen Workplace-Experience- und Asset-Management-Tools besteht. Sie ermöglicht den Anwendern, Arbeitsplätze über mobile und web-basierte Anwendungen oder über Microsoft Outlook zu buchen. Dieses Arbeitsplatzbuchungssystem ermöglicht etwa: Schreibtische und Konferenzräume zu buchen, Support bei der Arbeitsplatznavigation, Standortsuche für Mitarbeiter sowie die Integration mit Microsoft 365. Fischer & Kerrn Concierge Booking Auch im Fall von Fischer & Kerrn sind Desk-Booking-Funktionalitäten Teil einer umfassenderen Software-Suite für Meeting- und Visitor Management. Arbeitsplätze können dabei über eine mobile App oder auch direkt über den Kalender von Microsoft Outlook gebucht werden. Die Software von Fischer & Kerrn bietet außerdem auch Support für Sensor-Lösungen zur Anwesenheitserkennung (die das Unternehmen ebenfalls vertreibt). Zu den Features dieser Softwarelösung gehören zum Beispiel: visuelle Etagenpläne, Arbeitsplatzzuweisung für bestimmte Teams oder Abteilungen, Filtermöglichkeiten, die auch Ruhezonen, Kolleegen oder Hot Desks beinhalten oder Statistiken zur Nutzung der Büroflächen. Flowscape Desk Management Die Desk-Management-Lösung von Flowscape rückt Benutzerfreundlichkeit in den Fokus und richtet sich sowohl an Unternehmen mit Hybrid-Work-Ansatz als auch an solche mit traditioneller Office-Struktur. Mit dem Desk-Management-Tool von Flowscape können Anwender zum Beispiel: Schreibtische für sich und im Namen von Kollegen buchen (sowohl Hot Desking als auch Hoteling werden unterstützt), Arbeitsplätze nach Equipment filtern, Team-“Zonen” erstellen, Kollegen suchen und finden, Reinigungs-Services anfordern, Tracing-Reports generieren oder Nutzungsstatistiken erfassen. Darüber hinaus unterstützt das Desk Booking Tool auch Hardware wie Raumbeleuchtung oder Anwendenheits-Sensoren. Die Flowscape-Plattform ermöglicht es zudem auch, Visitor Management sowie Meeting-Räume und Parkplätze zu buchen. FM:Systems Desk Booking & Reservation Dieser Anbieter bietet eine ganze Reihe von Tools im Bereich Facility Management und eine Softwarelösung für hybride Arbeitsplätze. Diese beinhaltet Module für Hoteling, Raumplanung und Desk Booking und umfasst sowohl interaktive Planungsmöglichkeiten als auch konfigurierbare Business Rules. Zu den weiteren Funktionen dieser Desk Booking Software gehören: eine mobile Buchungs-App (Android und iOS), ein QR-Code-Leser für Check-Ins und On-the-Fly-Reservierungen. Arbeitsplatzbuchungen können dabei bis zu sechs Monate im Voraus gesetzt werden. Die Lösung von FM:Systems bietet Integrationsmöglichkeiten für Microsoft Outlook sowie Cisco Webex und TMS. Joan Der britische Anbieter Joan hat verschiedene Lösungen im Portfolio. Dazu gehören Lösungen für Visitor Management und Room Booking – aber auch eine Software, um Schreibtische und sonstige Unternehmens-Assets zu buchen. “Desk Booking & Asset Reservation” ermöglicht den Nutzern: Schreibtische zu buchen, Parkplätze zu reservieren sowie mit Devices zu planen. Sämtliche Aktivitäten laufen wahlweise über eine mobile oder eine Desktop-App. Die Desk Sharing Software von Joan bietet davon abgesehen auch Integrationsmöglichkeiten für diverse Kalender-Apps und Hardware. Für Microsoft- und Google-Apps gibt es auch Single-Sign-On-Support. Logitech Raumbuchung Der schwedische Softwareanbieter Meetio wurde 2021 vom Peripherie-Spezialisten Logitech übernommen. Die Meetio Software-Suite wurde danach inklusive aller Services und Funktionen in das Logitech-Portfolio integriert. Das Ergebnis nennt sich “Logitech Raumbuchung” und steht Kunden, die die Device-Management-Software “Sync” nutzen, derzeit in einer Beta-Version zu Testzwecken zur Verfügung. Das finale Produkt soll demnächst erhältlich sein und ist nicht nur Software- sondern auch Hardware-seitig stark in das Logitech-Ökosystem eingebunden. Logitech verspricht neben den gewohnten Buchungsfunktionen unter anderem folgende Funktionen: Integrationsmöglichkeit für Google- und Office-365-Kalender, automatisierte Check-Ins, einheitliches Software-, Firmware- und Device Management, Statistiken zur Raumnutzung. Microsoft Places Bereits Microsoft Teams bietet im Rahmen des “Teams Pro Management”-Portals grundlegende Desk-Booking-Funktionen. Mit Places hat Microsoft jedoch auch eine neue – stark auf künstliche Intelligenz respektive Copilot ausgerichtete – App im Programm, die sich derzeit noch in der – immerhin Public – Preview befindet. Places soll sich künftig nahtlos in das 365-Universum einfügen und erweiterte Buchungs-Features zum Beispiel in Teams und Outlook realisieren. Microsoft verspricht mit der Anwendung eine umfassende Hybrid-Work-Lösung, mit der die Anwender unter anderem: Räume, Arbeitsplätze und sonstige Ressourcen buchen können, Team-Workflows aufsetzen und (hybride) Meetings koordinieren können, Vorschläge von Copilot zu ihrer Planung einholen oder dem KI-Assistenten gleich ganz diesen Task überlassen können. Darüber hinaus soll Places Unternehmen mit reichhaltigen Statistiken zur Auslastung ihrer Räumlichkeiten dabei unterstützen, Kosten zu reduzieren und das Workplace Engagement zu optimieren. Nspace Der US-Anbieter Nspace bietet mehrere Softwarelösungen im Bereich Hybrid Work an – darunter auch eine Mobile App (iOS und Android), die Desk Booking, Raumreservierung, Anwesenheitsplanung und Besuchermanagement kombiniert. Zu den wesentlichen Funktionen der Hybrid-Work-App gehören: Arbeitsplatzbuchung über benutzerfreundliche Karten, Filterfunktionen für das Equipment in Meeting-Räumen, beispielsweise mit Blick auf hybride Konferenzen, die Möglichkeit auch externe Meeting-Teilnehmer per Link einzubinden, Check-In-Alerts und Visitor Access Control. Officely Das Desk Booking Tool von Officely steht wahlweise als Add-In für Slack oder Microsoft Teams zur Verfügung. Ein praktisches Feature dieser integrativen Lösung: Um den Anwendern die Entscheidung zu erleichtern, wann es sich lohnt ins Büro kommen, postet Officely in einem Slack- oder Teams-Kanal, wer anwesend ist. Darüber hinaus bietet die Software unter anderem folgende Funktionen: Arbeitsplatzbuchung, Kapazitätsmanagement, Contact Tracing, Team Scheduling sowie Statistiken und Analysen zur Office-Nutzung. OfficeSpace Der US-Softwareanbieter OfficeSpace hat diverse Workplace-Management-Lösungen im Angebot – darunter auch eine Desk Booking Software, die als Desktop- und Mobile App verfügbar ist und auch in Microsoft Teams sowie Slack integriert werden kann. Davon abgesehen können Anwender mit dieser Desk Sharing App: Arbeitsplätze anhand bestimmter Kriterien filtern und im Hot-Desking- oder Hoteling-Verfahren buchen, automatisiert und “touchless” ein- und auschecken, Räume in verschiedene Team-Zonen mit unterschiedlichen Berechtigungen einteilen und auf diverse Analysefunktionen zurückgreifen. FlexEZ Mit diesem Workspace-Management-System verspricht der in Hong Kong ansässige Anbieter Oomnis das “ultimative Tool für hybride Teams”. Es ist sowohl mit Microsoft 365 als auch Google Workspace kompatibel. Über die FlexEZ-Webanwendung können Benutzer: nicht nur Schreibtische, sondern diverse Office-Ressourcen suchen, filtern und reservieren, team- und ressourcenübergreifende Booking-Richtlinien einziehen, Advanced-Analytics-Funktionen nutzen, um Nutzung und Trends zu erfassen sowie bei Bedarf auch smarte IoT-Infrastrukturen einbinden. Poppulo Workplace Mobile App Der Softwareanbieter Poppulo bietet mit seiner “Harmony Platform” eine umfassende Lösung für Employee-, Customer- und Workplace Experience. Eine Komponente ist dabei die “Workplace Mobile App”, die mit Microsoft 365 integriert. Zu den Funktionen der Software gehören unter anderem: Desk- und Room Booking, Navigations-Features für Angestellte, die Option, Hardware wie Kiosk-Displays einzubinden, die Arbeitsplatznutzung zu tracken und diese mit Hilfe entsprechender Reportings zu analysieren. Robin Die Workplace-Experience-Plattform Robin umfasst Space Management, Konferenzraumplanung – und Desk Booking. Der Anbieter vermarktet seine Softwarelösung dabei als “einzige Plattform, die In-Person-Collaboration misst”. Auf der Feature-Liste stehen bei Robin unter anderem: interaktive Drag-and-Drop-Karten, diverse Integrationsmöglichkeiten mit weiteren Tools wie Outlook, Teams, Google Calendar, Slack oder Zoom, Arbeitsplatzbuchung im Hot-Desking- oder Hoteling-Verfahren, Navigationshilfen für Büroumgebungen, diverse Suchmöglichkeiten inklusive Filteroptionen und Contact Tracing sowie umfassende, datengetriebene Insights. Roomzilla Das Workplace-Management-System von Roomzilla legt seinen Fokus auf eine simple Benutzerführung und verspricht sämtliche Buchungs-, Reservierungs- und Planungsbedürfnisse in Zusammenhang mit (hybriden) Büroumgebungen abzudecken. Die Softwarelösung soll dabei auf sämtlichen Devices laufen und ist darüber hinaus auch in die Kalender von Google und Microsoft integrierbar. Zu den weiteren Funktionen gehören unter anderem: Schreibtische, Devices, Equipment und Meeting-Räume buchen, interaktive Office-Maps, automatisierte Check-Ins und Schnellreservierungen per QR-Code. ServiceNow Workplace Service Delivery Softwareriese ServiceNow hat ebenfalls eine Arbeitsplatz-Management-Plattform in petto. Diese enthält auch einige Booking-Funktionen, zum Beispiel für: Arbeitsplätze, Meeting-Räume, Parkplätze, Equipment oder Services wie Catering. Die ServiceNow-Plattform enthält darüber hinaus viele weitere Funktionen, etwa in den Bereichen Asset Management sowie Reporting und Analytics. Skedda Auch Skedda bietet eine umfassende Workplace-Management-Plattform, die umfassende Desk-Sharing-, beziehungsweise Desk-Booking-Funktionalitäten beinhaltet. Der Anbieter bewirbt seine Software dabei selbstbewusst als “das meist empfohlene Desk-Booking-System für Hybrid Work”. Die Plattform richtet sich dabei nicht nur an Unternehmen, sondern beispielsweise auch an wissenschaftliche Einrichtungen und ist mit diversen anderen Tools wie Microsoft Teams oder Slack integrierbar. Zu den wesentlichen Funktionen von Skedda gehören beispielsweise: Arbeitsplatzbuchung und -reservierung, interaktive Karten inklusive Navigationshilfen, Support für Single Sign-On, Daten-Insights zur Office-Nutzung und Möglichkeiten zur Automatisierung. Smarten Spaces Jumpree Pro Das Workforce-Management-System von Smarten Spaces spielt die KI-Karte und verspricht “sämtliche Workplace-Sorgen vergessen zu machen”. In der Praxis sollen das jedoch nicht nur KI-basierte Planungsvorschläge realisieren, sondern auch folgende Features: Arbeitsplatzbuchung, Navigationshilfen und Suchfunktionen, Contact Tracing, sensorbasierte Anwesenheitserfassung sowie umfassende Analyseoptionen. Darüber hinaus bietet die Software von Smarten Spaces auch Funktionen für Asset- und Visitor Management, eine Service-Request-Funktion und ist mit Microsoft Teams integrierbar. Space Connect Der britische Softwareanbieter Space Connect bietet verschiedene Lösungen an – die günstigste davon im Bereich Desk Management. Die Software ist als mobile App verfügbar und lässt sich in Microsoft 365 und Google Workspace integrieren. Sie ermöglicht den Anwendern unter anderem: Arbeitsplätze zu buchen und zu managen, automatisierte Check-In-Vorgänge über Docking-Stationen oder Sensoren, Navigationshilfen für Büroumgebungen sowie Daten zur Büronutzung. Tribeloo Bei Tribeloo handelt es sich um eine Cloud-basierte Desk-Management- beziehungsweise Desk-Sharing-Plattform, die mittlerweile ebenfalls über KI-Funktionen verfügt – beispielsweise, um Mitarbeitern automatisiert einen Schreibtisch zuzuweisen. Die Web-basierte Lösung ist mit Outlook und Google Calendar integrierbar und ermöglicht unter anderem: Arbeitsplätze zu buchen, Devices zu reservieren, interaktive Karten zu nutzen, Contact Tracing, Analytics-Funktionen, Problemmanagement sowie diverse Hardware zu integrieren, beispielsweise Displays, Sensoren, Tablets oder NFC-Tags. Yarooms Die Desk Booking Software von Yarooms ist ebenfalls lediglich eine Komponente einer umfassenderen Workplace-Management-Plattform, die unter anderem auch Meetingraum-Planung und Besuchermanagement abdeckt. Die Software steht über ein Web Interface oder als Mobile App zur Verfügung und lässt sich zudem in Outlook, iCal oder auch Microsoft Teams integrieren. In Sachen Desk Sharing bietet die Lösung von Yarooms zum Beispiel folgende Funktionen: Arbeitsplätze anhand verschiedener Kriterien wie Equipment suchen, finden und buchen, Support für Hot Desking, Hoteling sowie feste Platzzuordnungen, interaktive Karten für Büroumgebungen inklusive Optionen für Arbeitssicherheits- und Compliance Management, umfassende Einblicke auf Datenbasis zur Büronutzung. Zoom Workspace-Reservierung Unternehmen mit Zoom-Abo steht auch das Desk Sharing Tool “Workspace-Reservierung” zur Verfügung. Die Software ermöglicht Anwendern per Browser oder App: Arbeitsplätze über interaktive Karten zu reservieren, per QR-Code einzuchecken, KI-basierte Buchungsvorschläge einzuholen, Nutzungsstatistiken einzusehen sowie Hardware-Devices einzubinden. 5 Fragen vor dem Desk-Sharing-Invest Bevor Sie in eine Desk-Booking-, Desk-Sharing, Workplace-Management- oder wie auch immer benannte Software investieren, sollten Sie sich folgende Fragen stellen: Welche Funktionen brauchen Sie, respektive Ihre Mitarbeiter wirklich? Halten Sie Rücksprache mit den einzelnen Abteilungen und erstellen Sie Feature-Listen, um nicht für unnötige Funktionen zu bezahlen. Welche Tools setzen Sie bereits ein? Eventuell haben Sie beispielsweise schon eine Facility-Management-Lösung im Einsatz, die die benötigten Funktionen bereitstellen kann. Realisiert das Tool Ihrer Wahl eine gute User Experience? Systeme, die den Mitarbeitern mehr Probleme bereiten, statt sie zu lösen, können sich negativ auf die (Office-)Nutzung auswirken. Haben Sie den Security-Aspekt bei Ihrer Wahl ausreichend berücksichtigt? Verschlüsselung, Datenschutz und Compliance sowie SSO-Integration sind Features, auf die Sie Wert legen sollten. Haben Sie die Produktreife, beziehungsweise die Expertise des Anbieters ausreichend unter die Lupe genommen? Ausgereiftere Produkte verfügen unter Umständen über einen größeren Funktionsumfang, erfahrene Anbieter im Regelfall über die nötige Expertise. Sie wollen weitere interessante Beiträge zu diversen Themen aus der IT-Welt lesen? Unsere kostenlosen Newsletter liefern Ihnen alles, was IT-Profis wissen sollten – direkt in Ihre Inbox!
Kaufratgeber für Desk Sharing Software Desk Sharing Software hilft im Hybrid-Work-Zeitalter gegen Taubenschlag-Feeling.
Foto: goodbishop | shutterstock.com
Nach der Pandemie hat sich das Hybrid-Work-Modell in den meisten Unternehmen etabliert: Wie Gartners “2024 Global Labor Market Data”-Umfrage unter 18.000 Arbeitnehmern weltweit zeigt, arbeiten inzwischen nur noch knapp 15 Prozent der Befragten in Vollzeit remote. Knapp 44 Prozent wechseln im Rahmen eines hybriden Konzepts zwischen Homeoffice und Büro.
Der Umschwung in Sachen Arbeitskultur hat nicht wenige Unternehmen in den letzten Jahren dazu bewegt, sich mit Blick auf ihre Räumlichkeiten neu, respektive effizienter zu organisieren – auch, um Mietkosten einzusparen. Weniger Arbeitsplätze für die gleiche (oder eine steigende) Zahl von Angestellten können das Büro allerdings schnell in einen “Reise nach Jerusalem”-Playground verwandeln.
In der Konsequenz hat sich ein Pulk verschiedener Softwareanbieter in den vergangenen Jahren dem Thema Desk Sharing beziehungsweise Desk Booking verschrieben, um Unternehmen bei der Koordination und Organisation ihres Hybrid-Work-Ansatzes zu unterstützen. Die Lösungen in diesem Bereich laufen auch unter diversen anderen Bezeichnungen, beispielsweise:
Workspace Booking,
Desktop Booking,
Room Booking,
Hot Desking oder
Hoteling.
Das mittlerweile überwältigenden Angebots an Tools, um Arbeitsplätze, Devices, Konferenzräume oder auch Parkplätze zu buchen, macht es Anwenderunternehmen nicht leicht, zur besten Lösung für ihre Zwecke zu finden. Unser Kaufratgeber schafft Abhilfe: Lesen Sie, wie der Markt für Desk Sharing Tools aussieht, was diese können sollten und welche Anbieter und Lösungen in diesem Bereich tonangebend sind. Abschließend geben wir Ihnen noch fünf Fragen mit auf den Weg, die Sie sich vor dem Investment in ein Arbeitsplatzbuchungssystem stellen sollten.
Der Desk-Sharing-Markt
Die Auguren von Gartner kategorisieren Software dieser Art als “Workplace Experience Apps“. Diese Anwendungen zeichnen sich nach der Definition der Marktforscher in erster Linie dadurch aus, dass sie die Belegschaft dabei unterstützen, mit ihrer (hybriden) Arbeitsumgebung zu interagieren. Das schlägt sich zum Beispiel in folgenden Funktionen nieder:
Räume, Schreibtische, Parkplätze oder auch Services schnell und einfach buchen.
Übersichtliche Maps des Bürogebäudes bereitstellen, um die virtuelle Navigation zu erleichtern.
Informationen darüber liefern, welche Tage sich für die Anwesenheit im Office am besten eignen.
Desk-Booking- oder Desk-Sharing-Software ist dabei eng mit den seit Jahrzehnten bekannten Raumbuchungs-Apps verwandt. Entsprechend tummeln sich auf diesem Markt sowohl Anbieter etablierter Lösungen – beispielsweise aus dem Bereich Collaboration- oder Facility Management – als auch neuere Player. Laut Tori Paulman, VP Analystin bei Gartner, lassen sich die aktuell zur Verfügung stehenden Softwareangebote im Bereich Arebitsplatzbuchung in drei Kategorien einordnen:
Best-of-Breed-Punktlösungen,
Software-Suiten aus dem Bereich Facility- oder Immobilienmanagement, die abseits ihrer Kernfunktionen auch Desk- und Room-Booking-Funktionen bieten, sowie
Lösungen von Anbietern aus “angrenzenden” Märkten wie Catering und Digital Signage, die auf den Zug aufgesprungen sind.
Das sollten Arbeitsplatzbuchungssysteme leisten
Angesichts des überwältigenden Angebots an Arbeitsplatzbuchungssystemen sollten sich Unternehmen vor allem auf die Funktionen konzentrieren, die ihren Bedürfnissen entsprechen. Es gibt jedoch auch einige grundlegende Features, die Desk-Sharing-Apps mitbringen sollten. Dazu gehören:
Hoteling- und Hot-Desking-Optionen: Desk Booking Software weist Mitarbeitern einen spezifischen Arbeitsplatz für einen Tag (oder länger) zu. Besteht die Möglichkeit, Schreibtische vorab zu reservieren, ist von einem Hoteling-Feature die Rede. Beim Hot Desking gilt hingegen der alte Grundsatz “Wer zuerst kommt, mahlt zuerst”. Unternehmen die mit knapp bemessenen Räumlichkeiten umgehen müssen, sollten dabei auf erstere Funktion setzen, um das eingangs nahegelegte “Stuhltanz”-Szenario zu verhindern. Die meisten Softwarelösungen unterstützen inzwischen sowohl Hoteling als auch Hot Desking.
Workspace Mapping: Die allermeisten Plattformen für die Arbeitsplatzbuchung ermöglichen es den Arbeitgebern, Grundrisse ihres Bürogebäudes zu hinterlegen, die die einzelnen Arbeitsbereiche und Meeting-Räumlichkeiten visualisieren. Dabei können zum Beispiel auch bestimmte Schreibtische mit spezifischen Attributen – etwa als Hot Desk – gekennzeichnet oder ganze Büroräume in unterschiedliche “Zonen” aufgeteilt werden. Diverse Softwarelösungen bieten auch Navigationshilfen für Angestellte an – eine nützliche Onboarding-Funktion.
Reservierungs- und Check-in-Tools: Um nach verfügbaren Arbeitsplätzen für bestimmte Tage zu suchen oder sie zu reservieren, kommen bei Arbeitsplatzbuchungssystemen in der Regel mobile (oder auch webbasierte) Apps zum Einsatz. Eine weitere Möglichkeit sind Check-in-Tools wie QR-Codes oder RFID-Tags – etwa in Hot-Desking-Szenarien. Reservierungsanfragen werden entweder automatisiert oder manuell genehmigt. Dabei ermöglichen viele Tools es auch, Reservierungsregeln einzuziehen, um beispielsweise Teams in bestimmten Bereichen zusammenzubringen. Auch in diesem Bereich halten zunehmend KI-gestützte Funktionen Einzug, die die Mitarbeiter mit entsprechenden Vorschlägen unterstützen sollen.
Hardware-Optionen: Einige Software-Tools im Bereich Desk Sharing und Booking lassen sich zudem mit Hardware integrieren – etwa Displays vor den Türen von Meeting-Räumen, die über die Belegung informieren oder Mitarbeiter-Badges. Diese Funktionen sind bei den meisten Tools jedoch optional – schließlich hängt ihr Nutzwert auch maßgeblich von der Unternehmensgröße ab.
Integrationen und Analytics: Viele Desk-Booking-Plattformen können mit Enterprise Software wie Google Workspace, Microsoft Teams, Jira oder Slack integriert werden. Zudem bieten sie Reporting-Funktionen, um Führungskräften beispielsweise Einblicke darüber zu vermitteln, welche Arbeitsplätze am meisten genutzt werden – und ermöglicht es ihnen so (unter Umständen), Büroflächen effektiver zu managen.
Die wichtigsten Anbieter für Desk Sharing Software
Einen “Magic Quadrant” für Desk Sharing Tools gibt es leider nicht. Gartner-Analystin Paulman erklärt auch kurz und bündig, warum: “Die vielen Anbieter in diesem Bereich sind nicht ausreichend differenziert.”
Wir haben deswegen unabhängige Research-Erkenntnisse gewälzt und mit Experten zum Thema gesprochen, um Ihnen einen Überblick über die Angebote im Bereich Desk Sharing Software zu verschaffen. Das Ergebnis ist eine umfassende (alphabetisch geordnete) Liste mit mehr als 20 Anbietern von Arbeitsplatzbuchungssystemen – die keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Wichtig ist dabei, dass nahezu alle Produkte in dieser Auflistung als kostenlose Test- oder Demo-Versionen zur Verfügung stehen.
AskCody
Microsoft-zentrische Unternehmen bekommen mit der Plattform von AskCody die Möglichkeit:
Office-Ressourcen zu reservieren,
Besucher zu managen und
Meeting Services wie Catering zu buchen.
Die Features stehen über Add-Ins für Microsoft Outlook zur Verfügung und ermöglichen beispielsweise auch, nach Meeting-Räumlichkeiten mit spezifischer technischer Ausstattung zu suchen. Dank der nativen Integration in Microsoft Outlook funktioniert das innerhalb der gewohnten Umgebung quasi auf Knopfdruck. Auch eine Integration mit Skype for Business und Teams ist möglich. Darüber hinaus ist AskCody nach eigenen Angaben zu 100 Prozent DSGVO-konform.
CXApp
Diverse Connected-Workplace-Funktionen laufen in der mobilen Anwendung von CXApp zusammen. Dazu gehören zum Beispiel:
Desk-Booking-Funktionen inklusive Hot Desking und Hoteling,
interaktive Verfügbarkeits-Maps,
Navigationshilfen für Mitarbeiter sowie
Accessibility-Funktionen.
In Sachen Arbeitsplatzbuchung ermöglicht diese Lösung auch, nach Kriterien wie Beleuchtung, Ausstattung oder Zugänglichkeit zu filtern. Darüber hinaus stehen über CXApp erweiterte Booking-Regeln zur Verfügung, um die Bürokapazitäten besser managen zu können.
Envoy Desks
Im Rahmen seiner umfassenden Workplace-Plattform bietet Envoy mit Desks auch eine Möglichkeit, Arbeitsplätze und -räume zu buchen – sowohl über den Hot-Desking- als auch den Hoteling-Ansatz. Dabei können Mitarbeiter über sogenannte “Team Neigbourhoods” räumlich näher zusammengebracht werden.
Zu den weiteren Funktionen des Desk-Booking-Tools gehören zum Beispiel:
interaktive Workspace-Karten und
Analysedaten zur Nutzung respektive Auslastung der Arbeitsplätze.
Die Software ist mit Envoys Applikationen für Visitor- und Multitenant-Management integrierbar.
Eptura Workplace
Eptura ist im Jahr 2022 aus dem Zusammenschluss von Condeco (Desk Booking Software) und iOffice + SpaceIQ (Asset- und Facility Management Software) entstanden. Die Desk-Booking-Applikation von Eptura ist Teil einer Tool-Suite, die aus sechs verschiedenen Workplace-Experience- und Asset-Management-Tools besteht.
Sie ermöglicht den Anwendern, Arbeitsplätze über mobile und web-basierte Anwendungen oder über Microsoft Outlook zu buchen. Dieses Arbeitsplatzbuchungssystem ermöglicht etwa:
Schreibtische und Konferenzräume zu buchen,
Support bei der Arbeitsplatznavigation,
Standortsuche für Mitarbeiter sowie
die Integration mit Microsoft 365.
Fischer & Kerrn Concierge Booking
Auch im Fall von Fischer & Kerrn sind Desk-Booking-Funktionalitäten Teil einer umfassenderen Software-Suite für Meeting- und Visitor Management. Arbeitsplätze können dabei über eine mobile App oder auch direkt über den Kalender von Microsoft Outlook gebucht werden. Die Software von Fischer & Kerrn bietet außerdem auch Support für Sensor-Lösungen zur Anwesenheitserkennung (die das Unternehmen ebenfalls vertreibt).
Zu den Features dieser Softwarelösung gehören zum Beispiel:
visuelle Etagenpläne,
Arbeitsplatzzuweisung für bestimmte Teams oder Abteilungen,
Filtermöglichkeiten, die auch Ruhezonen, Kolleegen oder Hot Desks beinhalten oder
Statistiken zur Nutzung der Büroflächen.
Flowscape Desk Management
Die Desk-Management-Lösung von Flowscape rückt Benutzerfreundlichkeit in den Fokus und richtet sich sowohl an Unternehmen mit Hybrid-Work-Ansatz als auch an solche mit traditioneller Office-Struktur.
Mit dem Desk-Management-Tool von Flowscape können Anwender zum Beispiel:
Schreibtische für sich und im Namen von Kollegen buchen (sowohl Hot Desking als auch Hoteling werden unterstützt),
Arbeitsplätze nach Equipment filtern,
Team-“Zonen” erstellen,
Kollegen suchen und finden,
Reinigungs-Services anfordern,
Tracing-Reports generieren oder
Nutzungsstatistiken erfassen.
Darüber hinaus unterstützt das Desk Booking Tool auch Hardware wie Raumbeleuchtung oder Anwendenheits-Sensoren. Die Flowscape-Plattform ermöglicht es zudem auch, Visitor Management sowie Meeting-Räume und Parkplätze zu buchen.
FM:Systems Desk Booking & Reservation
Dieser Anbieter bietet eine ganze Reihe von Tools im Bereich Facility Management und eine Softwarelösung für hybride Arbeitsplätze. Diese beinhaltet Module für Hoteling, Raumplanung und Desk Booking und umfasst sowohl interaktive Planungsmöglichkeiten als auch konfigurierbare Business Rules.
Zu den weiteren Funktionen dieser Desk Booking Software gehören:
eine mobile Buchungs-App (Android und iOS),
ein QR-Code-Leser für Check-Ins und
On-the-Fly-Reservierungen.
Arbeitsplatzbuchungen können dabei bis zu sechs Monate im Voraus gesetzt werden. Die Lösung von FM:Systems bietet Integrationsmöglichkeiten für Microsoft Outlook sowie Cisco Webex und TMS.
Joan
Der britische Anbieter Joan hat verschiedene Lösungen im Portfolio. Dazu gehören Lösungen für Visitor Management und Room Booking – aber auch eine Software, um Schreibtische und sonstige Unternehmens-Assets zu buchen.
“Desk Booking & Asset Reservation” ermöglicht den Nutzern:
Schreibtische zu buchen,
Parkplätze zu reservieren sowie
mit Devices zu planen.
Sämtliche Aktivitäten laufen wahlweise über eine mobile oder eine Desktop-App. Die Desk Sharing Software von Joan bietet davon abgesehen auch Integrationsmöglichkeiten für diverse Kalender-Apps und Hardware. Für Microsoft- und Google-Apps gibt es auch Single-Sign-On-Support.
Logitech Raumbuchung
Der schwedische Softwareanbieter Meetio wurde 2021 vom Peripherie-Spezialisten Logitech übernommen. Die Meetio Software-Suite wurde danach inklusive aller Services und Funktionen in das Logitech-Portfolio integriert. Das Ergebnis nennt sich “Logitech Raumbuchung” und steht Kunden, die die Device-Management-Software “Sync” nutzen, derzeit in einer Beta-Version zu Testzwecken zur Verfügung. Das finale Produkt soll demnächst erhältlich sein und ist nicht nur Software- sondern auch Hardware-seitig stark in das Logitech-Ökosystem eingebunden.
Logitech verspricht neben den gewohnten Buchungsfunktionen unter anderem folgende Funktionen:
Integrationsmöglichkeit für Google- und Office-365-Kalender,
automatisierte Check-Ins,
einheitliches Software-, Firmware- und Device Management,
Statistiken zur Raumnutzung.
Microsoft Places
Bereits Microsoft Teams bietet im Rahmen des “Teams Pro Management”-Portals grundlegende Desk-Booking-Funktionen. Mit Places hat Microsoft jedoch auch eine neue – stark auf künstliche Intelligenz respektive Copilot ausgerichtete – App im Programm, die sich derzeit noch in der – immerhin Public – Preview befindet.
Places soll sich künftig nahtlos in das 365-Universum einfügen und erweiterte Buchungs-Features zum Beispiel in Teams und Outlook realisieren. Microsoft verspricht mit der Anwendung eine umfassende Hybrid-Work-Lösung, mit der die Anwender unter anderem:
Räume, Arbeitsplätze und sonstige Ressourcen buchen können,
Team-Workflows aufsetzen und (hybride) Meetings koordinieren können,
Vorschläge von Copilot zu ihrer Planung einholen oder dem KI-Assistenten gleich ganz diesen Task überlassen können.
Darüber hinaus soll Places Unternehmen mit reichhaltigen Statistiken zur Auslastung ihrer Räumlichkeiten dabei unterstützen, Kosten zu reduzieren und das Workplace Engagement zu optimieren.
Nspace
Der US-Anbieter Nspace bietet mehrere Softwarelösungen im Bereich Hybrid Work an – darunter auch eine Mobile App (iOS und Android), die Desk Booking, Raumreservierung, Anwesenheitsplanung und Besuchermanagement kombiniert.
Zu den wesentlichen Funktionen der Hybrid-Work-App gehören:
Arbeitsplatzbuchung über benutzerfreundliche Karten,
Filterfunktionen für das Equipment in Meeting-Räumen, beispielsweise mit Blick auf hybride Konferenzen,
die Möglichkeit auch externe Meeting-Teilnehmer per Link einzubinden,
Check-In-Alerts und Visitor Access Control.
Officely
Das Desk Booking Tool von Officely steht wahlweise als Add-In für Slack oder Microsoft Teams zur Verfügung. Ein praktisches Feature dieser integrativen Lösung: Um den Anwendern die Entscheidung zu erleichtern, wann es sich lohnt ins Büro kommen, postet Officely in einem Slack- oder Teams-Kanal, wer anwesend ist.
Darüber hinaus bietet die Software unter anderem folgende Funktionen:
Arbeitsplatzbuchung,
Kapazitätsmanagement,
Contact Tracing,
Team Scheduling sowie
Statistiken und Analysen zur Office-Nutzung.
OfficeSpace
Der US-Softwareanbieter OfficeSpace hat diverse Workplace-Management-Lösungen im Angebot – darunter auch eine Desk Booking Software, die als Desktop- und Mobile App verfügbar ist und auch in Microsoft Teams sowie Slack integriert werden kann.
Davon abgesehen können Anwender mit dieser Desk Sharing App:
Arbeitsplätze anhand bestimmter Kriterien filtern und im Hot-Desking- oder Hoteling-Verfahren buchen,
automatisiert und “touchless” ein- und auschecken,
Räume in verschiedene Team-Zonen mit unterschiedlichen Berechtigungen einteilen und
auf diverse Analysefunktionen zurückgreifen.
FlexEZ
Mit diesem Workspace-Management-System verspricht der in Hong Kong ansässige Anbieter Oomnis das “ultimative Tool für hybride Teams”. Es ist sowohl mit Microsoft 365 als auch Google Workspace kompatibel.
Über die FlexEZ-Webanwendung können Benutzer:
nicht nur Schreibtische, sondern diverse Office-Ressourcen suchen, filtern und reservieren,
team- und ressourcenübergreifende Booking-Richtlinien einziehen,
Advanced-Analytics-Funktionen nutzen, um Nutzung und Trends zu erfassen sowie
bei Bedarf auch smarte IoT-Infrastrukturen einbinden.
Poppulo Workplace Mobile App
Der Softwareanbieter Poppulo bietet mit seiner “Harmony Platform” eine umfassende Lösung für Employee-, Customer- und Workplace Experience. Eine Komponente ist dabei die “Workplace Mobile App”, die mit Microsoft 365 integriert.
Zu den Funktionen der Software gehören unter anderem:
Desk- und Room Booking,
Navigations-Features für Angestellte,
die Option, Hardware wie Kiosk-Displays einzubinden,
die Arbeitsplatznutzung zu tracken und
diese mit Hilfe entsprechender Reportings zu analysieren.
Robin
Die Workplace-Experience-Plattform Robin umfasst Space Management, Konferenzraumplanung – und Desk Booking. Der Anbieter vermarktet seine Softwarelösung dabei als “einzige Plattform, die In-Person-Collaboration misst”.
Auf der Feature-Liste stehen bei Robin unter anderem:
interaktive Drag-and-Drop-Karten,
diverse Integrationsmöglichkeiten mit weiteren Tools wie Outlook, Teams, Google Calendar, Slack oder Zoom,
Arbeitsplatzbuchung im Hot-Desking- oder Hoteling-Verfahren,
Navigationshilfen für Büroumgebungen,
diverse Suchmöglichkeiten inklusive Filteroptionen und Contact Tracing sowie
umfassende, datengetriebene Insights.
Roomzilla
Das Workplace-Management-System von Roomzilla legt seinen Fokus auf eine simple Benutzerführung und verspricht sämtliche Buchungs-, Reservierungs- und Planungsbedürfnisse in Zusammenhang mit (hybriden) Büroumgebungen abzudecken. Die Softwarelösung soll dabei auf sämtlichen Devices laufen und ist darüber hinaus auch in die Kalender von Google und Microsoft integrierbar.
Zu den weiteren Funktionen gehören unter anderem:
Schreibtische, Devices, Equipment und Meeting-Räume buchen,
interaktive Office-Maps,
automatisierte Check-Ins und
Schnellreservierungen per QR-Code.
ServiceNow Workplace Service Delivery
Softwareriese ServiceNow hat ebenfalls eine Arbeitsplatz-Management-Plattform in petto. Diese enthält auch einige Booking-Funktionen, zum Beispiel für:
Arbeitsplätze,
Meeting-Räume,
Parkplätze,
Equipment oder
Services wie Catering.
Die ServiceNow-Plattform enthält darüber hinaus viele weitere Funktionen, etwa in den Bereichen Asset Management sowie Reporting und Analytics.
Skedda
Auch Skedda bietet eine umfassende Workplace-Management-Plattform, die umfassende Desk-Sharing-, beziehungsweise Desk-Booking-Funktionalitäten beinhaltet. Der Anbieter bewirbt seine Software dabei selbstbewusst als “das meist empfohlene Desk-Booking-System für Hybrid Work”. Die Plattform richtet sich dabei nicht nur an Unternehmen, sondern beispielsweise auch an wissenschaftliche Einrichtungen und ist mit diversen anderen Tools wie Microsoft Teams oder Slack integrierbar.
Zu den wesentlichen Funktionen von Skedda gehören beispielsweise:
Arbeitsplatzbuchung und -reservierung,
interaktive Karten inklusive Navigationshilfen,
Support für Single Sign-On,
Daten-Insights zur Office-Nutzung und
Möglichkeiten zur Automatisierung.
Smarten Spaces Jumpree Pro
Das Workforce-Management-System von Smarten Spaces spielt die KI-Karte und verspricht “sämtliche Workplace-Sorgen vergessen zu machen”. In der Praxis sollen das jedoch nicht nur KI-basierte Planungsvorschläge realisieren, sondern auch folgende Features:
Arbeitsplatzbuchung,
Navigationshilfen und Suchfunktionen,
Contact Tracing,
sensorbasierte Anwesenheitserfassung sowie
umfassende Analyseoptionen.
Darüber hinaus bietet die Software von Smarten Spaces auch Funktionen für Asset- und Visitor Management, eine Service-Request-Funktion und ist mit Microsoft Teams integrierbar.
Space Connect
Der britische Softwareanbieter Space Connect bietet verschiedene Lösungen an – die günstigste davon im Bereich Desk Management. Die Software ist als mobile App verfügbar und lässt sich in Microsoft 365 und Google Workspace integrieren.
Sie ermöglicht den Anwendern unter anderem:
Arbeitsplätze zu buchen und zu managen,
automatisierte Check-In-Vorgänge über Docking-Stationen oder Sensoren,
Navigationshilfen für Büroumgebungen sowie
Daten zur Büronutzung.
Tribeloo
Bei Tribeloo handelt es sich um eine Cloud-basierte Desk-Management- beziehungsweise Desk-Sharing-Plattform, die mittlerweile ebenfalls über KI-Funktionen verfügt – beispielsweise, um Mitarbeitern automatisiert einen Schreibtisch zuzuweisen.
Die Web-basierte Lösung ist mit Outlook und Google Calendar integrierbar und ermöglicht unter anderem:
Arbeitsplätze zu buchen,
Devices zu reservieren,
interaktive Karten zu nutzen,
Contact Tracing,
Analytics-Funktionen,
Problemmanagement sowie
diverse Hardware zu integrieren, beispielsweise Displays, Sensoren, Tablets oder NFC-Tags.
Yarooms
Die Desk Booking Software von Yarooms ist ebenfalls lediglich eine Komponente einer umfassenderen Workplace-Management-Plattform, die unter anderem auch Meetingraum-Planung und Besuchermanagement abdeckt. Die Software steht über ein Web Interface oder als Mobile App zur Verfügung und lässt sich zudem in Outlook, iCal oder auch Microsoft Teams integrieren.
In Sachen Desk Sharing bietet die Lösung von Yarooms zum Beispiel folgende Funktionen:
Arbeitsplätze anhand verschiedener Kriterien wie Equipment suchen, finden und buchen,
Support für Hot Desking, Hoteling sowie feste Platzzuordnungen,
interaktive Karten für Büroumgebungen inklusive Optionen für Arbeitssicherheits- und Compliance Management,
umfassende Einblicke auf Datenbasis zur Büronutzung.
Zoom Workspace-Reservierung
Unternehmen mit Zoom-Abo steht auch das Desk Sharing Tool “Workspace-Reservierung” zur Verfügung. Die Software ermöglicht Anwendern per Browser oder App:
Arbeitsplätze über interaktive Karten zu reservieren,
per QR-Code einzuchecken,
KI-basierte Buchungsvorschläge einzuholen,
Nutzungsstatistiken einzusehen sowie
Hardware-Devices einzubinden.
5 Fragen vor dem Desk-Sharing-Invest
Bevor Sie in eine Desk-Booking-, Desk-Sharing, Workplace-Management- oder wie auch immer benannte Software investieren, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
Welche Funktionen brauchen Sie, respektive Ihre Mitarbeiter wirklich? Halten Sie Rücksprache mit den einzelnen Abteilungen und erstellen Sie Feature-Listen, um nicht für unnötige Funktionen zu bezahlen.
Welche Tools setzen Sie bereits ein? Eventuell haben Sie beispielsweise schon eine Facility-Management-Lösung im Einsatz, die die benötigten Funktionen bereitstellen kann.
Realisiert das Tool Ihrer Wahl eine gute User Experience? Systeme, die den Mitarbeitern mehr Probleme bereiten, statt sie zu lösen, können sich negativ auf die (Office-)Nutzung auswirken.
Haben Sie den Security-Aspekt bei Ihrer Wahl ausreichend berücksichtigt? Verschlüsselung, Datenschutz und Compliance sowie SSO-Integration sind Features, auf die Sie Wert legen sollten.
Haben Sie die Produktreife, beziehungsweise die Expertise des Anbieters ausreichend unter die Lupe genommen? Ausgereiftere Produkte verfügen unter Umständen über einen größeren Funktionsumfang, erfahrene Anbieter im Regelfall über die nötige Expertise.
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