Eine gut geplante Urlaubsübergabe ist ein Garant für eine stressfreie(re) Zeit – während und auch nach dem Urlaub.panophotography | shutterstock.com Wenn bei der Übergabe an Kollegen Wissenslücken bestehen bleiben, wird es für die Nicht-Urlauber ungemütlich (und spätestens im Nachgang auch für die Urlauber). In diesem Fall müssen die Kollegen dann viel Zeit und Mühe investieren, um teils simple Aufgaben zu bearbeiten. Woran Urlaubsübergaben scheitern Laut einer aktuellen Umfrage des Softwareanbieters Lucid unter mehr als 2.000 Wissensarbeitenden verbringen 86 Prozent der Befragten bis zu zwei Stunden täglich damit, nach Prozessdokumentationen oder projektbezogenen Infos zu suchen. Mehr als ein Drittel findet dabei wichtige Unterlagen entweder gar nicht oder weiß nicht, wo diese abgelegt sind. Oft liegt das allerdings nicht an mangelnder Team-Kommunikation, sondern an unklaren Strukturen am Arbeitsplatz. Das kann nicht nur zu Stress führen, sondern auch dem Geschäftserfolg schaden: 35 Prozent halten Informationssilos für eine der größten Effizienzhürden in Unternehmen. Das eigene Wissen zu dokumentieren und mit anderen zu teilen, spart allen Beteilgten Zeit und Nerven – besonders in der Urlaubszeit. Denn zu den größten Hürden bei der Informationssuche zählen neben der generell schlechten Auffindbarkeit vor allem auch unzuverlässige Daten (21 Prozent) sowie fehlende Zugänge zu den richtigen Systemen (18 Prozent). Das sorgt verständlicherweise für Frust und bremst Arbeitsprozesse aus. Hinzu kommt: 76 Prozent der Umfrageteilnehmer berichten davon, Projektziele gelegentlich aufgrund von Kommunikationsproblemen nicht erfüllen zu können oder Fristen zu verpassen. Gerade in der Urlaubszeit kann sich das noch zuspitzen. Drei Punkte sind daher mit Blick auf Urlaubsübergaben entscheidend: einen aktuellen Überblick zu Projekten zu geben, Zugang zu Materialien zur Verfügung zu stellen, und Verantwortlichkeiten zu klären – damit die Vertretung auch bei längerer Abwesenheit Entscheidungen treffen oder sich mit den zuständigen Personen abstimmen kann. Um gut vorbereitet in den wohlverdienten Urlaub zu starten, hilft die nachfolgende Checkliste für Urlaubsübergaben. Urlaubsübergabe – die Checkliste Was steht an? ● alle laufenden Projekte auflisten; ● Projektstatus in ein bis zwei Sätzen (schriftlich) erfassen; ● Konkrete To-Dos auflisten; Wo ist was? ● Infos zu offenen Aufgaben bündeln (Links, Dokumente, Fristen); ● Tool- und Systemzugänge für die Vertretung testen; ● Ablageorte dokumentieren; ● falls nötig Zugangsdaten (sicher!) teilen; Wer macht was? ● Vertretung(en) benennen; ● Aufgaben direkt zuweisen; ● Deadlines und Prioritäten klar kommunizieren; ● Ansprechpartner für Rückfragen identifizieren; Wie wird’s klar? ● Übergabe-Call anberaumen oder alternativ ein kurzes Video aufnehmen; ● Mit Tools visualisieren (etwa mit einem virtuellen Whiteboard oder einem Kanban-Board); ● Prüfen, ob es noch ungeklärte Aspekte gibt; Letzter Check ● Abwesenheit in Kalender und Mail eingetragen?; ● Team informiert, wer wann zuständig ist?; ● Übergabe an Vertretung erfolgt und bestätigt?; Sie wollen weitere interessante Beiträge zu diversen Themen aus der IT-Welt lesen? Unsere kostenlosen Newsletter liefern Ihnen alles, was IT-Profis wissen sollten – direkt in Ihre Inbox!
So geht Urlaubsübergabe
Eine gut geplante Urlaubsübergabe ist ein Garant für eine stressfreie(re) Zeit – während und auch nach dem Urlaub.panophotography | shutterstock.com Wenn bei der Übergabe an Kollegen Wissenslücken bestehen bleiben, wird es für die Nicht-Urlauber ungemütlich (und spätestens im Nachgang auch für die Urlauber). In diesem Fall müssen die Kollegen dann viel Zeit und Mühe investieren, um teils simple Aufgaben zu bearbeiten. Woran Urlaubsübergaben scheitern Laut einer aktuellen Umfrage des Softwareanbieters Lucid unter mehr als 2.000 Wissensarbeitenden verbringen 86 Prozent der Befragten bis zu zwei Stunden täglich damit, nach Prozessdokumentationen oder projektbezogenen Infos zu suchen. Mehr als ein Drittel findet dabei wichtige Unterlagen entweder gar nicht oder weiß nicht, wo diese abgelegt sind. Oft liegt das allerdings nicht an mangelnder Team-Kommunikation, sondern an unklaren Strukturen am Arbeitsplatz. Das kann nicht nur zu Stress führen, sondern auch dem Geschäftserfolg schaden: 35 Prozent halten Informationssilos für eine der größten Effizienzhürden in Unternehmen. Das eigene Wissen zu dokumentieren und mit anderen zu teilen, spart allen Beteilgten Zeit und Nerven – besonders in der Urlaubszeit. Denn zu den größten Hürden bei der Informationssuche zählen neben der generell schlechten Auffindbarkeit vor allem auch unzuverlässige Daten (21 Prozent) sowie fehlende Zugänge zu den richtigen Systemen (18 Prozent). Das sorgt verständlicherweise für Frust und bremst Arbeitsprozesse aus. Hinzu kommt: 76 Prozent der Umfrageteilnehmer berichten davon, Projektziele gelegentlich aufgrund von Kommunikationsproblemen nicht erfüllen zu können oder Fristen zu verpassen. Gerade in der Urlaubszeit kann sich das noch zuspitzen. Drei Punkte sind daher mit Blick auf Urlaubsübergaben entscheidend: einen aktuellen Überblick zu Projekten zu geben, Zugang zu Materialien zur Verfügung zu stellen, und Verantwortlichkeiten zu klären – damit die Vertretung auch bei längerer Abwesenheit Entscheidungen treffen oder sich mit den zuständigen Personen abstimmen kann. Um gut vorbereitet in den wohlverdienten Urlaub zu starten, hilft die nachfolgende Checkliste für Urlaubsübergaben. Urlaubsübergabe – die Checkliste Was steht an? ● alle laufenden Projekte auflisten; ● Projektstatus in ein bis zwei Sätzen (schriftlich) erfassen; ● Konkrete To-Dos auflisten; Wo ist was? ● Infos zu offenen Aufgaben bündeln (Links, Dokumente, Fristen); ● Tool- und Systemzugänge für die Vertretung testen; ● Ablageorte dokumentieren; ● falls nötig Zugangsdaten (sicher!) teilen; Wer macht was? ● Vertretung(en) benennen; ● Aufgaben direkt zuweisen; ● Deadlines und Prioritäten klar kommunizieren; ● Ansprechpartner für Rückfragen identifizieren; Wie wird’s klar? ● Übergabe-Call anberaumen oder alternativ ein kurzes Video aufnehmen; ● Mit Tools visualisieren (etwa mit einem virtuellen Whiteboard oder einem Kanban-Board); ● Prüfen, ob es noch ungeklärte Aspekte gibt; Letzter Check ● Abwesenheit in Kalender und Mail eingetragen?; ● Team informiert, wer wann zuständig ist?; ● Übergabe an Vertretung erfolgt und bestätigt?; Sie wollen weitere interessante Beiträge zu diversen Themen aus der IT-Welt lesen? Unsere kostenlosen Newsletter liefern Ihnen alles, was IT-Profis wissen sollten – direkt in Ihre Inbox!
So geht Urlaubsübergabe Eine gut geplante Urlaubsübergabe ist ein Garant für eine stressfreie(re) Zeit – während und auch nach dem Urlaub.panophotography | shutterstock.com Wenn bei der Übergabe an Kollegen Wissenslücken bestehen bleiben, wird es für die Nicht-Urlauber ungemütlich (und spätestens im Nachgang auch für die Urlauber). In diesem Fall müssen die Kollegen dann viel Zeit und Mühe investieren, um teils simple Aufgaben zu bearbeiten. Woran Urlaubsübergaben scheitern Laut einer aktuellen Umfrage des Softwareanbieters Lucid unter mehr als 2.000 Wissensarbeitenden verbringen 86 Prozent der Befragten bis zu zwei Stunden täglich damit, nach Prozessdokumentationen oder projektbezogenen Infos zu suchen. Mehr als ein Drittel findet dabei wichtige Unterlagen entweder gar nicht oder weiß nicht, wo diese abgelegt sind. Oft liegt das allerdings nicht an mangelnder Team-Kommunikation, sondern an unklaren Strukturen am Arbeitsplatz. Das kann nicht nur zu Stress führen, sondern auch dem Geschäftserfolg schaden: 35 Prozent halten Informationssilos für eine der größten Effizienzhürden in Unternehmen. Das eigene Wissen zu dokumentieren und mit anderen zu teilen, spart allen Beteilgten Zeit und Nerven – besonders in der Urlaubszeit. Denn zu den größten Hürden bei der Informationssuche zählen neben der generell schlechten Auffindbarkeit vor allem auch unzuverlässige Daten (21 Prozent) sowie fehlende Zugänge zu den richtigen Systemen (18 Prozent). Das sorgt verständlicherweise für Frust und bremst Arbeitsprozesse aus. Hinzu kommt: 76 Prozent der Umfrageteilnehmer berichten davon, Projektziele gelegentlich aufgrund von Kommunikationsproblemen nicht erfüllen zu können oder Fristen zu verpassen. Gerade in der Urlaubszeit kann sich das noch zuspitzen. Drei Punkte sind daher mit Blick auf Urlaubsübergaben entscheidend: einen aktuellen Überblick zu Projekten zu geben, Zugang zu Materialien zur Verfügung zu stellen, und Verantwortlichkeiten zu klären – damit die Vertretung auch bei längerer Abwesenheit Entscheidungen treffen oder sich mit den zuständigen Personen abstimmen kann. Um gut vorbereitet in den wohlverdienten Urlaub zu starten, hilft die nachfolgende Checkliste für Urlaubsübergaben. Urlaubsübergabe – die Checkliste Was steht an? ● alle laufenden Projekte auflisten; ● Projektstatus in ein bis zwei Sätzen (schriftlich) erfassen; ● Konkrete To-Dos auflisten; Wo ist was? ● Infos zu offenen Aufgaben bündeln (Links, Dokumente, Fristen); ● Tool- und Systemzugänge für die Vertretung testen; ● Ablageorte dokumentieren; ● falls nötig Zugangsdaten (sicher!) teilen; Wer macht was? ● Vertretung(en) benennen; ● Aufgaben direkt zuweisen; ● Deadlines und Prioritäten klar kommunizieren; ● Ansprechpartner für Rückfragen identifizieren; Wie wird’s klar? ● Übergabe-Call anberaumen oder alternativ ein kurzes Video aufnehmen; ● Mit Tools visualisieren (etwa mit einem virtuellen Whiteboard oder einem Kanban-Board); ● Prüfen, ob es noch ungeklärte Aspekte gibt; Letzter Check ● Abwesenheit in Kalender und Mail eingetragen?; ● Team informiert, wer wann zuständig ist?; ● Übergabe an Vertretung erfolgt und bestätigt?; Sie wollen weitere interessante Beiträge zu diversen Themen aus der IT-Welt lesen? Unsere kostenlosen Newsletter liefern Ihnen alles, was IT-Profis wissen sollten – direkt in Ihre Inbox!