Google hat sein Productivity- und Collaboration-Softwarepaket Workspace über die Jahre zielgerichtet erweitert – auch mit (generativer) KI.IB Photography / Shutterstock Mitte der 2000er Jahre hat Google mit seiner heute als Workspace bekannten Produktivitäts-Suite den Weg für Cloud-basierte Office-Anwendungen geebnet. In Zeiten, in denen Office-Applikationen in erster Linie als Standalone-Software verkauft wurde, setzte der Suchmaschinenriese auf ein völlig neues Modell: Cloud-basierte Softwareabonnements. Der durchschlagende Erfolg dieses wesentlich flexibleren Ansatzes veranlasste schließlich auch Microsoft und andere Anbieter dazu, auf Abomodelle und Web-Apps umzuschwenken. In diesem Beitrag lesen Sie: wie sich Workspace über die Jahre entwickelt hat und was die Produktivitäts-Suite beinhaltet, welche Preispläne aktuell für das Software-Bundle verfügbar sind, wie es um die KI-Funktionalitäten und Add-ons für Workspace steht, wie sich Googles Suite von Microsoft 365 unterscheidet, und wie sich der Umstieg von M365 auf Google Workspace gestaltet. Von G Suite zu Workspace Obwohl viele Business-Anwender Workspace immer noch „G Suite“ nennen, ist diese Nomenklatur schon länger passé: Sie wurde bereits im Jahr 2020 von der Marke Workspace abgelöst. Das war allerdings nicht die erste Namensänderung für Googles Business-App-Suite, deren Wurzeln bis 2006 zurückreichen: Damals war „Google Apps for Your Domain“ die erste Version der Software-Suite. Sie war kostenlos nutzbar, finanzierte sich durch Werbung und beinhaltete neben Gmail und Google Kalender auch Page Creator (später Sites) sowie die Instant-Messaging-App Google Talk. Ab 2007 bot Google dann erstmals einen kostenpflichtigen Abo-Service für Unternehmen an. Dieser wurde zunächst „Google Apps Premier“ genannt, bevor er erst in „Google Apps for Business“ und anschließend „Google Apps for Work“ umfirmiert wurde. Im Jahr 2016 führte der Suchmaschinenkonzern schließlich mit großem Tamtam die neue Marke „G Suite“ ein – nur um das Produktivitäts-Bundle weitere vier Jahre schließlich Workspace zu nennen. Googles Cloud-basierte Software-Suite für Produktivität und Zusammenarbeit enthält (je nach gewähltem Preisplan) unterschiedliche Komponenten. Dennoch sind einige Applikationen, die die wichtigsten Business-Anwendungsfälle abdecken, in nahezu allen Workspace-Varianten enthalten. Dazu gehören Anwendungen für: E-Mail (Gmail), Dokumentenbearbeitung (Docs), Tabellenkalkulation (Sheets), Präsentationen (Slides), Videokonferenzen (Meet), Team-Messaging (Chat) sowie Terminplanung (Calendar). Der Zugriff auf Workspace-Apps erfolgt über einen Browser oder eine mobile App. Native Desktop-Apps gibt es – mit Ausnahme von Google Drive – nicht. Es ist jedoch möglich, auch ohne Internetverbindung auf Dateien zuzugreifen und diese zu speichern (insofern der Offline-Zugriff für Drive aktiviert ist). Auch Docs-, Sheets- und Slides-Dateien können die Benutzer offline über den Chrome-Browser bearbeiten. Bekanntermaßen stehen viele der Apps, die in Workspace enthalten sind, auch als kostenlose Consumer-Versionen zur Verfügung. Der Unterschied zu den kostenpflichtigen Abos für Unternehmen liegen in erster Linie in: zusätzlichen Funktionen und Enterprise-Diensten, höheren Storage-Kapazitäten, sowie gemeinsam nutzbarem Speicher. Google bietet außerdem eine Reihe von Security-, Management- und Analytics-Tools für IT-Administratoren an. Dazu gehören unter anderem Device-Management- und Data-Retention-Tools sowie Analyselösungen, die erfassen, wie die Mitarbeiter Workspace benutzen. Google Workspace – Varianten & Preise Google Workspace steht für Unternehmen in diversen Preisplänen zur Verfügung – für kleinere, mittelgroße und Enterprise-Teams. Dabei bietet Google diverse Services wahlweise als Monats- oder Jahresabonnement an. Der grundlegende Unterschied: Ein Monatsabonnement bietet Unternehmen die Möglichkeit, die Anzahl der Nutzer flexibel auf Monatsbasis anpassen zu können. Das ist für Firmen interessant, die diesbezüglich mit größeren Schwankungen kalkulieren oder auf kurzfristige Verpflichtungen reagieren müssen. Die Flexibilität hat jedoch ihren Preis, eine Abrechnung auf Monatsbasis bringt meist höhere Preise pro Nutzer mit sich. Umgekehrt erfordern Jahrespläne, sich für zwölf Monate zu verpflichten. Dafür sind die Preise pro Nutzer günstiger. Diese Option ermöglicht es, langfristig Kosten einzusparen und eignet sich am besten für Unternehmen mit einer stabilen Belegschaft und vorhersehbaren Anforderungen. Sämtliche Tarife von Google Workspace beinhalten eine kostenlose, 14-tägige Testphase. Die Google-Workspace-Varianten im Überblick: Individual Workspace Individual richtet sich an Einzelunternehmer und bietet Zugriff auf Apps wie Gmail, Drive, Kalender und Meet. Der Tarif umfasst 1 TB Speicherplatz und Funktionen wie Terminbuchung, Live-Streaming auf YouTube und benutzerdefinierte E-Mail-Layouts sowie Support. Benutzerdefinierte E-Mail-Adressen sind nicht enthalten. Die Preise beginnen bei 7,50 Euro pro Monat. Business Starter, Standard & Plus Die Business-Tarife von Google Workspace richten sich an kleine und mittlere Unternehmen mit Teams von bis zu 300 Nutzern. Um innerhalb der Workspace-Apps auf die KI-Funktionen von Gemini zugreifen zu können, ist mindestens der Business-Standard-Tarif erforderlich. Business Starter umfasst die wichtigsten Productivity- und Collaboration-Tools und beinhaltet benutzerdefinierte E-Mail-Adressen, Videokonferenzen und 30 GB Speicherplatz pro Nutzer. Die Preise beginnen bei 6,80 Euro pro Nutzer und Monat. Business Standard richtet sich an Unternehmen mit strengeren Compliance-Anforderungen und größerem Speicherbedarf. Dieser Tarif umfasst 2 TB Speicherplatz pro Nutzer und enthält erweiterte Funktionen, die mehr Kontrolle über die Nutzer ermöglichen. Die Preise beginnen bei 13,60 Euro pro Nutzer und Monat. Business Plus bietet mit 5 TB pro Nutzer noch mehr Speicherplatz sowie zusätzlich erweiterte Sicherheits- und Compliance-Funktionen. Zum Paket gehört unter anderem auch Google Vault (eDiscovery/Data Rentention). Die Preise starten bei 21,10 Euro pro Nutzer und Monat. Enterprise Standard & Plus Die Enterprise-Tarife von Google Workspace richten sich an große Unternehmen und weisen hinsichtlich der Nutzerzahl kein Limit auf. Jedem User stehen 5 TB Speicherplatz zur Verfügung, der sich bei Bedarf auch erweitern lässt. An Meet-Konferenzen können in diesen Tarifen bis zu 1.000 Personen teilnehmen. Darüber hinaus bieten die Enterprise-Tarife (im Vergleich zu den Business-Tarifen) einen deutlich erweiterten Katalog an Security- und Management-Tools– beispielsweise im Bereich Data Loss Prevention. Preisinformationen gibt es auf Anfrage direkt bei Google. Essentials Starter & Enterprise Essentials (Plus) Die Essentials-Workspace-Tarife verzichten auf Gmail – was sich auf (positiv) auf die Kosten auswirkt: Im Fall von Essentials Starter entfallen diese sogar komplett. Der kostenlose Service für Business-Kunden bietet bis zu 100 Nutzern Zugriff auf die wichtigsten Workspace-Apps. Allerdings gibt es nur spärliche Management-Optionen und diverse Beschränkungen. So ist die Teilnehmerzahl bei Meet-Videocalls auf drei Benutzer beschränkt. Enterprise Essentials und Enterprise Essentials Plus umfassen diverse Premium-App-Funktionen sowie Zugriff auf Sicherheits- und Verwaltungs-Tools für eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern. Der Essentials-Plus-Tarif bietet dabei mehr Speicherplatz pro Nutzer und eine größere Auswahl an Funktionen. Preisinformationen erhalten Interessenten direkt von Google. Frontline Starter & Standard Auch für Mitarbeiter m Außendienst bietet Google eigene Workspace-Tarife an. Beide enthalten die wichtigsten Workspace-Apps und Management-Tools, die auch in den Business-Editionen enthalten sind. Der Frontline-Standard-Tarif umfasst jedoch eine größere Auswahl und enthält auch Features wie DLP und eDiscovery. Auch die Preise für die Workspace-Frontline-Tarife gibt es nur auf Anfrage. Workspace für Nonprofits, Behörden & branchenspezifische Lösungen Qualifizierte gemeinnützige Organisationen können Google Workspace kostenlos nutzen – und müssen dabei im Vergleich zu den Business-Tarifen nur auf einige wenige Features verzichten. Workspace für Regierungsbehörden genügt anspruchsvollen Compliance- und Datenschutzstandards und bietet den Mitarbeitern eine Zero-Trust-Umgebung. Preise auf Anfrage. Zudem bietet Google auch spezielle, branchenspezifische Versionen seiner Enterprise-Pläne – zugeschnitten auf Unternehmen aus den Bereichen Gesundheitswesen, Einzelhandel, Fertigung, professionelle Dienstleistungen und Technologie. Preisinformationen für diese Tarife gibt es ebenfalls auf Anfrage. Add-ons für Workspace Für Workspace stehen zahlreiche Add-ons zur Verfügung, für die in den meisten Fällen (zusätzlich zu den Kosten für das Basisabonnement) eine monatliche Gebühr anfällt. Die Add-ons können den Funktionsumfang von Googles Software-Suite erheblich erweitern, aber auch die Kosten ordentlich treiben. Zu den Add-ons für Workspace gehören unter anderem: die No-Code-Lösung AppSheet, der mit Threat und Data Protection-Fähigkeiten ausgestattete Browser Chrome Enterprise Premium, der Business-Telefonie-Service Voice, das Data-Science- und Machine-Learning-Tool Colab, das Generative-AI-Tool Gemini (dazu gleich mehr). Google Workspace – KI-Funktionen Gemini basiert auf KI-Modellen von Google und wurde im August 2023 erstmals für Enterprise-Kunden verfügbar gemacht – damals noch unter der Bezeichnung „Duet AI“. Erst im Februar 2024 initiierte Google schließlich die Umbenennung zu Gemini. Nachdem für den Zugriff auf die KI-Funktionen zunächst noch ein separates Workspace-Abo nötig war, hat der Suchmaschinen-Gigant seinen KI-Assistenten inzwischen in sämtliche, kostenpflichtige Business- und Enterprise-Pläne integriert (und entsprechend seine Preise erhöht). Im Vergleich zu den Consumer-Versionen von Gemini besteht ein wesentlicher Unterschied darin, dass Google verspricht, die von Business- und Enterprise-Benutzern übermittelten Daten nicht dazu zu nutzen, um seine Produkte zu optimieren oder um KI-Modelle zu trainieren. Die Kernfunktionen von Gemini sind in allen Tarifen enthalten, allerdings bieten die Enterprise-Pläne erweiterte KI-Funktionen mit Fokus auf Security, Compliance und benutzerdefinierte Anpassungen. Dazu gehören etwa: erweiterte Datenanalysen und Business-Intelligence-Funktionen, Data Loss Prevention, E-Discovery- und Auditing-Features, optimierte Kontrollmöglichkeiten über Datenresidenz und -zugriff, oder die Möglichkeit, Gemini in weitere Unternehmenssysteme zu integrieren. Benutzer mit KI-Bedürfnissen, die darüber hinausgehen, stehen darüber hinaus weitere Möglichkeiten zur Verfügung: Gemini Advanced wurde für Benutzer entwickelt, die ein höheres Maß an Performance und komplexe Reasoning-Fähigkeiten benötigen. Im Vergleich zum „Standard-Gemini“ liefert die Advanced-Version tiefgängigere Analysen und generiert differenziertere Outputs. Gemini Advanced ist für komplexe Problemlösung, fortgeschrittene Programmierung, detaillierte Datenanalysen und Kreativarbeit konzipiert – und in den Tarifen Business Standard und Plus sowie Enterprise Standard und Plus enthalten. NotebookLM ist ein kostenloses, KI-gestütztes Recherche- und Schreib-Tool von Google, das Informationen aus mehreren Quellen zusammenfassen kann. Dazu kann die Software mit Dokumenten, Notizen und andere Ressourcen gefüttert werden, die dann zu einem „Notizbuch“ verarbeitet werden. Weil NotebookLM dabei den Kontext der Quellen erfasst, ist das KI-Tool dazu in der Lage, Fragen zu beantworten, Zusammenfassungen zu erstellen oder Brainstorming-Hilfestellung zu leisten. Die Premium-Version von NotebookLM – NotebookLM Plus – verzichtet auf die Nutzungsbeschränkungen der kostenlosen Version und ist in den Business- und Enterprise-Plänen enthalten. Darüber hinaus ist NotebookLM Plus auch Bestandteil des „Google AI Premium“-Abonnements, das (nach einer vierwöchigen Testphase) 21,99 Euro pro Monat kostet. Workspace vs. Microsoft 365 Vergleicht man die Google-Produktivitäts-Suite mit Microsoft 365 (M365), fällt in erster Linie auf, dass in Workspace nicht ganz so viele Apps verfügbar sind, wie bei dem Softwarepaket der Redmonder. „Google Workspace erreicht nicht die gleiche Funktionsvielfalt wie M365 – es bietet vielleicht 60 bis 70 Prozent“, konstatiert Forrester-Chefanalyst J.P. Gownder. Vielleicht liegt es auch daran, dass Microsoft nach wie vor der Marktführer ist, wenn es um Office-Software geht. Nichtsdestotrotz ist es Google gelungen, Workspace als ernstzunehmenden Konkurrenten zu M365 zu etablieren, wie auch Gartner-Chefanalyst Joe Mariano bestätigt: „Ich bin davon überzeugt, dass wir ein anhaltendes Marktwachstum für Workspace sehen werden. Auch wenn es sich nur schrittweise vollzieht, gewinnt die Google-Lösung mit jedem Jahr Marktanteile.“ Das demonstrieren auch Enterprise-Kunden wie Verizon, Airbus oder auch die Schwarz-Gruppe, die von der Microsoft- in die Google-Welt gewechselt sind. Ein entscheidender Faktor für das steigende Interesse von Unternehmen an Workspace sind laut Gartner-Mann Mariano die Kosten im Vergleich zu Microsoft 365: „In Gesprächen mit diversen IT-Führungskräften und CIOs habe ich immer wieder gehört, dass diese die Preissteigerungen bei Microsoft 365 als nicht tragbar empfinden. Das trägt dazu bei, dass diese Entscheider wesentlich intensiver als zuvor darüber nachdenken, auf Google Workspace umzusteigen.“ Das sei auch auf die Corona-Pandemie zurückzuführen, so Mariano: „Alle sind damals zu Microsoft gelaufen, weil sie nichts anderes hatten. Inzwischen hat sich der Staub gelegt und viele IT-Verantwortliche ziehen nun ihr Resümee und stellen die Entscheidungen der Vergangenheit auf den Prüfstand.“ Laut Forrester-Analyst Gownder zahlen sich mit Blick auf Workspace auch Googles Bemühungen um den Bildungsbereich allmählich aus: „Die Chancen stehen gut, dass jüngere Mitarbeiter, die Google Workspace bereits in der Schule genutzt haben, die Suite gegenüber Microsoft 365 bevorzugen.“ Andere Branchenbeobachter rechnen damit, dass Googles KI-Fokus künftig weitere Unternehmensnutzer anziehen wird – etwa Wayne Kurtzman, Research Vice President bei IDC: „Während einige Anbieter noch versuchen, Generative AI zu monetarisieren, revolutioniert Google mit Gemini den Markt. Das dürfte künftig dazu führen, dass mehr Benutzer für die Workspace-Plattform bezahlen.“ Von M365 auf Workspace umsteigen Unternehmen, die von Microsoft 365 auf Google Workspace umsteigen möchten, müssen ihre Nutzer migrieren. Um die Anwender dabei bestmöglich zu unterstützen, stellt der Konzern mit Google Workspace Migrate ein spezielles Tools zur Verfügung. Damit können IT-Administratoren große Content-Mengen in Workspace-Domains verschieben. Daten können dabei einfließen aus: Microsoft Exchange (2010, 2013, 2016 und 2019), Exchange Online, Microsoft SharePoint (2010, 2013 und 2016), SharePoint Online sowie Microsoft OneDrive for Business. Googles Migrations-Tool lässt sich auch dazu nutzen, um Daten von Box, Dateifreigabesystemen und anderen Workspace-Domänen zu migrieren. Das Werkzeug ist in den Business- und Enterprise-Tarifen von Workspace verfügbar. Darüber hinaus bietet Google auch noch einige weitere Tool-Optionen, die speziell für kleinere Migrationsvorhaben und spezifische Microsoft-Produkte gedacht sind. Dazu zählen: Google Workspace Migration for Microsoft Exchange (GWMME), Google Workspace Migration for Microsoft Outlook (GWMMO) sowie ein Dienst zur Datenmigration. Trotz dieser Hilfestellungen bleibt jedoch festzuhalten: Eine vollständige Migration von Microsoft 365 zu Google Workspace ist nichts für schwache Nerven – wie auch Forrester-Analyst Gownder bestätigt: „Es gibt dabei einfach eine ganze Menge Komplexität zu bewältigen.“ Eine große Herausforderung für Unternehmen bestehe etwa darin, dass es für manche Aspekte von Microsoft 365 keine klare Entsprechung in Google Workspace gebe: „Teams-Daten auf sinnvolle Art und Weise zu migrieren, ist wirklich schwierig. Und auch mit Blick auf Excel können Programmiersequenzen, Makros und andere Inhaltsansätze bei der Migration zu Sheets verlorengehen“, hält Gownder fest und empfiehlt: „Große Organisationen sollten bei einem Projekt diesen Ausmaßes auf externen Beratungspartner setzen.“ Sie wollen weitere interessante Beiträge zu diversen Themen aus der IT-Welt lesen? Unsere kostenlosen Newsletter liefern Ihnen alles, was IT-Profis wissen sollten – direkt in Ihre Inbox!
Google Workspace erklärt
Google hat sein Productivity- und Collaboration-Softwarepaket Workspace über die Jahre zielgerichtet erweitert – auch mit (generativer) KI.IB Photography / Shutterstock Mitte der 2000er Jahre hat Google mit seiner heute als Workspace bekannten Produktivitäts-Suite den Weg für Cloud-basierte Office-Anwendungen geebnet. In Zeiten, in denen Office-Applikationen in erster Linie als Standalone-Software verkauft wurde, setzte der Suchmaschinenriese auf ein völlig neues Modell: Cloud-basierte Softwareabonnements. Der durchschlagende Erfolg dieses wesentlich flexibleren Ansatzes veranlasste schließlich auch Microsoft und andere Anbieter dazu, auf Abomodelle und Web-Apps umzuschwenken. In diesem Beitrag lesen Sie: wie sich Workspace über die Jahre entwickelt hat und was die Produktivitäts-Suite beinhaltet, welche Preispläne aktuell für das Software-Bundle verfügbar sind, wie es um die KI-Funktionalitäten und Add-ons für Workspace steht, wie sich Googles Suite von Microsoft 365 unterscheidet, und wie sich der Umstieg von M365 auf Google Workspace gestaltet. Von G Suite zu Workspace Obwohl viele Business-Anwender Workspace immer noch „G Suite“ nennen, ist diese Nomenklatur schon länger passé: Sie wurde bereits im Jahr 2020 von der Marke Workspace abgelöst. Das war allerdings nicht die erste Namensänderung für Googles Business-App-Suite, deren Wurzeln bis 2006 zurückreichen: Damals war „Google Apps for Your Domain“ die erste Version der Software-Suite. Sie war kostenlos nutzbar, finanzierte sich durch Werbung und beinhaltete neben Gmail und Google Kalender auch Page Creator (später Sites) sowie die Instant-Messaging-App Google Talk. Ab 2007 bot Google dann erstmals einen kostenpflichtigen Abo-Service für Unternehmen an. Dieser wurde zunächst „Google Apps Premier“ genannt, bevor er erst in „Google Apps for Business“ und anschließend „Google Apps for Work“ umfirmiert wurde. Im Jahr 2016 führte der Suchmaschinenkonzern schließlich mit großem Tamtam die neue Marke „G Suite“ ein – nur um das Produktivitäts-Bundle weitere vier Jahre schließlich Workspace zu nennen. Googles Cloud-basierte Software-Suite für Produktivität und Zusammenarbeit enthält (je nach gewähltem Preisplan) unterschiedliche Komponenten. Dennoch sind einige Applikationen, die die wichtigsten Business-Anwendungsfälle abdecken, in nahezu allen Workspace-Varianten enthalten. Dazu gehören Anwendungen für: E-Mail (Gmail), Dokumentenbearbeitung (Docs), Tabellenkalkulation (Sheets), Präsentationen (Slides), Videokonferenzen (Meet), Team-Messaging (Chat) sowie Terminplanung (Calendar). Der Zugriff auf Workspace-Apps erfolgt über einen Browser oder eine mobile App. Native Desktop-Apps gibt es – mit Ausnahme von Google Drive – nicht. Es ist jedoch möglich, auch ohne Internetverbindung auf Dateien zuzugreifen und diese zu speichern (insofern der Offline-Zugriff für Drive aktiviert ist). Auch Docs-, Sheets- und Slides-Dateien können die Benutzer offline über den Chrome-Browser bearbeiten. Bekanntermaßen stehen viele der Apps, die in Workspace enthalten sind, auch als kostenlose Consumer-Versionen zur Verfügung. Der Unterschied zu den kostenpflichtigen Abos für Unternehmen liegen in erster Linie in: zusätzlichen Funktionen und Enterprise-Diensten, höheren Storage-Kapazitäten, sowie gemeinsam nutzbarem Speicher. Google bietet außerdem eine Reihe von Security-, Management- und Analytics-Tools für IT-Administratoren an. Dazu gehören unter anderem Device-Management- und Data-Retention-Tools sowie Analyselösungen, die erfassen, wie die Mitarbeiter Workspace benutzen. Google Workspace – Varianten & Preise Google Workspace steht für Unternehmen in diversen Preisplänen zur Verfügung – für kleinere, mittelgroße und Enterprise-Teams. Dabei bietet Google diverse Services wahlweise als Monats- oder Jahresabonnement an. Der grundlegende Unterschied: Ein Monatsabonnement bietet Unternehmen die Möglichkeit, die Anzahl der Nutzer flexibel auf Monatsbasis anpassen zu können. Das ist für Firmen interessant, die diesbezüglich mit größeren Schwankungen kalkulieren oder auf kurzfristige Verpflichtungen reagieren müssen. Die Flexibilität hat jedoch ihren Preis, eine Abrechnung auf Monatsbasis bringt meist höhere Preise pro Nutzer mit sich. Umgekehrt erfordern Jahrespläne, sich für zwölf Monate zu verpflichten. Dafür sind die Preise pro Nutzer günstiger. Diese Option ermöglicht es, langfristig Kosten einzusparen und eignet sich am besten für Unternehmen mit einer stabilen Belegschaft und vorhersehbaren Anforderungen. Sämtliche Tarife von Google Workspace beinhalten eine kostenlose, 14-tägige Testphase. Die Google-Workspace-Varianten im Überblick: Individual Workspace Individual richtet sich an Einzelunternehmer und bietet Zugriff auf Apps wie Gmail, Drive, Kalender und Meet. Der Tarif umfasst 1 TB Speicherplatz und Funktionen wie Terminbuchung, Live-Streaming auf YouTube und benutzerdefinierte E-Mail-Layouts sowie Support. Benutzerdefinierte E-Mail-Adressen sind nicht enthalten. Die Preise beginnen bei 7,50 Euro pro Monat. Business Starter, Standard & Plus Die Business-Tarife von Google Workspace richten sich an kleine und mittlere Unternehmen mit Teams von bis zu 300 Nutzern. Um innerhalb der Workspace-Apps auf die KI-Funktionen von Gemini zugreifen zu können, ist mindestens der Business-Standard-Tarif erforderlich. Business Starter umfasst die wichtigsten Productivity- und Collaboration-Tools und beinhaltet benutzerdefinierte E-Mail-Adressen, Videokonferenzen und 30 GB Speicherplatz pro Nutzer. Die Preise beginnen bei 6,80 Euro pro Nutzer und Monat. Business Standard richtet sich an Unternehmen mit strengeren Compliance-Anforderungen und größerem Speicherbedarf. Dieser Tarif umfasst 2 TB Speicherplatz pro Nutzer und enthält erweiterte Funktionen, die mehr Kontrolle über die Nutzer ermöglichen. Die Preise beginnen bei 13,60 Euro pro Nutzer und Monat. Business Plus bietet mit 5 TB pro Nutzer noch mehr Speicherplatz sowie zusätzlich erweiterte Sicherheits- und Compliance-Funktionen. Zum Paket gehört unter anderem auch Google Vault (eDiscovery/Data Rentention). Die Preise starten bei 21,10 Euro pro Nutzer und Monat. Enterprise Standard & Plus Die Enterprise-Tarife von Google Workspace richten sich an große Unternehmen und weisen hinsichtlich der Nutzerzahl kein Limit auf. Jedem User stehen 5 TB Speicherplatz zur Verfügung, der sich bei Bedarf auch erweitern lässt. An Meet-Konferenzen können in diesen Tarifen bis zu 1.000 Personen teilnehmen. Darüber hinaus bieten die Enterprise-Tarife (im Vergleich zu den Business-Tarifen) einen deutlich erweiterten Katalog an Security- und Management-Tools– beispielsweise im Bereich Data Loss Prevention. Preisinformationen gibt es auf Anfrage direkt bei Google. Essentials Starter & Enterprise Essentials (Plus) Die Essentials-Workspace-Tarife verzichten auf Gmail – was sich auf (positiv) auf die Kosten auswirkt: Im Fall von Essentials Starter entfallen diese sogar komplett. Der kostenlose Service für Business-Kunden bietet bis zu 100 Nutzern Zugriff auf die wichtigsten Workspace-Apps. Allerdings gibt es nur spärliche Management-Optionen und diverse Beschränkungen. So ist die Teilnehmerzahl bei Meet-Videocalls auf drei Benutzer beschränkt. Enterprise Essentials und Enterprise Essentials Plus umfassen diverse Premium-App-Funktionen sowie Zugriff auf Sicherheits- und Verwaltungs-Tools für eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern. Der Essentials-Plus-Tarif bietet dabei mehr Speicherplatz pro Nutzer und eine größere Auswahl an Funktionen. Preisinformationen erhalten Interessenten direkt von Google. Frontline Starter & Standard Auch für Mitarbeiter m Außendienst bietet Google eigene Workspace-Tarife an. Beide enthalten die wichtigsten Workspace-Apps und Management-Tools, die auch in den Business-Editionen enthalten sind. Der Frontline-Standard-Tarif umfasst jedoch eine größere Auswahl und enthält auch Features wie DLP und eDiscovery. Auch die Preise für die Workspace-Frontline-Tarife gibt es nur auf Anfrage. Workspace für Nonprofits, Behörden & branchenspezifische Lösungen Qualifizierte gemeinnützige Organisationen können Google Workspace kostenlos nutzen – und müssen dabei im Vergleich zu den Business-Tarifen nur auf einige wenige Features verzichten. Workspace für Regierungsbehörden genügt anspruchsvollen Compliance- und Datenschutzstandards und bietet den Mitarbeitern eine Zero-Trust-Umgebung. Preise auf Anfrage. Zudem bietet Google auch spezielle, branchenspezifische Versionen seiner Enterprise-Pläne – zugeschnitten auf Unternehmen aus den Bereichen Gesundheitswesen, Einzelhandel, Fertigung, professionelle Dienstleistungen und Technologie. Preisinformationen für diese Tarife gibt es ebenfalls auf Anfrage. Add-ons für Workspace Für Workspace stehen zahlreiche Add-ons zur Verfügung, für die in den meisten Fällen (zusätzlich zu den Kosten für das Basisabonnement) eine monatliche Gebühr anfällt. Die Add-ons können den Funktionsumfang von Googles Software-Suite erheblich erweitern, aber auch die Kosten ordentlich treiben. Zu den Add-ons für Workspace gehören unter anderem: die No-Code-Lösung AppSheet, der mit Threat und Data Protection-Fähigkeiten ausgestattete Browser Chrome Enterprise Premium, der Business-Telefonie-Service Voice, das Data-Science- und Machine-Learning-Tool Colab, das Generative-AI-Tool Gemini (dazu gleich mehr). Google Workspace – KI-Funktionen Gemini basiert auf KI-Modellen von Google und wurde im August 2023 erstmals für Enterprise-Kunden verfügbar gemacht – damals noch unter der Bezeichnung „Duet AI“. Erst im Februar 2024 initiierte Google schließlich die Umbenennung zu Gemini. Nachdem für den Zugriff auf die KI-Funktionen zunächst noch ein separates Workspace-Abo nötig war, hat der Suchmaschinen-Gigant seinen KI-Assistenten inzwischen in sämtliche, kostenpflichtige Business- und Enterprise-Pläne integriert (und entsprechend seine Preise erhöht). Im Vergleich zu den Consumer-Versionen von Gemini besteht ein wesentlicher Unterschied darin, dass Google verspricht, die von Business- und Enterprise-Benutzern übermittelten Daten nicht dazu zu nutzen, um seine Produkte zu optimieren oder um KI-Modelle zu trainieren. Die Kernfunktionen von Gemini sind in allen Tarifen enthalten, allerdings bieten die Enterprise-Pläne erweiterte KI-Funktionen mit Fokus auf Security, Compliance und benutzerdefinierte Anpassungen. Dazu gehören etwa: erweiterte Datenanalysen und Business-Intelligence-Funktionen, Data Loss Prevention, E-Discovery- und Auditing-Features, optimierte Kontrollmöglichkeiten über Datenresidenz und -zugriff, oder die Möglichkeit, Gemini in weitere Unternehmenssysteme zu integrieren. Benutzer mit KI-Bedürfnissen, die darüber hinausgehen, stehen darüber hinaus weitere Möglichkeiten zur Verfügung: Gemini Advanced wurde für Benutzer entwickelt, die ein höheres Maß an Performance und komplexe Reasoning-Fähigkeiten benötigen. Im Vergleich zum „Standard-Gemini“ liefert die Advanced-Version tiefgängigere Analysen und generiert differenziertere Outputs. Gemini Advanced ist für komplexe Problemlösung, fortgeschrittene Programmierung, detaillierte Datenanalysen und Kreativarbeit konzipiert – und in den Tarifen Business Standard und Plus sowie Enterprise Standard und Plus enthalten. NotebookLM ist ein kostenloses, KI-gestütztes Recherche- und Schreib-Tool von Google, das Informationen aus mehreren Quellen zusammenfassen kann. Dazu kann die Software mit Dokumenten, Notizen und andere Ressourcen gefüttert werden, die dann zu einem „Notizbuch“ verarbeitet werden. Weil NotebookLM dabei den Kontext der Quellen erfasst, ist das KI-Tool dazu in der Lage, Fragen zu beantworten, Zusammenfassungen zu erstellen oder Brainstorming-Hilfestellung zu leisten. Die Premium-Version von NotebookLM – NotebookLM Plus – verzichtet auf die Nutzungsbeschränkungen der kostenlosen Version und ist in den Business- und Enterprise-Plänen enthalten. Darüber hinaus ist NotebookLM Plus auch Bestandteil des „Google AI Premium“-Abonnements, das (nach einer vierwöchigen Testphase) 21,99 Euro pro Monat kostet. Workspace vs. Microsoft 365 Vergleicht man die Google-Produktivitäts-Suite mit Microsoft 365 (M365), fällt in erster Linie auf, dass in Workspace nicht ganz so viele Apps verfügbar sind, wie bei dem Softwarepaket der Redmonder. „Google Workspace erreicht nicht die gleiche Funktionsvielfalt wie M365 – es bietet vielleicht 60 bis 70 Prozent“, konstatiert Forrester-Chefanalyst J.P. Gownder. Vielleicht liegt es auch daran, dass Microsoft nach wie vor der Marktführer ist, wenn es um Office-Software geht. Nichtsdestotrotz ist es Google gelungen, Workspace als ernstzunehmenden Konkurrenten zu M365 zu etablieren, wie auch Gartner-Chefanalyst Joe Mariano bestätigt: „Ich bin davon überzeugt, dass wir ein anhaltendes Marktwachstum für Workspace sehen werden. Auch wenn es sich nur schrittweise vollzieht, gewinnt die Google-Lösung mit jedem Jahr Marktanteile.“ Das demonstrieren auch Enterprise-Kunden wie Verizon, Airbus oder auch die Schwarz-Gruppe, die von der Microsoft- in die Google-Welt gewechselt sind. Ein entscheidender Faktor für das steigende Interesse von Unternehmen an Workspace sind laut Gartner-Mann Mariano die Kosten im Vergleich zu Microsoft 365: „In Gesprächen mit diversen IT-Führungskräften und CIOs habe ich immer wieder gehört, dass diese die Preissteigerungen bei Microsoft 365 als nicht tragbar empfinden. Das trägt dazu bei, dass diese Entscheider wesentlich intensiver als zuvor darüber nachdenken, auf Google Workspace umzusteigen.“ Das sei auch auf die Corona-Pandemie zurückzuführen, so Mariano: „Alle sind damals zu Microsoft gelaufen, weil sie nichts anderes hatten. Inzwischen hat sich der Staub gelegt und viele IT-Verantwortliche ziehen nun ihr Resümee und stellen die Entscheidungen der Vergangenheit auf den Prüfstand.“ Laut Forrester-Analyst Gownder zahlen sich mit Blick auf Workspace auch Googles Bemühungen um den Bildungsbereich allmählich aus: „Die Chancen stehen gut, dass jüngere Mitarbeiter, die Google Workspace bereits in der Schule genutzt haben, die Suite gegenüber Microsoft 365 bevorzugen.“ Andere Branchenbeobachter rechnen damit, dass Googles KI-Fokus künftig weitere Unternehmensnutzer anziehen wird – etwa Wayne Kurtzman, Research Vice President bei IDC: „Während einige Anbieter noch versuchen, Generative AI zu monetarisieren, revolutioniert Google mit Gemini den Markt. Das dürfte künftig dazu führen, dass mehr Benutzer für die Workspace-Plattform bezahlen.“ Von M365 auf Workspace umsteigen Unternehmen, die von Microsoft 365 auf Google Workspace umsteigen möchten, müssen ihre Nutzer migrieren. Um die Anwender dabei bestmöglich zu unterstützen, stellt der Konzern mit Google Workspace Migrate ein spezielles Tools zur Verfügung. Damit können IT-Administratoren große Content-Mengen in Workspace-Domains verschieben. Daten können dabei einfließen aus: Microsoft Exchange (2010, 2013, 2016 und 2019), Exchange Online, Microsoft SharePoint (2010, 2013 und 2016), SharePoint Online sowie Microsoft OneDrive for Business. Googles Migrations-Tool lässt sich auch dazu nutzen, um Daten von Box, Dateifreigabesystemen und anderen Workspace-Domänen zu migrieren. Das Werkzeug ist in den Business- und Enterprise-Tarifen von Workspace verfügbar. Darüber hinaus bietet Google auch noch einige weitere Tool-Optionen, die speziell für kleinere Migrationsvorhaben und spezifische Microsoft-Produkte gedacht sind. Dazu zählen: Google Workspace Migration for Microsoft Exchange (GWMME), Google Workspace Migration for Microsoft Outlook (GWMMO) sowie ein Dienst zur Datenmigration. Trotz dieser Hilfestellungen bleibt jedoch festzuhalten: Eine vollständige Migration von Microsoft 365 zu Google Workspace ist nichts für schwache Nerven – wie auch Forrester-Analyst Gownder bestätigt: „Es gibt dabei einfach eine ganze Menge Komplexität zu bewältigen.“ Eine große Herausforderung für Unternehmen bestehe etwa darin, dass es für manche Aspekte von Microsoft 365 keine klare Entsprechung in Google Workspace gebe: „Teams-Daten auf sinnvolle Art und Weise zu migrieren, ist wirklich schwierig. Und auch mit Blick auf Excel können Programmiersequenzen, Makros und andere Inhaltsansätze bei der Migration zu Sheets verlorengehen“, hält Gownder fest und empfiehlt: „Große Organisationen sollten bei einem Projekt diesen Ausmaßes auf externen Beratungspartner setzen.“ Sie wollen weitere interessante Beiträge zu diversen Themen aus der IT-Welt lesen? Unsere kostenlosen Newsletter liefern Ihnen alles, was IT-Profis wissen sollten – direkt in Ihre Inbox!
Google Workspace erklärt Google hat sein Productivity- und Collaboration-Softwarepaket Workspace über die Jahre zielgerichtet erweitert – auch mit (generativer) KI.IB Photography / Shutterstock Mitte der 2000er Jahre hat Google mit seiner heute als Workspace bekannten Produktivitäts-Suite den Weg für Cloud-basierte Office-Anwendungen geebnet. In Zeiten, in denen Office-Applikationen in erster Linie als Standalone-Software verkauft wurde, setzte der Suchmaschinenriese auf ein völlig neues Modell: Cloud-basierte Softwareabonnements. Der durchschlagende Erfolg dieses wesentlich flexibleren Ansatzes veranlasste schließlich auch Microsoft und andere Anbieter dazu, auf Abomodelle und Web-Apps umzuschwenken. In diesem Beitrag lesen Sie: wie sich Workspace über die Jahre entwickelt hat und was die Produktivitäts-Suite beinhaltet, welche Preispläne aktuell für das Software-Bundle verfügbar sind, wie es um die KI-Funktionalitäten und Add-ons für Workspace steht, wie sich Googles Suite von Microsoft 365 unterscheidet, und wie sich der Umstieg von M365 auf Google Workspace gestaltet. Von G Suite zu Workspace Obwohl viele Business-Anwender Workspace immer noch „G Suite“ nennen, ist diese Nomenklatur schon länger passé: Sie wurde bereits im Jahr 2020 von der Marke Workspace abgelöst. Das war allerdings nicht die erste Namensänderung für Googles Business-App-Suite, deren Wurzeln bis 2006 zurückreichen: Damals war „Google Apps for Your Domain“ die erste Version der Software-Suite. Sie war kostenlos nutzbar, finanzierte sich durch Werbung und beinhaltete neben Gmail und Google Kalender auch Page Creator (später Sites) sowie die Instant-Messaging-App Google Talk. Ab 2007 bot Google dann erstmals einen kostenpflichtigen Abo-Service für Unternehmen an. Dieser wurde zunächst „Google Apps Premier“ genannt, bevor er erst in „Google Apps for Business“ und anschließend „Google Apps for Work“ umfirmiert wurde. Im Jahr 2016 führte der Suchmaschinenkonzern schließlich mit großem Tamtam die neue Marke „G Suite“ ein – nur um das Produktivitäts-Bundle weitere vier Jahre schließlich Workspace zu nennen. Googles Cloud-basierte Software-Suite für Produktivität und Zusammenarbeit enthält (je nach gewähltem Preisplan) unterschiedliche Komponenten. Dennoch sind einige Applikationen, die die wichtigsten Business-Anwendungsfälle abdecken, in nahezu allen Workspace-Varianten enthalten. Dazu gehören Anwendungen für: E-Mail (Gmail), Dokumentenbearbeitung (Docs), Tabellenkalkulation (Sheets), Präsentationen (Slides), Videokonferenzen (Meet), Team-Messaging (Chat) sowie Terminplanung (Calendar). Der Zugriff auf Workspace-Apps erfolgt über einen Browser oder eine mobile App. Native Desktop-Apps gibt es – mit Ausnahme von Google Drive – nicht. Es ist jedoch möglich, auch ohne Internetverbindung auf Dateien zuzugreifen und diese zu speichern (insofern der Offline-Zugriff für Drive aktiviert ist). Auch Docs-, Sheets- und Slides-Dateien können die Benutzer offline über den Chrome-Browser bearbeiten. Bekanntermaßen stehen viele der Apps, die in Workspace enthalten sind, auch als kostenlose Consumer-Versionen zur Verfügung. Der Unterschied zu den kostenpflichtigen Abos für Unternehmen liegen in erster Linie in: zusätzlichen Funktionen und Enterprise-Diensten, höheren Storage-Kapazitäten, sowie gemeinsam nutzbarem Speicher. Google bietet außerdem eine Reihe von Security-, Management- und Analytics-Tools für IT-Administratoren an. Dazu gehören unter anderem Device-Management- und Data-Retention-Tools sowie Analyselösungen, die erfassen, wie die Mitarbeiter Workspace benutzen. Google Workspace – Varianten & Preise Google Workspace steht für Unternehmen in diversen Preisplänen zur Verfügung – für kleinere, mittelgroße und Enterprise-Teams. Dabei bietet Google diverse Services wahlweise als Monats- oder Jahresabonnement an. Der grundlegende Unterschied: Ein Monatsabonnement bietet Unternehmen die Möglichkeit, die Anzahl der Nutzer flexibel auf Monatsbasis anpassen zu können. Das ist für Firmen interessant, die diesbezüglich mit größeren Schwankungen kalkulieren oder auf kurzfristige Verpflichtungen reagieren müssen. Die Flexibilität hat jedoch ihren Preis, eine Abrechnung auf Monatsbasis bringt meist höhere Preise pro Nutzer mit sich. Umgekehrt erfordern Jahrespläne, sich für zwölf Monate zu verpflichten. Dafür sind die Preise pro Nutzer günstiger. Diese Option ermöglicht es, langfristig Kosten einzusparen und eignet sich am besten für Unternehmen mit einer stabilen Belegschaft und vorhersehbaren Anforderungen. Sämtliche Tarife von Google Workspace beinhalten eine kostenlose, 14-tägige Testphase. Die Google-Workspace-Varianten im Überblick: Individual Workspace Individual richtet sich an Einzelunternehmer und bietet Zugriff auf Apps wie Gmail, Drive, Kalender und Meet. Der Tarif umfasst 1 TB Speicherplatz und Funktionen wie Terminbuchung, Live-Streaming auf YouTube und benutzerdefinierte E-Mail-Layouts sowie Support. Benutzerdefinierte E-Mail-Adressen sind nicht enthalten. Die Preise beginnen bei 7,50 Euro pro Monat. Business Starter, Standard & Plus Die Business-Tarife von Google Workspace richten sich an kleine und mittlere Unternehmen mit Teams von bis zu 300 Nutzern. Um innerhalb der Workspace-Apps auf die KI-Funktionen von Gemini zugreifen zu können, ist mindestens der Business-Standard-Tarif erforderlich. Business Starter umfasst die wichtigsten Productivity- und Collaboration-Tools und beinhaltet benutzerdefinierte E-Mail-Adressen, Videokonferenzen und 30 GB Speicherplatz pro Nutzer. Die Preise beginnen bei 6,80 Euro pro Nutzer und Monat. Business Standard richtet sich an Unternehmen mit strengeren Compliance-Anforderungen und größerem Speicherbedarf. Dieser Tarif umfasst 2 TB Speicherplatz pro Nutzer und enthält erweiterte Funktionen, die mehr Kontrolle über die Nutzer ermöglichen. Die Preise beginnen bei 13,60 Euro pro Nutzer und Monat. Business Plus bietet mit 5 TB pro Nutzer noch mehr Speicherplatz sowie zusätzlich erweiterte Sicherheits- und Compliance-Funktionen. Zum Paket gehört unter anderem auch Google Vault (eDiscovery/Data Rentention). Die Preise starten bei 21,10 Euro pro Nutzer und Monat. Enterprise Standard & Plus Die Enterprise-Tarife von Google Workspace richten sich an große Unternehmen und weisen hinsichtlich der Nutzerzahl kein Limit auf. Jedem User stehen 5 TB Speicherplatz zur Verfügung, der sich bei Bedarf auch erweitern lässt. An Meet-Konferenzen können in diesen Tarifen bis zu 1.000 Personen teilnehmen. Darüber hinaus bieten die Enterprise-Tarife (im Vergleich zu den Business-Tarifen) einen deutlich erweiterten Katalog an Security- und Management-Tools– beispielsweise im Bereich Data Loss Prevention. Preisinformationen gibt es auf Anfrage direkt bei Google. Essentials Starter & Enterprise Essentials (Plus) Die Essentials-Workspace-Tarife verzichten auf Gmail – was sich auf (positiv) auf die Kosten auswirkt: Im Fall von Essentials Starter entfallen diese sogar komplett. Der kostenlose Service für Business-Kunden bietet bis zu 100 Nutzern Zugriff auf die wichtigsten Workspace-Apps. Allerdings gibt es nur spärliche Management-Optionen und diverse Beschränkungen. So ist die Teilnehmerzahl bei Meet-Videocalls auf drei Benutzer beschränkt. Enterprise Essentials und Enterprise Essentials Plus umfassen diverse Premium-App-Funktionen sowie Zugriff auf Sicherheits- und Verwaltungs-Tools für eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern. Der Essentials-Plus-Tarif bietet dabei mehr Speicherplatz pro Nutzer und eine größere Auswahl an Funktionen. Preisinformationen erhalten Interessenten direkt von Google. Frontline Starter & Standard Auch für Mitarbeiter m Außendienst bietet Google eigene Workspace-Tarife an. Beide enthalten die wichtigsten Workspace-Apps und Management-Tools, die auch in den Business-Editionen enthalten sind. Der Frontline-Standard-Tarif umfasst jedoch eine größere Auswahl und enthält auch Features wie DLP und eDiscovery. Auch die Preise für die Workspace-Frontline-Tarife gibt es nur auf Anfrage. Workspace für Nonprofits, Behörden & branchenspezifische Lösungen Qualifizierte gemeinnützige Organisationen können Google Workspace kostenlos nutzen – und müssen dabei im Vergleich zu den Business-Tarifen nur auf einige wenige Features verzichten. Workspace für Regierungsbehörden genügt anspruchsvollen Compliance- und Datenschutzstandards und bietet den Mitarbeitern eine Zero-Trust-Umgebung. Preise auf Anfrage. Zudem bietet Google auch spezielle, branchenspezifische Versionen seiner Enterprise-Pläne – zugeschnitten auf Unternehmen aus den Bereichen Gesundheitswesen, Einzelhandel, Fertigung, professionelle Dienstleistungen und Technologie. Preisinformationen für diese Tarife gibt es ebenfalls auf Anfrage. Add-ons für Workspace Für Workspace stehen zahlreiche Add-ons zur Verfügung, für die in den meisten Fällen (zusätzlich zu den Kosten für das Basisabonnement) eine monatliche Gebühr anfällt. Die Add-ons können den Funktionsumfang von Googles Software-Suite erheblich erweitern, aber auch die Kosten ordentlich treiben. Zu den Add-ons für Workspace gehören unter anderem: die No-Code-Lösung AppSheet, der mit Threat und Data Protection-Fähigkeiten ausgestattete Browser Chrome Enterprise Premium, der Business-Telefonie-Service Voice, das Data-Science- und Machine-Learning-Tool Colab, das Generative-AI-Tool Gemini (dazu gleich mehr). Google Workspace – KI-Funktionen Gemini basiert auf KI-Modellen von Google und wurde im August 2023 erstmals für Enterprise-Kunden verfügbar gemacht – damals noch unter der Bezeichnung „Duet AI“. Erst im Februar 2024 initiierte Google schließlich die Umbenennung zu Gemini. Nachdem für den Zugriff auf die KI-Funktionen zunächst noch ein separates Workspace-Abo nötig war, hat der Suchmaschinen-Gigant seinen KI-Assistenten inzwischen in sämtliche, kostenpflichtige Business- und Enterprise-Pläne integriert (und entsprechend seine Preise erhöht). Im Vergleich zu den Consumer-Versionen von Gemini besteht ein wesentlicher Unterschied darin, dass Google verspricht, die von Business- und Enterprise-Benutzern übermittelten Daten nicht dazu zu nutzen, um seine Produkte zu optimieren oder um KI-Modelle zu trainieren. Die Kernfunktionen von Gemini sind in allen Tarifen enthalten, allerdings bieten die Enterprise-Pläne erweiterte KI-Funktionen mit Fokus auf Security, Compliance und benutzerdefinierte Anpassungen. Dazu gehören etwa: erweiterte Datenanalysen und Business-Intelligence-Funktionen, Data Loss Prevention, E-Discovery- und Auditing-Features, optimierte Kontrollmöglichkeiten über Datenresidenz und -zugriff, oder die Möglichkeit, Gemini in weitere Unternehmenssysteme zu integrieren. Benutzer mit KI-Bedürfnissen, die darüber hinausgehen, stehen darüber hinaus weitere Möglichkeiten zur Verfügung: Gemini Advanced wurde für Benutzer entwickelt, die ein höheres Maß an Performance und komplexe Reasoning-Fähigkeiten benötigen. Im Vergleich zum „Standard-Gemini“ liefert die Advanced-Version tiefgängigere Analysen und generiert differenziertere Outputs. Gemini Advanced ist für komplexe Problemlösung, fortgeschrittene Programmierung, detaillierte Datenanalysen und Kreativarbeit konzipiert – und in den Tarifen Business Standard und Plus sowie Enterprise Standard und Plus enthalten. NotebookLM ist ein kostenloses, KI-gestütztes Recherche- und Schreib-Tool von Google, das Informationen aus mehreren Quellen zusammenfassen kann. Dazu kann die Software mit Dokumenten, Notizen und andere Ressourcen gefüttert werden, die dann zu einem „Notizbuch“ verarbeitet werden. Weil NotebookLM dabei den Kontext der Quellen erfasst, ist das KI-Tool dazu in der Lage, Fragen zu beantworten, Zusammenfassungen zu erstellen oder Brainstorming-Hilfestellung zu leisten. Die Premium-Version von NotebookLM – NotebookLM Plus – verzichtet auf die Nutzungsbeschränkungen der kostenlosen Version und ist in den Business- und Enterprise-Plänen enthalten. Darüber hinaus ist NotebookLM Plus auch Bestandteil des „Google AI Premium“-Abonnements, das (nach einer vierwöchigen Testphase) 21,99 Euro pro Monat kostet. Workspace vs. Microsoft 365 Vergleicht man die Google-Produktivitäts-Suite mit Microsoft 365 (M365), fällt in erster Linie auf, dass in Workspace nicht ganz so viele Apps verfügbar sind, wie bei dem Softwarepaket der Redmonder. „Google Workspace erreicht nicht die gleiche Funktionsvielfalt wie M365 – es bietet vielleicht 60 bis 70 Prozent“, konstatiert Forrester-Chefanalyst J.P. Gownder. Vielleicht liegt es auch daran, dass Microsoft nach wie vor der Marktführer ist, wenn es um Office-Software geht. Nichtsdestotrotz ist es Google gelungen, Workspace als ernstzunehmenden Konkurrenten zu M365 zu etablieren, wie auch Gartner-Chefanalyst Joe Mariano bestätigt: „Ich bin davon überzeugt, dass wir ein anhaltendes Marktwachstum für Workspace sehen werden. Auch wenn es sich nur schrittweise vollzieht, gewinnt die Google-Lösung mit jedem Jahr Marktanteile.“ Das demonstrieren auch Enterprise-Kunden wie Verizon, Airbus oder auch die Schwarz-Gruppe, die von der Microsoft- in die Google-Welt gewechselt sind. Ein entscheidender Faktor für das steigende Interesse von Unternehmen an Workspace sind laut Gartner-Mann Mariano die Kosten im Vergleich zu Microsoft 365: „In Gesprächen mit diversen IT-Führungskräften und CIOs habe ich immer wieder gehört, dass diese die Preissteigerungen bei Microsoft 365 als nicht tragbar empfinden. Das trägt dazu bei, dass diese Entscheider wesentlich intensiver als zuvor darüber nachdenken, auf Google Workspace umzusteigen.“ Das sei auch auf die Corona-Pandemie zurückzuführen, so Mariano: „Alle sind damals zu Microsoft gelaufen, weil sie nichts anderes hatten. Inzwischen hat sich der Staub gelegt und viele IT-Verantwortliche ziehen nun ihr Resümee und stellen die Entscheidungen der Vergangenheit auf den Prüfstand.“ Laut Forrester-Analyst Gownder zahlen sich mit Blick auf Workspace auch Googles Bemühungen um den Bildungsbereich allmählich aus: „Die Chancen stehen gut, dass jüngere Mitarbeiter, die Google Workspace bereits in der Schule genutzt haben, die Suite gegenüber Microsoft 365 bevorzugen.“ Andere Branchenbeobachter rechnen damit, dass Googles KI-Fokus künftig weitere Unternehmensnutzer anziehen wird – etwa Wayne Kurtzman, Research Vice President bei IDC: „Während einige Anbieter noch versuchen, Generative AI zu monetarisieren, revolutioniert Google mit Gemini den Markt. Das dürfte künftig dazu führen, dass mehr Benutzer für die Workspace-Plattform bezahlen.“ Von M365 auf Workspace umsteigen Unternehmen, die von Microsoft 365 auf Google Workspace umsteigen möchten, müssen ihre Nutzer migrieren. Um die Anwender dabei bestmöglich zu unterstützen, stellt der Konzern mit Google Workspace Migrate ein spezielles Tools zur Verfügung. Damit können IT-Administratoren große Content-Mengen in Workspace-Domains verschieben. Daten können dabei einfließen aus: Microsoft Exchange (2010, 2013, 2016 und 2019), Exchange Online, Microsoft SharePoint (2010, 2013 und 2016), SharePoint Online sowie Microsoft OneDrive for Business. Googles Migrations-Tool lässt sich auch dazu nutzen, um Daten von Box, Dateifreigabesystemen und anderen Workspace-Domänen zu migrieren. Das Werkzeug ist in den Business- und Enterprise-Tarifen von Workspace verfügbar. Darüber hinaus bietet Google auch noch einige weitere Tool-Optionen, die speziell für kleinere Migrationsvorhaben und spezifische Microsoft-Produkte gedacht sind. Dazu zählen: Google Workspace Migration for Microsoft Exchange (GWMME), Google Workspace Migration for Microsoft Outlook (GWMMO) sowie ein Dienst zur Datenmigration. Trotz dieser Hilfestellungen bleibt jedoch festzuhalten: Eine vollständige Migration von Microsoft 365 zu Google Workspace ist nichts für schwache Nerven – wie auch Forrester-Analyst Gownder bestätigt: „Es gibt dabei einfach eine ganze Menge Komplexität zu bewältigen.“ Eine große Herausforderung für Unternehmen bestehe etwa darin, dass es für manche Aspekte von Microsoft 365 keine klare Entsprechung in Google Workspace gebe: „Teams-Daten auf sinnvolle Art und Weise zu migrieren, ist wirklich schwierig. Und auch mit Blick auf Excel können Programmiersequenzen, Makros und andere Inhaltsansätze bei der Migration zu Sheets verlorengehen“, hält Gownder fest und empfiehlt: „Große Organisationen sollten bei einem Projekt diesen Ausmaßes auf externen Beratungspartner setzen.“ Sie wollen weitere interessante Beiträge zu diversen Themen aus der IT-Welt lesen? Unsere kostenlosen Newsletter liefern Ihnen alles, was IT-Profis wissen sollten – direkt in Ihre Inbox!