Automatisierung – warum Tools allein nicht reichen​

Prozesse einheitlich Ende-zu-Ende denken – so lassen sich Mehrwerte durch Automatisierung heben.SuPatMaN – Shutterstock Der Wunsch zur Automatisierung ist allgegenwärtig. Kaum tauchen Aufgaben auf, die es zu erledigen gilt, sucht der Mensch nach Wegen, wie sich diese ohne sein Zutun automatisiert abarbeiten lassen.  Und so mangelt es auch in Unternehmen nicht an Ideen, wie sich Arbeit automatisieren lässt – vom Buchhaltungskollegen, der seine Excel-Tabellen bis zur Unkenntlichkeit verformelt bis zum IT-Verantwortlichen, der hunderte Zugriffsanfragen mit einem Self-Service-Portal mit Genehmigungsworkflow löst.  Spannend wird es allerdings, wenn es darum geht, das große Ganze zu betrachten – doch das passiert noch eher selten, wie Leon Strauch, Principal Practice Strategist bei Camunda, beim COMPUTERWOCHE-Roundtable zum Thema “Automatisierung” feststellt: “Viele Organisationen denken immer noch sehr lokal und versuchen lediglich, einzelne Teilstrecken zu automatisieren.” Damit ließen sich zwar auch Effizienzen heben. “Aber man trifft schnell auf eine harte Decke und baut sogar technische Schulden auf, wenn man Prozesse nicht ganzheitlich von Ende-zu-Ende denkt und entsprechend orchestriert”, ergänzt Strauch. Informationen zu den Partner-Paketen der Studie “Automatisierung 2025” Automatisierungsbegeisterte in den Fachabteilungen fördern Doch selbst die beste Strategie bleibt wirkungslos, wenn niemand sie mit Leben füllt. Wer Prozesse automatisieren will, braucht mehr als Tools – nämlich Menschen, die für das Thema brennen. “Es gibt so viele Beispiele von Automatisierungsprojekten, die vom Management angeordnet werden, dann aber im Sande verlaufen, weil es an der Basis niemanden gibt, der das Thema wirklich aufgreift”, berichtet Tobias Schicht, Partner bei Leadvise Reply, aus der Praxis. Deshalb sei es wichtig, Awareness zu schaffen und aufzuzeigen, dass Automatisierung keine Bedrohung für die Jobs der Mitarbeitenden darstelle, sondern eine Chance sei. Es brauche konkrete Personen im Unternehmen, die die Automatisierung für sich annehmen und vorantreiben. Beim geneigten IT-Verantwortlichen lässt das unter Umständen sofort die Alarmglocken schrillen: Schatten-IT! Christian Heinrichs, Sen. Director Solution Engineering Continental Europe bei UiPath, sieht das jedoch etwas entspannter: “Unternehmen sollten eher fördern, dass einzelne Mitarbeiter sich ihre eigenen Lösungen bauen”, erklärt er. Wenn Kollegen aus den Fachabteilungen unabhängig vom jeweiligen Tool sich in ihren jeweiligen Prozessstücken mit Automatisierungen beschäftigen, sei das bereits ein wertvoller Anfang. Natürlich müssten solche Ansätze langfristig auf ein strategischeres Niveau gehoben werden, ergänzt Heinrichs. “Doch der Blick für die kleinen Details ist extrem wertvoll.” IT und Business gemeinsam denken Doch damit diese Projekte im kleinen Wirkung entfalten können, braucht es Struktur, wie die Expertenrunde unisono betont: Weder Fachbereiche noch IT können die Automatisierung allein stemmen.  Denn nicht jeder in den Business-Abteilungen hat ein umfassendes Bild bestehender Prozesse und wie diese in andere Bereiche hineinragen. Und während ein enger Austausch zwischen CIO und COO wünschenswert wäre, lässt sich auch mit einfachen Maßnahmen bereits große Wirkung erzielen, wie Patrick Arnold, Regional Solution Lead Europe von Randstad Digital hervorhebt: “Ein ganz pragmatisches Vorgehen kann schon sein, wenn ein paar Process Engineers einfach für einige Tage in die Fachabteilungen gehen”, erklärt Arnold. Dies hätte den Vorteil, dass sich alle noch in ihren eigenen Teams verwurzelt fühlen, erlaube es aber sowohl Fach- als auch IT-Seite, schnell echte Potenziale zu identifizieren. Auch Fiona Schewski, Partnerin Technology Consulting bei EY, plädiert für eine engere Zusammenarbeit: “Immer mehr Unternehmen wollen Digitalanbieter werden. Das gelingt langfristig nur, wenn sie die strikte Trennung zwischen Business und IT aufheben.” Schewski rät dazu, sowohl die Fachbereiche als auch die IT mit einem grundlegenden Automatisierungsbaukasten auszustatten und über Schulungsreihen, Wissensmanagement & Co. die nötigen Fähigkeiten aufzubauen. Studie “Automatisierung”: Sie können sich noch beteiligen!Zum Thema Automatisierung führt die COMPUTERWOCHE derzeit eine Multi-Client-Studie unter IT-Verantwortlichen durch. Haben Sie Fragen zu dieser Studie oder wollen Partner bei dieser Studie werden, helfen wir Ihnen unter research-sales@foundryco.com gerne weiter. Informationen zur Studie finden Sie auch hier zum Download (PDF). KI ergänzt klassische Automatisierung, ersetzt sie aber nicht Auch, wenn nicht sogar gerade im Bereich der Automatisierung spielt natürlich das Thema künstliche Intelligenz eine wichtige Rolle im aktuellen Diskurs. Wird Automatisierung an sich obsolet, da KI-Agents bald ganze Prozesse alleine übernehmen können? Michael Eckert, Distinguished Technical Architect bei Salesforce, dämpft indes die Erwartungen, auch wenn er die Fortschritte hervorhebt, die im Bereich Automatisierung mit KI in den letzten Jahren gemacht wurden. “Dass gesamte Produktionsketten nur durch KI-Agents laufen, ist noch Zukunftsmusik”, stellt Eckert fest. Zwar können diese mittlerweile sehr viel, doch gerade bei der Übergabe zwischen den Systemen gäbe es heute noch große Herausforderungen, weil Daten zunächst harmonisiert und verfügbar gemacht werden müssen. Auch Eckert betont, wie wichtig die Einbindung der Fachbereiche für die Optimierung von KI-Agenten sei – diese erforderten viel Testing, das in der Funktionalität häufig nur durch die Business-Seite übernommen werden könne. Leadvise-Reply-Manager Schicht stimmt zu: “Künstliche Intelligenz ersetzt nicht die klassische Automatisierung – sie ergänzt sie.” Viele Systemlandschaften seien noch stark fragmentiert oder bestünden aus verschiedenen Monolithen. An diesen “Bruchstellen” brauche es nach wie vor Vehikel wie APIs oder Robotic Process Automation (RPA). Zumal für viele Unternehmen noch gar nicht scharf definiert ist, was der Einsatz von KI denn überhaupt bedeutet, wie Arne Melcher, Principal Technical Manager Automation Software bei IBM, beschreibt – Generative KI, Foundation Models und Large Language Models (LLM) markieren zwar allesamt große technologische Fortschritte. “Aber der Projekterfolg steigt immer dann spürbar, wenn Mitarbeitende verstehen, wie Daten angereichert und Modelle trainiert werden müssen”, erklärt Melcher. Dabei sei Kontrolle und die richtige Orchestrierung entscheidend. “Der Wunsch, die Kontrolle zu behalten, ist kein Misstrauen gegenüber der Technologie, sondern eine notwendige Voraussetzung, um zu entscheiden, wie wir technologisch vorangehen.” Einen neuen Aspekt, den klassische Automatisierung aufgrund ihres statischen und gewissermaßen “hardgecodeten” Charakters so nicht abbilden kann, bringt KI jedoch jetzt schon ein: “Wenn in diesen statischen Systemen und Schnittstellen Veränderungen auftreten, kann das zu signifikanten Unterbrechungen führen”, wirft Christian Heinrichs in die Runde. “Mit KI lassen sich jedoch ‘Selbstheilungsfunktionen’ umsetzen, die auf solche Veränderungen reagieren und so ein intelligentes Mitwachsen der Automatisierungen möglich machen.” Transparenz als Basis für die Orchestrierung Doch wie soll eine nachhaltige Orchestrierung überhaupt gelingen in einem Zeitalter, in dem sich Prozesse und Bedingungen ständig ändern? Dazu sollten die Verantwortlichen in den Unternehmen an ihrer Geisteshaltung arbeiten: manches muss man einfach aushalten.  “Es ist ein Trugschluss, dass man immer auf jede Veränderung sofort reagieren muss”, erklärt Schewski von EY. Denn wenn ein Prozess erstmal orchestriert ist, befänden sich Unternehmen bereits in einem konstanten Anpassungsprozess. Wichtiger sei es daher, zu verstehen, wie die einzelnen Systeme und Schnittstellen zusammenhängen, um zu erkennen, welche Bereiche tatsächlich beeinflusst werden. Zu Beginn steht daher erstmal eine Art der Inventur, betont IBM-Manager Melcher. Zu verstehen, wo man steht, sei eine wichtige Voraussetzung – dabei könne auch Process Mining einen wichtigen Beitrag leisten. Zudem rät er auch zu grafischer Modellierung – alles, was helfe, Klarheit zu gewinnen, sei erlaubt. Auch KI könne hier unterstützen, etwa indem sie historische Daten analysiert und Prozesse schneller abbildet, als dies manuell möglich ist. Mit dieser Transparenz als Basis lassen sich dann sinnvoll die Systeme zusammenbringen – doch Unternehmen sollten sich auch eines vor Augen halten: Automatisierung ist kein Sprint, sondern ein langfristiges Zusammenspiel vieler kleiner Schritte. “Der einzelne Schritt bringt allein nicht viel, aber die Kombination und Orchestrierung entfaltet das Potenzial”, erklärt Heinrichs von UIPath. Es brauche eine Strategie, Ausdauer und manchmal auch schlicht Grundlagenarbeit: Prozesse, die eins zu eins durch eine KI basierte Automatisierung ersetzt werden, erscheinen auf den ersten Blick nicht revolutionär – doch als Teil einer Agentic Orchestration Strategie können sie im Zusammenspiel enorme Wirkung entfalten. Informationen zu den Partner-Paketen der Studie “Automatisierung 2025” Teilnehmer des Roundtables “Automatisierung” width="1024" sizes="(max-width: 1024px) 100vw, 1024px" loading="lazy">Leon Strauch, Camunda:  “Erfolgreiche Prozessorchestrierung, die Ende-zu-Ende gedacht wird, erfordert eine sehr enge Zusammenarbeit zwischen dem CIO- und dem COO-Office, insbesondere hier in Deutschland, wo meistens die Betriebsorganisation für die Prozesslandschaft zuständig ist und den Überblick hat. So lassen sich Potenziale strategisch identifizieren und auf der IT-Seite die richtigen Tools finden. Angesichts einer starken Fragmentierung der Anwendungslandschaft ist es wichtig, die Prozessschicht von den Systemen loszulösen und sie zu orchestrieren, um die Komplexität besser im Griff zu haben. Anschließend können Unternehmen den Automatisierungsgrad graduell erhöhen und die Customer Experience gezielt verbessern, bspw. durch die Integration von KI-Agenten.” Camunda Services GmbH srcset="https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Portrait_Fiona-Schewski_EY_16x9.png?quality=50&strip=all 10558w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Portrait_Fiona-Schewski_EY_16x9.png?resize=300%2C168&quality=50&strip=all 300w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Portrait_Fiona-Schewski_EY_16x9.png?resize=768%2C432&quality=50&strip=all 768w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Portrait_Fiona-Schewski_EY_16x9.png?resize=1024%2C576&quality=50&strip=all 1024w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Portrait_Fiona-Schewski_EY_16x9.png?resize=1536%2C864&quality=50&strip=all 1536w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Portrait_Fiona-Schewski_EY_16x9.png?resize=2048%2C1152&quality=50&strip=all 2048w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Portrait_Fiona-Schewski_EY_16x9.png?resize=1240%2C697&quality=50&strip=all 1240w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Portrait_Fiona-Schewski_EY_16x9.png?resize=150%2C84&quality=50&strip=all 150w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Portrait_Fiona-Schewski_EY_16x9.png?resize=854%2C480&quality=50&strip=all 854w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Portrait_Fiona-Schewski_EY_16x9.png?resize=640%2C360&quality=50&strip=all 640w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Portrait_Fiona-Schewski_EY_16x9.png?resize=444%2C250&quality=50&strip=all 444w" width="1024" height="576" sizes="(max-width: 1024px) 100vw, 1024px">Fiona Schewski, EY: „Immer mehr Unternehmen wollen Digitalanbieter werden. Das gelingt langfristig nur, wenn sie die strikte Trennung zwischen Business und IT aufheben. Sowohl die Fachbereiche als auch die IT brauchen also sowohl die richtigen Tools als auch die Möglichkeit, eigenständig ihren Teil des Gesamtprozesses zu optimieren – am besten im Rahmen einer umfassenden Automatisierungsstrategie und begleitet durch entsprechende Schulungsreihen.“ EY GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft width="1024" sizes="(max-width: 1024px) 100vw, 1024px" loading="lazy">Arne Melcher, IBM: „Wer Automatisierung ernsthaft angehen will, braucht zuerst eines: Transparenz und ein klares Verständnis der eigenen Prozesse. Doch Transparenz allein reicht nicht. Um Kontrolle zu behalten, braucht es Governance: klare Regeln, Verantwortlichkeiten und die Fähigkeit, jederzeit nachvollziehen zu können, was automatisiert wird – und warum.“ IBM Deutschland GmbH srcset="https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/randstad-arnold_patrick_16x9.png?quality=50&strip=all 3870w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/randstad-arnold_patrick_16x9.png?resize=300%2C168&quality=50&strip=all 300w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/randstad-arnold_patrick_16x9.png?resize=768%2C432&quality=50&strip=all 768w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/randstad-arnold_patrick_16x9.png?resize=1024%2C576&quality=50&strip=all 1024w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/randstad-arnold_patrick_16x9.png?resize=1536%2C864&quality=50&strip=all 1536w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/randstad-arnold_patrick_16x9.png?resize=2048%2C1152&quality=50&strip=all 2048w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/randstad-arnold_patrick_16x9.png?resize=1240%2C697&quality=50&strip=all 1240w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/randstad-arnold_patrick_16x9.png?resize=150%2C84&quality=50&strip=all 150w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/randstad-arnold_patrick_16x9.png?resize=854%2C480&quality=50&strip=all 854w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/randstad-arnold_patrick_16x9.png?resize=640%2C360&quality=50&strip=all 640w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/randstad-arnold_patrick_16x9.png?resize=444%2C250&quality=50&strip=all 444w" width="1024" height="576" sizes="(max-width: 1024px) 100vw, 1024px">Patrick Arnold, Randstad Digital: „Erste POCs mit KI-Technologie sehen wir inzwischen in vielen Organisationen – aber ohne Schnittstellenkonzept und solide Orchestrierung bleibt das Stückwerk. Agents sind kein Wundermittel, wenn die Grundlagen fehlen. Was wir brauchen, ist ein integrativer Ansatz, der Prozesse nicht nur automatisiert, sondern sie als digitale Produkte versteht – mit allem, was dazugehört: Verantwortung, Weiterentwicklung und Zusammenarbeit über Silos hinweg.“ ©BECKERLACOUR / Randstad Deutschland GmbH & Co. KG srcset="https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Portrait_Tobias-Schicht_Partner-Leadvise-Reply_16x9.png?quality=50&strip=all 5925w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Portrait_Tobias-Schicht_Partner-Leadvise-Reply_16x9.png?resize=300%2C168&quality=50&strip=all 300w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Portrait_Tobias-Schicht_Partner-Leadvise-Reply_16x9.png?resize=768%2C432&quality=50&strip=all 768w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Portrait_Tobias-Schicht_Partner-Leadvise-Reply_16x9.png?resize=1024%2C576&quality=50&strip=all 1024w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Portrait_Tobias-Schicht_Partner-Leadvise-Reply_16x9.png?resize=1536%2C864&quality=50&strip=all 1536w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Portrait_Tobias-Schicht_Partner-Leadvise-Reply_16x9.png?resize=2048%2C1152&quality=50&strip=all 2048w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Portrait_Tobias-Schicht_Partner-Leadvise-Reply_16x9.png?resize=1240%2C697&quality=50&strip=all 1240w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Portrait_Tobias-Schicht_Partner-Leadvise-Reply_16x9.png?resize=150%2C84&quality=50&strip=all 150w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Portrait_Tobias-Schicht_Partner-Leadvise-Reply_16x9.png?resize=854%2C480&quality=50&strip=all 854w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Portrait_Tobias-Schicht_Partner-Leadvise-Reply_16x9.png?resize=640%2C360&quality=50&strip=all 640w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Portrait_Tobias-Schicht_Partner-Leadvise-Reply_16x9.png?resize=444%2C250&quality=50&strip=all 444w" width="1024" height="576" sizes="(max-width: 1024px) 100vw, 1024px">Tobias Schicht, Leadvise Reply: „Der Erfolg von Automatisierungsprojekten hängt stark von den handelnden Personen ab. Wenn jemand das Thema für sich entdeckt hat und dafür brennt, ist das unglaublich wertvoll. Es gibt so viele Beispiele von Automatisierungsprojekten, die vom Management angewiesen werden, die dann im Sande verlaufen, weil es an der Basis niemanden gibt, der das Thema wirklich aufgreift. Dazu ist es auch wichtig, ein Bewusstsein dafür zu schaffen, dass Automatisierung nicht nur ein Mittel zur Kostensenkung ist, sondern auch eine Möglichkeit, die Mitarbeiter von unattraktiven Tätigkeiten zu entlasten – und damit den Arbeitsalltag zu bereichern und den Fokus auf spannendere Aufgaben zu lenken.“ Leadvise Reply GmbH srcset="https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/michael-eckert-salesforce_16x9.png?quality=50&strip=all 4889w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/michael-eckert-salesforce_16x9.png?resize=300%2C168&quality=50&strip=all 300w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/michael-eckert-salesforce_16x9.png?resize=768%2C432&quality=50&strip=all 768w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/michael-eckert-salesforce_16x9.png?resize=1024%2C576&quality=50&strip=all 1024w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/michael-eckert-salesforce_16x9.png?resize=1536%2C864&quality=50&strip=all 1536w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/michael-eckert-salesforce_16x9.png?resize=2048%2C1152&quality=50&strip=all 2048w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/michael-eckert-salesforce_16x9.png?resize=1240%2C697&quality=50&strip=all 1240w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/michael-eckert-salesforce_16x9.png?resize=150%2C84&quality=50&strip=all 150w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/michael-eckert-salesforce_16x9.png?resize=854%2C480&quality=50&strip=all 854w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/michael-eckert-salesforce_16x9.png?resize=640%2C360&quality=50&strip=all 640w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/michael-eckert-salesforce_16x9.png?resize=444%2C250&quality=50&strip=all 444w" width="1024" height="576" sizes="(max-width: 1024px) 100vw, 1024px">Michael Eckert, Salesforce: “Künstliche Intelligenz wird auch in der Automatisierung zukünftig eine immer wichtigere Rolle spielen, die klassische Automatisierung vollständig ersetzen wird sie jedoch auf absehbare Zeit noch nicht. Doch KI-Agents können sehr viel zum Erfolg in diesem Bereich beitragen –  wenn IT und Fachabteilungen sehr eng zusammenarbeiten, um diese entlang der konkreten Businessanforderungen auszurichten.” Salesforce.com Germany GmbH srcset="https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Christian_Heinrichs_16x9.png?quality=50&strip=all 597w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Christian_Heinrichs_16x9.png?resize=300%2C168&quality=50&strip=all 300w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Christian_Heinrichs_16x9.png?resize=150%2C84&quality=50&strip=all 150w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/05/Christian_Heinrichs_16x9.png?resize=444%2C250&quality=50&strip=all 444w" width="597" height="336" sizes="(max-width: 597px) 100vw, 597px">Christian Heinrichs, UiPath: „Strategische Orchestrierung bedeutet nicht, dass Unternehmen jeden Aspekt auf dem Weg zu mehr Automatisierung kontrollieren müssen. Unternehmen sollten eher fördern, dass einzelne Mitarbeiter sich ihre eigenen Lösungen bauen. Diese kleinen, individuellen Automatisierungen sind ein wertvoller erster Schritt und bildet interne Champions in den Fachabteilungen heraus, die Automatisierung mit Blick auf die konkreten Belange des eigenen Bereichs voranbringen. Natürlich müssen solche Ansätze langfristig auf ein strategisches Niveau gehoben werden. Doch der Blick für die kleinen Details ist extrem wertvoll für den Erfolg und die Akzeptanz.“ UiPath GmbH