Wie Schatten-KI den Tech-Stack bereichert​

srcset="https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2024/11/shutterstock_2497387185.jpg?quality=50&strip=all 6000w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2024/11/shutterstock_2497387185.jpg?resize=300%2C200&quality=50&strip=all 300w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2024/11/shutterstock_2497387185.jpg?resize=768%2C512&quality=50&strip=all 768w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2024/11/shutterstock_2497387185.jpg?resize=1024%2C683&quality=50&strip=all 1024w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2024/11/shutterstock_2497387185.jpg?resize=1536%2C1024&quality=50&strip=all 1536w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2024/11/shutterstock_2497387185.jpg?resize=2048%2C1365&quality=50&strip=all 2048w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2024/11/shutterstock_2497387185.jpg?resize=1240%2C826&quality=50&strip=all 1240w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2024/11/shutterstock_2497387185.jpg?resize=150%2C100&quality=50&strip=all 150w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2024/11/shutterstock_2497387185.jpg?resize=1046%2C697&quality=50&strip=all 1046w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2024/11/shutterstock_2497387185.jpg?resize=252%2C168&quality=50&strip=all 252w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2024/11/shutterstock_2497387185.jpg?resize=126%2C84&quality=50&strip=all 126w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2024/11/shutterstock_2497387185.jpg?resize=720%2C480&quality=50&strip=all 720w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2024/11/shutterstock_2497387185.jpg?resize=540%2C360&quality=50&strip=all 540w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2024/11/shutterstock_2497387185.jpg?resize=375%2C250&quality=50&strip=all 375w" width="1024" height="683" sizes="(max-width: 1024px) 100vw, 1024px">Neben potenziellen Risiken kann Schatten-KI Unternehmen auch Vorteile bringen. Shutterstock/Deemerwha studio Der Microsoft Work Trend Index hat ergeben, dass 75 Prozent aller befragten Vollzeitbeschäftigten bereits KI-Tools am Arbeitsplatz nutzen. Die Vermutung liegt nahe, dass viele dieser Tools keine offiziellen Pilot- oder Testprojekte der Unternehmen sind – sondern von den Mitarbeitenden auf eigene Faust verwendet werden. Denn ein Blick auf Zahlen des Marktforschungsunternehmens Gartner zeigt: 41 Prozent aller befragten Arbeitnehmenden nutzen nicht autorisierte IT-Tools im Arbeitsalltag. Schatten-KI, also die Nutzung von KI-Tools abseits des offiziellen Tech-Stacks, dürfte demnach branchenübergreifend verbreitet sein.   Die Gründe hierfür liegen auf der Hand. Künstliche Intelligenz und ihre Potenziale werden viel diskutiert – am Arbeitsplatz, im Freundes- und Bekanntenkreis und nicht zuletzt in den Medien. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind deshalb neugierig, wollen die viel zitierten KI-Tools ausprobieren und in ihre Arbeitsprozesse integrieren. Zum Beispiel den Übersetzer für die Mail an den Kunden aus Übersee – oder den Chatbot, der bei der Recherche hilft. Das ist zunächst einmal ein gutes Zeichen. Schließlich haben die Mitarbeitenden ein intrinsisches Interesse daran, ihre Aufgaben mit Hilfe der digitalen Helfer schneller und einfacher zu erledigen. Im Umkehrschluss steigern sie damit ihre Effizienz und die Qualität der Ergebnisse. Ein Output, mit dem kein Arbeitgeber ein Problem haben sollte.  Dennoch sollte das Phänomen BYOAI kritisch betrachtet werden, denn nicht legitimierte Tools bergen neben vielen Vorteilen auch potenzielle Risiken. Risiken, die jeder einzelne Mitarbeitende durch eigenes Zutun minimieren kann – und damit den Weg dafür ebnet, dass die gewünschten KI-Tools mittelfristig im offiziellen Tech-Stack landen.  Mitarbeitende in der Pflicht: Wie man KI richtig einsetzt  Die Entscheidung für oder gegen eine Erweiterung des hauseigenen Tech-Stacks wird in den IT-Abteilungen der Unternehmen aus gutem Grund ausführlich diskutiert und abgewogen. Denn externe Tools müssen vor einem großen Rollout auf Herz und Nieren geprüft werden. Was können sie leisten? Stehen Kosten und Nutzen in einem angemessenen Verhältnis? Wie fügen sie sich in bestehende Arbeitsabläufe ein? Und vor allem: Entsprechen sie den internen Richtlinien hinsichtlich Compliance und Sicherheit?   Gerade der Sicherheitsaspekt kann bei BYOAI zu kurz kommen, denn viele KI-Tools nutzen Daten für Trainingszwecke, geben eingespeiste Informationen an Drittanbieter weiter oder hosten ihre Server in Ländern mit überschaubaren Sicherheitsstandards.   Im Idealfall übernehmen Unternehmen die volle Verantwortung für die Sicherheitsüberprüfung, orientieren sich an Sicherheitsstandards wie der DSGVO oder dem ISO- 27001-Zertifikat und fragen explizit nach den geltenden Richtlinien der Softwareanbieter. Bei BYOAI ist dies jedoch in der Regel nicht der Fall.   Daher sollten Beschäftigte im besten Fall vor dem Einsatz unerprobter KI-Tools mit ihrer IT-Abteilung sprechen, deren Zustimmung einholen und Erwartungen klären. Zumindest aber sollten sie eine erste Recherche durchführen, zum Beispiel öffentlich zugängliche Rezensionen sichten und einen Blick auf das Sicherheitsniveau des Herkunftslandes des KI-Tools werfen.   Darüber hinaus hilft in der Regel ein Blick auf die Website des Unternehmens, um zu erfahren, ob und wie die Daten bei der Übertragung gesichert werden und wo die Daten gespeichert werden. Ist dies nicht der Fall, sollten Beschäftigte misstrauisch werden – und im Zweifel auf die Nutzung von KI-Anwendungen verzichten.   Um das Risiko eines Missbrauchs beim Einsatz eines KI-Tools, das nicht in den Tech Stack integriert ist, zu vermeiden, ist jedoch eine Regel elementar: Sensible Daten, zum Beispiel Vertrags- oder Kundendaten, dürfen auf keinen Fall ohne ausdrückliche Erlaubnis in das Tool eingespeist werden. Spätestens dann wird aus der sogenannten Grauzone ein ernsthaftes Sicherheitsrisiko, das Konsequenzen für den einzelnen Mitarbeitenden, aber auch für das gesamte Unternehmen haben kann.   Zudem müssen sich die Mitarbeitenden bewusst sein, dass abteilungsübergreifende Arbeitsprozesse durch den Einsatz von unautorisierten KI-Tools gestört werden können. So besteht zum Beispiel die Gefahr, dass intransparent und in Silos gearbeitet wird, was sich negativ auf die Kommunikation im Team auswirkt. Dies kann vermieden werden, indem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter proaktiv Ergebnisse aus der Nutzung – sofern sie für das breitere Team relevant sind – über die standardisierten Kanäle in das Unternehmen zurückspielen.   Es ist also nicht von der Hand zu weisen, dass die Nutzung von KI-Tools außerhalb der offiziellen Unternehmensanwendungen kein Selbstläufer ist und Risiken im Vorfeld adressiert werden müssen. Warum kann es sich für Beschäftigte und Führungskräfte dennoch lohnen, die Initiative zu ergreifen und dabei die genannten Herausforderungen zu berücksichtigen?  Die verborgene Kraft der Schatten-KI  Grundsätzlich gilt: Ein Technologie-Stack sollte sich immer an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden orientieren und regelmäßig hinterfragt und weiterentwickelt werden. Deshalb gilt es gerade jetzt, während der KI-Revolution, die richtigen Weichen für die nächsten Jahre zu stellen. Denn laut einer Studie des Branchenverbands Bitkom beschäftigt sich erstmals mehr als die Hälfte der Unternehmen mit KI; jedes fünfte Unternehmen nutzt bereits KI-Anwendungen. Wer sich also lieber heute als morgen mit nützlichen KI-Tools auseinandersetzt und diese implementiert, kann der Konkurrenz den Rang ablaufen und erfolgreich ins KI-Zeitalter starten.   Eine durchdachte KI-Strategie ist daher wünschenswert, je nach Unternehmensgröße sogar zwingend erforderlich. KI-Experten müssen auf Basis der Branche und der Anforderungen eines Unternehmens mögliche KI-Anwendungen identifizieren und den IT-Entscheidern mit ihren Vor- und Nachteilen zur Verfügung stellen. Nach mehreren Iterationen erweitern sie so den Tech Stack und machen ihn im besten Fall zukunftsfähig.   Die Rolle der Mitarbeitenden, deren Arbeitsalltag mit Hilfe von KI-Tools effizienter gestaltet werden soll, darf dabei nicht vernachlässigt werden. Im Gegenteil: Sie sollten proaktiv in die Identifikation ihrer Bedürfnisse und möglicher Lösungsansätze einbezogen werden. Denn niemand kann seine Bedürfnisse besser einschätzen als die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst. Durch einen offenen Austausch mit ihrem Team können Führungskräfte die größten Herausforderungen identifizieren. Welche Aufgaben kosten am meisten Kapazität? Welche Aufgaben sind ermüdend und repetitiv, können also automatisiert werden?   Zum anderen erfahren sie, welche KI-Lösungen bereits im Einsatz sind. Es ist davon auszugehen, dass Mitarbeitende diejenigen KI-Tools nutzen, die   Aufgaben schnell und in hoher Qualität erledigen und   eine ansprechende Benutzeroberfläche bieten.   Für Entscheider bedeutet das: Diese KI-Tools werden mit hoher Wahrscheinlichkeit auch nach der offiziellen Einführung von einem Großteil der Mitarbeitenden regelmäßig genutzt. Dies steht oft im Gegensatz zu Softwareprodukten, die nach dem Top-Down-Prinzip ohne vorherige Diskussion mit den Mitarbeitenden eingeführt werden. Hier besteht die Gefahr, dass die hohen Kosten für Schulungen und Lizenzen in keinem Verhältnis zum tatsächlichen Nutzen stehen, da nur ein Bruchteil der Mitarbeitenden auf diese Tools zugreift.  Die Nutzung nicht zugelassener Tools sollte daher nicht vollständig und unwiderruflich verboten werden. Gleichzeitig sollten Mitarbeitende das Risiko von Schatten-KI nicht unterschätzen und bei der Nutzung wichtige Faktoren wie Selbstrecherche und das Löschen sensibler Daten beachten. Dann steht einem offenen Dialog zwischen Mitarbeitenden und Entscheidungsträgern nichts mehr im Wege – und Schatten-KI kann mittelfristig erfolgreich in den offiziellen Tech-Stack des Arbeitgebers integriert werden. (mb)