Computerhaus Quickborn

Wie IT und Personaler voneinander profitieren​

Da Führungskräfte im Personalwesen zunehmend eine gestaltend strategisch Rolle einnehmen, etwa als HR Business Partner, müssen sie Veränderungen am besten selbst anstoßen und Lösungen in Kooperation mit der IT entwickeln. CL STOCK – Shutterstock 2470023379 Es ist und bleibt ein Dauerthema auch im neuen Jahr: der Fachkräftemangel. Diese Situation wirkt sich zunehmend negativ auf die Situation vieler Arbeitnehmenden aus: Sie spüren, dass der Arbeitsdruck und die Belastung steigen und die Möglichkeiten, die eigene Arbeit zu gestalten, weniger werden. Dies gilt auch unter Führungskräften. Fast zwei Drittel von ihnen fühlt sich von den unterschiedlichen Anforderungen, den zusätzlichen Aufgaben, der Erwartung und der Verantwortung in ihrer Position erschöpft und würden Zuständigkeiten gern abgeben.   Eine Lösung ist, die Verantwortung auf mehrere Schultern zu verteilen. Das können Schultern in den eigenen Reihen sein, beispielsweise in Form geteilter Führung im Tandem oder selbstorganisierter Teams, oder Schultern eines Dienstleisters im Bereich Shared Services und Business Process Outsourcing.    Personalverantwortliche sollten Veränderung anstoßen Da Führungskräfte im Personalwesen zukünftig ohnehin eine strategische, gestaltende Rolle einnehmen sollen, etwa als HR Business Partner, stoßen sie Veränderungen am besten selbst an. Damit schaffen sie sich den Freiraum für die Arbeit mit der wichtigsten Ressource im Unternehmen – dem Personal. Außerdem können sie die Transformation des Unternehmens, die Produktentwicklung sowie Innovationen stärker vorantreiben.   Alles Aufgaben, die im Arbeitsalltag häufig liegenbleiben. „Hohe Kosten, viele offene Planstellen und ineffiziente Prozesse sind für Personalverantwortliche klare Zeichen, dass Veränderungsbedarf besteht. Die IT und der Betriebsrat sind gute Ansprechpartner, um Pläne zu entwickeln und Initiativen gemeinsam erfolgreich umzusetzen“, weiß Andreas Richter, verantwortlicher Partner bei der Management- und IT- Beratung MHP für Business Services.  Ein erster Schritt ist, die eigene HR-IT-Landschaft und Architektur neu aufzustellen. Gute cloudbasierte Lösungen rund um Personalmanagement-Systeme umfassen HR-Kernfunktionen, Payroll, Talentmanagement, Employee Experience Management und HR Analytics. Personalverantwortliche werden somit entlang des gesamten Employee Lifecycles unterstützt und entlastet – sie können sich stattdessen auf die Personalentwicklung konzentrieren.   Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wiederum haben über Employee Self Services zu jeder Zeit, an jedem Ort und auf jedem Endgerät die Möglichkeit, Funktionen eigenständig zu nutzen: Arbeitszeit festhalten, Weiterbildungen nachweisen, Atteste hochladen, Urlaube einreichen, Reisekosten abrechnen, Firmenwagen beantragen, Zielvereinbarungen einsehen und vieles mehr.    Wertschöpfende HR-Tätigkeiten im Fokus Verantwortung auf Schultern eines Dienstleisters zu verteilen, bietet sich vor allem bei regelbasierten Tätigkeiten an: im Recruiting, bei der Vertragserstellung, beim Onboarding, bei der Stamm- und Bewegungsdatenverwaltung, beim Zeitmanagement und bei der Entgeltabrechnung sowie bei allgemeinen Tätigkeiten wie Bescheinigungen, und nicht zuletzt beim Offboarding.   Welche Prozesse und Aufgaben das genau sein sollen, lässt sich über einen „Activity Split“ definieren. „Aufgaben, die der Dienstleister planen kann, aber weiterhin inhouse erfolgen sollten, sind alle kritischen oder vertraulichen Tätigkeiten. Dazu gehören Mitarbeiter- und besonders Gehaltsgespräche sowie die Gehaltsabrechnung von Top-Führungskräften“, so Richter.  Das Stichwort beim Outsourcing sind Business Services, die technischer, administrativer oder beratender Natur sein können und sich entweder als Shared Services, Business Process Outsourcing (BPO) oder auch Managed Services umsetzen lassen. Während Shared Services ähnliche Funktionen oder Prozesse innerhalb eines Unternehmens bündeln, standardisieren und zentral bereitstellen, werden mit BPO spezifische Dienstleistungen oder Geschäftsprozesse an einen Partner ausgelagert.   Für welche Form sich ein Unternehmen entscheidet, hängt von der Unternehmensgröße, von den Prozessen sowie vom Grad an Verantwortung und Unterstützung ab, den es sich wünscht. Dabei spielt die personelle und kapazitive Situation genauso eine Rolle wie auch die HR-IT-Strategie.  Der Partner kann als Shared Service Center fungieren, wodurch der Fokus daraufgelegt wird, mithilfe digitaler Technologien und automatisierter Prozesse Ressourcen wirtschaftlicher zu nutzen. Oder aber er kann Fachkenntnisse und Ressourcen von außen einbringen und damit kontinuierliche Verbesserungen der Prozesse und im Bereich Digitalisierung und Automatisierung schaffen, die intern nicht erreichbar wären.    srcset="https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?quality=50&strip=all 1600w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=300%2C188&quality=50&strip=all 300w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=768%2C480&quality=50&strip=all 768w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=1024%2C640&quality=50&strip=all 1024w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=1536%2C960&quality=50&strip=all 1536w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=1115%2C697&quality=50&strip=all 1115w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=269%2C168&quality=50&strip=all 269w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=134%2C84&quality=50&strip=all 134w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=576%2C360&quality=50&strip=all 576w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=400%2C250&quality=50&strip=all 400w" width="1024" height="640" sizes="(max-width: 1024px) 100vw, 1024px">Andreas Richter: „Hohe Kosten, viele offene Planstellen und ineffiziente Prozesse sind für Personalverantwortliche klare Zeichen, dass Veränderungsbedarf besteht. Die IT und der Betriebsrat sind gute Ansprechpartner, um Pläne zu entwickeln und Initiativen gemeinsam erfolgreich umzusetzen.“Andreas Richter – MHP Rolle von HR verändert sich durch Outsourcing Führungskräfte im Personalwesen rücken durch Outsourcing immer mehr in eine Vordenker- und Netzwerker-Rolle. Sie müssen sich frühzeitig mit neuen Arbeitswelten auseinandersetzen, die Geschäftsbedarfe in Strategien und Services wie Talent Acquisition oder People Operations übersetzen und das Vorhaben gemeinsam mit den Führungskräften in den Fachabteilungen umsetzen. Dazu gehört im Bereich Workforce Transformation auch das Re- und Upskilling von Mitarbeitenden, denn auch deren Rolle verändert sich durch das Outsourcing. Sie sind dann zum Beispiel nicht mehr für das Entwickeln einfacher Programmiersprachen zuständig, sondern für das Programmieren, Trainieren und Steuern von künstlicher Intelligenz, die diese Tätigkeit übernimmt.   Dabei sind Personalverantwortliche eng mit der internen IT und der Geschäftsführung und dem Betriebsrat im Austausch und fungieren als Change Manager. Kompetenzen, die sie für diese Rolle brauchen, sind Kommunikationsfähigkeit, strategisches Denken und die Fähigkeit, persönliche Beziehungen aufzubauen und zu erhalten.   Außerdem verantworten sie das Enterprise Service Management, das Rahmenwerk, in dem Best Practices wie Knowledge Management, Workflow Management, Change Management, Service Level Management und andere Service-Management-Prozesse als Grundlage von Business Services vereinbart sind, und steuern den Outsourcing-Partner.   „Früher haben Personalverantwortliche eher die Mitarbeitenden gesteuert, heute sind es mehr die Lieferanten. Dafür müssen sie die Prozessabläufe und Kommunikationskanäle genau kennen und eine Kultur für die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister schaffen“, erklärt Richter.  Neuausrichtung in fünf elementaren Schritten Je nachdem, welche Hebel Unternehmen nutzen, können Business Services verschiedene Vorteile und Mehrwerte bieten. Um diese auszuschöpfen, sollten sie einer von der IT und dem Personalwesen gemeinsam entwickelten Vision folgen. Dabei hat sich ein Vorgehen in fünf Phasen bewährt: von der strategischen zur operativen Ebene. Am Anfang wird die Ausgangssituation analysiert und eine klare Strategie aufgestellt.   Anschließend wird die Machbarkeit überprüft und ein detailliertes Konzept mit allen organisatorischen, technischen und finanziellen Aspekten entwickelt. Dann folgt die praktische Ausgestaltung, mit der unter anderem die genauen Strukturen, Prozesse und Verantwortlichkeiten festzulegen sind.   Die Implementierung kann mit der Etablierung eines Shared Service Centers einhergehen; Mitarbeitende werden geschult und auf neue Prozesse und Aufgaben vorbereitet, technische Systeme und Tools getestet. Das geht vollständig remote.   Nach der erfolgreichen Implementierung können Partner mit der Überwachung der Prozesse und nach dem Motto „Shift and Lift“ mit Weiterentwicklungen im Bereich Digitalisierung und Automatisierung betraut werden. Wichtig ist hier die enge Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten und die Gewöhnung an unterschiedliche Kulturen und Arbeitsweisen in Workshops, wenn die Experten zum Beispiel im (deutschsprachigen) Ausland sitzen.   Mit einem 5-Phasen-Modell lassen sich Shared Services und BPO ganzheitlich und individuell umsetzen. MHP 

Wie IT und Personaler voneinander profitieren​ Da Führungskräfte im Personalwesen zunehmend eine gestaltend strategisch Rolle einnehmen, etwa als HR Business Partner, müssen sie Veränderungen am besten selbst anstoßen und Lösungen in Kooperation mit der IT entwickeln. CL STOCK – Shutterstock 2470023379 Es ist und bleibt ein Dauerthema auch im neuen Jahr: der Fachkräftemangel. Diese Situation wirkt sich zunehmend negativ auf die Situation vieler Arbeitnehmenden aus: Sie spüren, dass der Arbeitsdruck und die Belastung steigen und die Möglichkeiten, die eigene Arbeit zu gestalten, weniger werden. Dies gilt auch unter Führungskräften. Fast zwei Drittel von ihnen fühlt sich von den unterschiedlichen Anforderungen, den zusätzlichen Aufgaben, der Erwartung und der Verantwortung in ihrer Position erschöpft und würden Zuständigkeiten gern abgeben.   Eine Lösung ist, die Verantwortung auf mehrere Schultern zu verteilen. Das können Schultern in den eigenen Reihen sein, beispielsweise in Form geteilter Führung im Tandem oder selbstorganisierter Teams, oder Schultern eines Dienstleisters im Bereich Shared Services und Business Process Outsourcing.    Personalverantwortliche sollten Veränderung anstoßen Da Führungskräfte im Personalwesen zukünftig ohnehin eine strategische, gestaltende Rolle einnehmen sollen, etwa als HR Business Partner, stoßen sie Veränderungen am besten selbst an. Damit schaffen sie sich den Freiraum für die Arbeit mit der wichtigsten Ressource im Unternehmen – dem Personal. Außerdem können sie die Transformation des Unternehmens, die Produktentwicklung sowie Innovationen stärker vorantreiben.   Alles Aufgaben, die im Arbeitsalltag häufig liegenbleiben. „Hohe Kosten, viele offene Planstellen und ineffiziente Prozesse sind für Personalverantwortliche klare Zeichen, dass Veränderungsbedarf besteht. Die IT und der Betriebsrat sind gute Ansprechpartner, um Pläne zu entwickeln und Initiativen gemeinsam erfolgreich umzusetzen“, weiß Andreas Richter, verantwortlicher Partner bei der Management- und IT- Beratung MHP für Business Services.  Ein erster Schritt ist, die eigene HR-IT-Landschaft und Architektur neu aufzustellen. Gute cloudbasierte Lösungen rund um Personalmanagement-Systeme umfassen HR-Kernfunktionen, Payroll, Talentmanagement, Employee Experience Management und HR Analytics. Personalverantwortliche werden somit entlang des gesamten Employee Lifecycles unterstützt und entlastet – sie können sich stattdessen auf die Personalentwicklung konzentrieren.   Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wiederum haben über Employee Self Services zu jeder Zeit, an jedem Ort und auf jedem Endgerät die Möglichkeit, Funktionen eigenständig zu nutzen: Arbeitszeit festhalten, Weiterbildungen nachweisen, Atteste hochladen, Urlaube einreichen, Reisekosten abrechnen, Firmenwagen beantragen, Zielvereinbarungen einsehen und vieles mehr.    Wertschöpfende HR-Tätigkeiten im Fokus Verantwortung auf Schultern eines Dienstleisters zu verteilen, bietet sich vor allem bei regelbasierten Tätigkeiten an: im Recruiting, bei der Vertragserstellung, beim Onboarding, bei der Stamm- und Bewegungsdatenverwaltung, beim Zeitmanagement und bei der Entgeltabrechnung sowie bei allgemeinen Tätigkeiten wie Bescheinigungen, und nicht zuletzt beim Offboarding.   Welche Prozesse und Aufgaben das genau sein sollen, lässt sich über einen „Activity Split“ definieren. „Aufgaben, die der Dienstleister planen kann, aber weiterhin inhouse erfolgen sollten, sind alle kritischen oder vertraulichen Tätigkeiten. Dazu gehören Mitarbeiter- und besonders Gehaltsgespräche sowie die Gehaltsabrechnung von Top-Führungskräften“, so Richter.  Das Stichwort beim Outsourcing sind Business Services, die technischer, administrativer oder beratender Natur sein können und sich entweder als Shared Services, Business Process Outsourcing (BPO) oder auch Managed Services umsetzen lassen. Während Shared Services ähnliche Funktionen oder Prozesse innerhalb eines Unternehmens bündeln, standardisieren und zentral bereitstellen, werden mit BPO spezifische Dienstleistungen oder Geschäftsprozesse an einen Partner ausgelagert.   Für welche Form sich ein Unternehmen entscheidet, hängt von der Unternehmensgröße, von den Prozessen sowie vom Grad an Verantwortung und Unterstützung ab, den es sich wünscht. Dabei spielt die personelle und kapazitive Situation genauso eine Rolle wie auch die HR-IT-Strategie.  Der Partner kann als Shared Service Center fungieren, wodurch der Fokus daraufgelegt wird, mithilfe digitaler Technologien und automatisierter Prozesse Ressourcen wirtschaftlicher zu nutzen. Oder aber er kann Fachkenntnisse und Ressourcen von außen einbringen und damit kontinuierliche Verbesserungen der Prozesse und im Bereich Digitalisierung und Automatisierung schaffen, die intern nicht erreichbar wären.    srcset="https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?quality=50&strip=all 1600w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=300%2C188&quality=50&strip=all 300w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=768%2C480&quality=50&strip=all 768w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=1024%2C640&quality=50&strip=all 1024w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=1536%2C960&quality=50&strip=all 1536w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=1115%2C697&quality=50&strip=all 1115w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=269%2C168&quality=50&strip=all 269w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=134%2C84&quality=50&strip=all 134w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=576%2C360&quality=50&strip=all 576w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=400%2C250&quality=50&strip=all 400w" width="1024" height="640" sizes="(max-width: 1024px) 100vw, 1024px">Andreas Richter: „Hohe Kosten, viele offene Planstellen und ineffiziente Prozesse sind für Personalverantwortliche klare Zeichen, dass Veränderungsbedarf besteht. Die IT und der Betriebsrat sind gute Ansprechpartner, um Pläne zu entwickeln und Initiativen gemeinsam erfolgreich umzusetzen.“Andreas Richter – MHP Rolle von HR verändert sich durch Outsourcing Führungskräfte im Personalwesen rücken durch Outsourcing immer mehr in eine Vordenker- und Netzwerker-Rolle. Sie müssen sich frühzeitig mit neuen Arbeitswelten auseinandersetzen, die Geschäftsbedarfe in Strategien und Services wie Talent Acquisition oder People Operations übersetzen und das Vorhaben gemeinsam mit den Führungskräften in den Fachabteilungen umsetzen. Dazu gehört im Bereich Workforce Transformation auch das Re- und Upskilling von Mitarbeitenden, denn auch deren Rolle verändert sich durch das Outsourcing. Sie sind dann zum Beispiel nicht mehr für das Entwickeln einfacher Programmiersprachen zuständig, sondern für das Programmieren, Trainieren und Steuern von künstlicher Intelligenz, die diese Tätigkeit übernimmt.   Dabei sind Personalverantwortliche eng mit der internen IT und der Geschäftsführung und dem Betriebsrat im Austausch und fungieren als Change Manager. Kompetenzen, die sie für diese Rolle brauchen, sind Kommunikationsfähigkeit, strategisches Denken und die Fähigkeit, persönliche Beziehungen aufzubauen und zu erhalten.   Außerdem verantworten sie das Enterprise Service Management, das Rahmenwerk, in dem Best Practices wie Knowledge Management, Workflow Management, Change Management, Service Level Management und andere Service-Management-Prozesse als Grundlage von Business Services vereinbart sind, und steuern den Outsourcing-Partner.   „Früher haben Personalverantwortliche eher die Mitarbeitenden gesteuert, heute sind es mehr die Lieferanten. Dafür müssen sie die Prozessabläufe und Kommunikationskanäle genau kennen und eine Kultur für die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister schaffen“, erklärt Richter.  Neuausrichtung in fünf elementaren Schritten Je nachdem, welche Hebel Unternehmen nutzen, können Business Services verschiedene Vorteile und Mehrwerte bieten. Um diese auszuschöpfen, sollten sie einer von der IT und dem Personalwesen gemeinsam entwickelten Vision folgen. Dabei hat sich ein Vorgehen in fünf Phasen bewährt: von der strategischen zur operativen Ebene. Am Anfang wird die Ausgangssituation analysiert und eine klare Strategie aufgestellt.   Anschließend wird die Machbarkeit überprüft und ein detailliertes Konzept mit allen organisatorischen, technischen und finanziellen Aspekten entwickelt. Dann folgt die praktische Ausgestaltung, mit der unter anderem die genauen Strukturen, Prozesse und Verantwortlichkeiten festzulegen sind.   Die Implementierung kann mit der Etablierung eines Shared Service Centers einhergehen; Mitarbeitende werden geschult und auf neue Prozesse und Aufgaben vorbereitet, technische Systeme und Tools getestet. Das geht vollständig remote.   Nach der erfolgreichen Implementierung können Partner mit der Überwachung der Prozesse und nach dem Motto „Shift and Lift“ mit Weiterentwicklungen im Bereich Digitalisierung und Automatisierung betraut werden. Wichtig ist hier die enge Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten und die Gewöhnung an unterschiedliche Kulturen und Arbeitsweisen in Workshops, wenn die Experten zum Beispiel im (deutschsprachigen) Ausland sitzen.   Mit einem 5-Phasen-Modell lassen sich Shared Services und BPO ganzheitlich und individuell umsetzen. MHP

Wie IT und Personaler voneinander profitieren​

Da Führungskräfte im Personalwesen zunehmend eine gestaltend strategisch Rolle einnehmen, etwa als HR Business Partner, müssen sie Veränderungen am besten selbst anstoßen und Lösungen in Kooperation mit der IT entwickeln. CL STOCK – Shutterstock 2470023379 Es ist und bleibt ein Dauerthema auch im neuen Jahr: der Fachkräftemangel. Diese Situation wirkt sich zunehmend negativ auf die Situation vieler Arbeitnehmenden aus: Sie spüren, dass der Arbeitsdruck und die Belastung steigen und die Möglichkeiten, die eigene Arbeit zu gestalten, weniger werden. Dies gilt auch unter Führungskräften. Fast zwei Drittel von ihnen fühlt sich von den unterschiedlichen Anforderungen, den zusätzlichen Aufgaben, der Erwartung und der Verantwortung in ihrer Position erschöpft und würden Zuständigkeiten gern abgeben.   Eine Lösung ist, die Verantwortung auf mehrere Schultern zu verteilen. Das können Schultern in den eigenen Reihen sein, beispielsweise in Form geteilter Führung im Tandem oder selbstorganisierter Teams, oder Schultern eines Dienstleisters im Bereich Shared Services und Business Process Outsourcing.    Personalverantwortliche sollten Veränderung anstoßen Da Führungskräfte im Personalwesen zukünftig ohnehin eine strategische, gestaltende Rolle einnehmen sollen, etwa als HR Business Partner, stoßen sie Veränderungen am besten selbst an. Damit schaffen sie sich den Freiraum für die Arbeit mit der wichtigsten Ressource im Unternehmen – dem Personal. Außerdem können sie die Transformation des Unternehmens, die Produktentwicklung sowie Innovationen stärker vorantreiben.   Alles Aufgaben, die im Arbeitsalltag häufig liegenbleiben. „Hohe Kosten, viele offene Planstellen und ineffiziente Prozesse sind für Personalverantwortliche klare Zeichen, dass Veränderungsbedarf besteht. Die IT und der Betriebsrat sind gute Ansprechpartner, um Pläne zu entwickeln und Initiativen gemeinsam erfolgreich umzusetzen“, weiß Andreas Richter, verantwortlicher Partner bei der Management- und IT- Beratung MHP für Business Services.  Ein erster Schritt ist, die eigene HR-IT-Landschaft und Architektur neu aufzustellen. Gute cloudbasierte Lösungen rund um Personalmanagement-Systeme umfassen HR-Kernfunktionen, Payroll, Talentmanagement, Employee Experience Management und HR Analytics. Personalverantwortliche werden somit entlang des gesamten Employee Lifecycles unterstützt und entlastet – sie können sich stattdessen auf die Personalentwicklung konzentrieren.   Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wiederum haben über Employee Self Services zu jeder Zeit, an jedem Ort und auf jedem Endgerät die Möglichkeit, Funktionen eigenständig zu nutzen: Arbeitszeit festhalten, Weiterbildungen nachweisen, Atteste hochladen, Urlaube einreichen, Reisekosten abrechnen, Firmenwagen beantragen, Zielvereinbarungen einsehen und vieles mehr.    Wertschöpfende HR-Tätigkeiten im Fokus Verantwortung auf Schultern eines Dienstleisters zu verteilen, bietet sich vor allem bei regelbasierten Tätigkeiten an: im Recruiting, bei der Vertragserstellung, beim Onboarding, bei der Stamm- und Bewegungsdatenverwaltung, beim Zeitmanagement und bei der Entgeltabrechnung sowie bei allgemeinen Tätigkeiten wie Bescheinigungen, und nicht zuletzt beim Offboarding.   Welche Prozesse und Aufgaben das genau sein sollen, lässt sich über einen „Activity Split“ definieren. „Aufgaben, die der Dienstleister planen kann, aber weiterhin inhouse erfolgen sollten, sind alle kritischen oder vertraulichen Tätigkeiten. Dazu gehören Mitarbeiter- und besonders Gehaltsgespräche sowie die Gehaltsabrechnung von Top-Führungskräften“, so Richter.  Das Stichwort beim Outsourcing sind Business Services, die technischer, administrativer oder beratender Natur sein können und sich entweder als Shared Services, Business Process Outsourcing (BPO) oder auch Managed Services umsetzen lassen. Während Shared Services ähnliche Funktionen oder Prozesse innerhalb eines Unternehmens bündeln, standardisieren und zentral bereitstellen, werden mit BPO spezifische Dienstleistungen oder Geschäftsprozesse an einen Partner ausgelagert.   Für welche Form sich ein Unternehmen entscheidet, hängt von der Unternehmensgröße, von den Prozessen sowie vom Grad an Verantwortung und Unterstützung ab, den es sich wünscht. Dabei spielt die personelle und kapazitive Situation genauso eine Rolle wie auch die HR-IT-Strategie.  Der Partner kann als Shared Service Center fungieren, wodurch der Fokus daraufgelegt wird, mithilfe digitaler Technologien und automatisierter Prozesse Ressourcen wirtschaftlicher zu nutzen. Oder aber er kann Fachkenntnisse und Ressourcen von außen einbringen und damit kontinuierliche Verbesserungen der Prozesse und im Bereich Digitalisierung und Automatisierung schaffen, die intern nicht erreichbar wären.    srcset=”https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?quality=50&strip=all 1600w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=300%2C188&quality=50&strip=all 300w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=768%2C480&quality=50&strip=all 768w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=1024%2C640&quality=50&strip=all 1024w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=1536%2C960&quality=50&strip=all 1536w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=1115%2C697&quality=50&strip=all 1115w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=269%2C168&quality=50&strip=all 269w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=134%2C84&quality=50&strip=all 134w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=576%2C360&quality=50&strip=all 576w, https://b2b-contenthub.com/wp-content/uploads/2025/01/Andreas-Richter_Foto-MHP.jpg?resize=400%2C250&quality=50&strip=all 400w” width=”1024″ height=”640″ sizes=”(max-width: 1024px) 100vw, 1024px”>Andreas Richter: „Hohe Kosten, viele offene Planstellen und ineffiziente Prozesse sind für Personalverantwortliche klare Zeichen, dass Veränderungsbedarf besteht. Die IT und der Betriebsrat sind gute Ansprechpartner, um Pläne zu entwickeln und Initiativen gemeinsam erfolgreich umzusetzen.“Andreas Richter – MHP Rolle von HR verändert sich durch Outsourcing Führungskräfte im Personalwesen rücken durch Outsourcing immer mehr in eine Vordenker- und Netzwerker-Rolle. Sie müssen sich frühzeitig mit neuen Arbeitswelten auseinandersetzen, die Geschäftsbedarfe in Strategien und Services wie Talent Acquisition oder People Operations übersetzen und das Vorhaben gemeinsam mit den Führungskräften in den Fachabteilungen umsetzen. Dazu gehört im Bereich Workforce Transformation auch das Re- und Upskilling von Mitarbeitenden, denn auch deren Rolle verändert sich durch das Outsourcing. Sie sind dann zum Beispiel nicht mehr für das Entwickeln einfacher Programmiersprachen zuständig, sondern für das Programmieren, Trainieren und Steuern von künstlicher Intelligenz, die diese Tätigkeit übernimmt.   Dabei sind Personalverantwortliche eng mit der internen IT und der Geschäftsführung und dem Betriebsrat im Austausch und fungieren als Change Manager. Kompetenzen, die sie für diese Rolle brauchen, sind Kommunikationsfähigkeit, strategisches Denken und die Fähigkeit, persönliche Beziehungen aufzubauen und zu erhalten.   Außerdem verantworten sie das Enterprise Service Management, das Rahmenwerk, in dem Best Practices wie Knowledge Management, Workflow Management, Change Management, Service Level Management und andere Service-Management-Prozesse als Grundlage von Business Services vereinbart sind, und steuern den Outsourcing-Partner.   „Früher haben Personalverantwortliche eher die Mitarbeitenden gesteuert, heute sind es mehr die Lieferanten. Dafür müssen sie die Prozessabläufe und Kommunikationskanäle genau kennen und eine Kultur für die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister schaffen“, erklärt Richter.  Neuausrichtung in fünf elementaren Schritten Je nachdem, welche Hebel Unternehmen nutzen, können Business Services verschiedene Vorteile und Mehrwerte bieten. Um diese auszuschöpfen, sollten sie einer von der IT und dem Personalwesen gemeinsam entwickelten Vision folgen. Dabei hat sich ein Vorgehen in fünf Phasen bewährt: von der strategischen zur operativen Ebene. Am Anfang wird die Ausgangssituation analysiert und eine klare Strategie aufgestellt.   Anschließend wird die Machbarkeit überprüft und ein detailliertes Konzept mit allen organisatorischen, technischen und finanziellen Aspekten entwickelt. Dann folgt die praktische Ausgestaltung, mit der unter anderem die genauen Strukturen, Prozesse und Verantwortlichkeiten festzulegen sind.   Die Implementierung kann mit der Etablierung eines Shared Service Centers einhergehen; Mitarbeitende werden geschult und auf neue Prozesse und Aufgaben vorbereitet, technische Systeme und Tools getestet. Das geht vollständig remote.   Nach der erfolgreichen Implementierung können Partner mit der Überwachung der Prozesse und nach dem Motto „Shift and Lift“ mit Weiterentwicklungen im Bereich Digitalisierung und Automatisierung betraut werden. Wichtig ist hier die enge Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten und die Gewöhnung an unterschiedliche Kulturen und Arbeitsweisen in Workshops, wenn die Experten zum Beispiel im (deutschsprachigen) Ausland sitzen.   Mit einem 5-Phasen-Modell lassen sich Shared Services und BPO ganzheitlich und individuell umsetzen. MHP 

Nach oben scrollen